Pentru a înțelege cât de mult detestă angajații să completeze rapoartele de cheltuieli, luați în considerare acest lucru: într-un sondaj din 2019 realizat de SAP Concur, aproape 20% dintre călătorii de afaceri au spus că ar prefera să li se facă o obturație dentară decât să completeze un raport de cheltuieli.

Disprețuite universal pentru plictiseala lor, rapoartele de cheltuieli sunt deosebit de împovărătoare pentru cei care lucrează în locuri care se bazează pe formulare scrise manual. Acești angajați se trezesc adesea răsfoind plicuri pline cu chitanțe, chinuindu-se să descifreze scrisul slab pentru a afla ce companie de taxi au folosit în Phoenix sau străduindu-se să-și amintească cine a venit la happy hour în ultima zi a călătoriei.

Munca nu este mai ușoară pentru cei care primesc rapoarte. Administratorii de călătorii și divertisment, contabilitate sau finanțe se bazează pe orice detalii vagi pe care angajații și le pot aminti pentru a confirma că cheltuielile lor respectă politica companiei, precum și reglementările și legile fiscale ale destinației.

În plus, gestionarea rapoartelor consumă adesea timp care ar putea fi folosit mai bine pentru alte responsabilități. De exemplu, unul din cinci rapoarte conține erori sau necesită clarificări — adesea din cauza unor lucruri minore precum o greșeală de tipar, un câmp lipsă sau o dată amintită greșit, conform unui studiu din 2022 al Global Business Travel Association. În medie, corectarea unui raport durează 18 minute și costă compania 52 USD. La companiile unde călătoriile sunt norma — sau unde fiecare minut este valoros — acestea se adună rapid.

Și călătoriile profesionale nu vor dispărea. În ciuda unui mediu de lucru din ce în ce mai hibrid, un studiu Mastercard din 2023 a arătat că marile corporații intenționează să-și majoreze bugetele de călătorie în următorii ani pentru a stimula o nouă creștere. Rapoartele de cheltuieli vor continua să existe - dar pot deveni mai simple.  

Pentru a simplifica sarcina călătorilor de afaceri și a angajatorilor lor, Mastercard explorează modalități de a integra raportarea cheltuielilor cu procesul de plată pentru a aduce o ușurare necesară atât călătorilor de afaceri, cât și managerilor financiari. Concentrându-se pe parteneriate cu furnizorii de software, Mastercard joacă un rol crucial în modernizarea raportului tradițional de cheltuieli.

Luați în considerare colaborarea sa cu SAP Concur, un brand de renume mondial pentru software-ul integrat de gestionare a călătoriilor și cheltuielilor. Cele două companii și-au extins recent relația de lungă durată pentru a simplifica și mai mult rapoartele de cheltuieli. Prin intermediul unei noi integrări, achizițiile realizate cu Mastercard Corporate Card pot fi înregistrate și completate automat în platforma Concur Expense, care poate alerta imediat angajații dacă sunt necesare informații suplimentare. Cu aceste date de cheltuieli în timp real, companiile pot asigura o mai bună conformitate cu politica de cheltuieli, în timp ce călătorii se pot bucura de o experiență îmbunătățită prin crearea automată a cheltuielilor. 

„Îmbinarea software-ului cu plățile schimbă radical modul în care companiile percep călătoriile și cheltuielile”, afirmă Chad Wallace, directorul global al soluțiilor comerciale Mastercard. Observăm o convergență a platformelor - unde sistemele care anterior nu comunicau între ele se reunesc pentru a crește eficiența. Impactul este revoluționar asupra experienței angajaților — pentru cei de pe ambele părți ale raportului de cheltuieli.

Acum, călătorii de afaceri pot pur și simplu să introducă cardul sau să atingă pentru a plăti, iar achizițiile efectuate pe conturile corporate Mastercard sunt introduse automat în Concur Expense. Integrarea în canalul de plată permite SAP Concur să preia automat informații suplimentare relevante — cum ar fi adresa poștală a unei companii de taxi — din rețeaua de comercianți Mastercard.

Cu tehnologia AI integrată, Concur Expense evaluează conformitatea și trimite feedback imediat dacă o cheltuială este discutabilă, astfel încât angajații să nu continue să cheltuiască bani care ar putea să nu fie rambursați.

Aceste capabilități permit companiilor să se conecteze cu utilizatorul în ceea ce Chris Juneau, șeful strategiei de piață la SAP Concur, numește „momentul care contează”: exact când efectuează o plată. Solicitând mai multe informații la momentul achiziției — înainte de a uita cine a mai fost la cină în a treia seară a conferinței — companiile reduc erorile și accelerează aprobările.

„Inteligența artificială poate prelua sarcinile manuale mai predispuse la erori, iar aplicațiile mobile se conectează cu călătorul prin intermediul unui dispozitiv pe care îl au întotdeauna cu ei”, afirmă Juneau

De exemplu, SAP Concur a integrat inteligența artificială în soluția sa Concur Expense pentru a simplifica raportarea cheltuielilor. Când un călător de afaceri își alimentează mașina de închiriat, poate încărca o fotografie a chitanței în aplicația mobilă SAP Concur, ExpenseIT. Modelele AI extrag suma de plată, data, impozitul, taxa pe valoarea adăugată, dacă este cazul, și alte informații relevante și completează automat raportul de cheltuieli.

Software-ul deduce, de asemenea, categoria cheltuielilor — poate, de exemplu, să distingă între o factură de hotel și o chitanță de benzină. Aceasta înseamnă că un angajat poate trimite fără probleme o cheltuială doar cu o fotografie, chiar înainte de a pleca de la pompă, oferind echipelor financiare vizibilitate în timp real asupra cheltuielilor pentru a asigura respectarea politicii T&E.

Conform datelor SAP Concur, doar 1,2% dintre rapoartele depuse folosind ExpenseIT sunt returnate angajatului. Această eficiență aduce economii: pentru fiecare 1.000 de rapoarte pe care o organizație le gestionează folosind Concur, se reduc 273 de ore de muncă și 47.320 USD în costuri de productivitate. În anumite țări, afacerile pot beneficia de avantaje fiscale pentru rapoartele depuse la timp.

Pe viitor, aceste îmbunătățiri ale vizibilității și transparenței ar putea aduce beneficii care depășesc economiile. Pe măsură ce cerințele de sustenabilitate devin mai stricte la nivel global, datele digitalizate de călătorie vor ajuta companiile să-și documenteze amprenta de carbon — și, posibil, chiar să o reducă.

„Imaginați-vă o lume în care instrumentul dvs. de rezervare recomandă automat un zbor cu cel mai eficient avion din punct de vedere al consumului de combustibil sau o rezervare la un restaurant local cu produse de la fermă la masă”, spune Wallace. Dezvăluirea implicațiilor de mediu ale fiecărei opțiuni va ajuta angajații să ia decizii mai bune.

Având access la datele Mastercard privind cheltuielile în timp real, SAP Concur poate continua să-și actualizeze modelele AI pentru a activa funcții noi, permițând software-ului să gestioneze fiecare etapă, de la solicitarea de călătorie până la rambursare. „Aceasta nu este doar despre raportarea cheltuielilor”, afirmă Juneau. Acest lucru va îmbunătăți întregul proces de la început până la sfârșit, începând cu rezervarea. "Dorim să redăm angajaților timpul lor, fie că sunt călători sau persoane din departamentele de finanțe și contabilitate, pentru a se putea concentra pe alte priorități strategice.”