Para compreender o quanto os colaboradores detestam preencher relatórios de despesas, considere o seguinte: num inquérito de 2019 da SAP Concur, quase 20% dos viajantes de negócios disseram que preferiam fazer um tratamento dentário a preencher um relatório de despesas.

Universalmente detestados pela sua monotonia, os relatórios de despesas são particularmente onerosos para aqueles que trabalham em locais que dependem de formulários preenchidos manualmente. Estes funcionários vêem-se muitas vezes a vasculhar envelopes cheios de recibos, a forçar a vista para decifrar letras pequenas e a tentar descobrir qual a empresa de táxis que usaram em Phoenix, ou a esforçar-se para se lembrar de quem assistiu à happy hour no último dia da viagem.

O trabalho não é mais fácil para quem recebe os relatórios. Os administradores de viagens e entretenimento, contabilidade ou finanças dependem de quaisquer detalhes imprecisos que os colaboradores consigam recordar para confirmar se os seus gastos estão em conformidade com a política da empresa, bem como com os regulamentos e leis fiscais do destino.

Além disso, lidar com relatórios consome frequentemente tempo que poderia ser melhor aproveitado noutras responsabilidades. Por exemplo, um em cada cinco relatórios contém erros ou necessita de esclarecimentos — muitas vezes por algo tão insignificante como um erro de digitação, um campo em falta ou uma data mal recordada, de acordo com um estudo da Global Business Travel Association de 2022. Em média, corrigir um relatório demora 18 minutos e custa à empresa 52 dólares. Nas empresas onde viajar é a norma — ou onde cada minuto é precioso —, isto acumula-se rapidamente.

E as viagens de negócios não vão desaparecer. Apesar de um ambiente de trabalho cada vez mais híbrido, um estudo da Mastercard de 2023 mostrou que as grandes empresas planeiam aumentar os seus orçamentos de viagens nos próximos anos para impulsionar o crescimento. Os relatórios de despesas vieram para ficar — mas podem tornar-se mais fáceis de utilizar.  

Para simplificar a tarefa para os viajantes de negócios e os seus empregadores, a Mastercard está a explorar formas de integrar o relatório de despesas no processo de pagamento, trazendo o alívio tão necessário tanto para os viajantes de negócios como para os gestores financeiros. Ao priorizar as parcerias com fornecedores de software, a Mastercard desempenha um papel fundamental na modernização do tradicional reporte de despesas.

Considere o trabalho que realiza com a SAP Concur, uma marca líder mundial em software integrado de gestão de viagens e despesas. As duas empresas prolongaram recentemente a sua parceria de longa data para simplificar ainda mais os relatórios de despesas. Através de uma nova integração, as compras efetuadas com cartões corporativos Mastercard podem ser registadas e automaticamente inseridas na plataforma Concur Expense, que pode então alertar os colaboradores de imediato caso sejam necessárias informações adicionais. Com estes dados de despesas em tempo real, as empresas podem alcançar uma melhor conformidade com as políticas de despesas, enquanto os viajantes podem desfrutar de uma experiência melhorada com a criação automatizada de despesas. 

“A integração do software com os sistemas de pagamento está a mudar radicalmente a forma como as empresas encaram as viagens e as despesas”, afirma Chad Wallace, director global de soluções comerciais da Mastercard. “Estamos a assistir a uma convergência de plataformas — onde sistemas que antes não comunicavam entre si estão a unir-se para impulsionar a eficiência. O impacto é transformador na experiência dos colaboradores — tanto para aqueles que estão envolvidos na análise das despesas como para aqueles que as recebem.”

Agora, os viajantes de negócios podem simplesmente inserir o cartão ou aproximá-lo para pagar, e as compras feitas em contas Mastercard corporativas são automaticamente lançadas no Concur Expense. A integração com o canal de pagamento permite ao SAP Concur extrair automaticamente informações adicionais relevantes — como o endereço postal de uma empresa de táxi — da rede de comerciantes da Mastercard.

Com tecnologia de IA integrada, o Concur Expense também avalia a conformidade, enviando feedback imediato caso uma despesa seja questionável, para que os colaboradores não continuem a gastar dinheiro que possa não ser reembolsado.

Estas funcionalidades permitem que as empresas se liguem ao utilizador naquilo a que Chris Juneau, responsável pela estratégia de mercado da SAP Concur, chama "o momento que importa": exatamente quando está a fazer um pagamento. Ao solicitar mais informações no momento da compra — antes que se esqueça de quem mais esteve no jantar na terceira noite da conferência — as empresas reduzem os erros e aceleram as aprovações.

“A IA pode assumir as tarefas manuais mais propensas a erros, e as aplicações móveis ligam-se ao viajante através de algo que ele tem sempre consigo”, diz Juneau.

Por exemplo, a SAP Concur incorporou inteligência artificial na sua solução Concur Expense para agilizar a geração de relatórios de despesas. Quando um viajante de negócios abastece o seu carro alugado, pode fazer o upload de uma fotografia do recibo para a aplicação móvel SAP Concur, a ExpenseIT. Os modelos de IA extraem o montante do pagamento, a data, o imposto, o imposto sobre o valor acrescentado (IVA), se aplicável, e outras informações relevantes, preenchendo o relatório de despesas automaticamente.

O software também infere a categoria da despesa — consegue distinguir uma conta de hotel de um recibo de gasolina, por exemplo. Isto significa que um colaborador pode facilmente submeter uma despesa com apenas uma fotografia, antes mesmo de sair do posto de abastecimento, proporcionando às equipas financeiras visibilidade em tempo real dos gastos para garantir o cumprimento da política de viagens e despesas.

Segundo dados da SAP Concur, apenas 1,2% dos relatórios enviados através do ExpenseIT são devolvidos ao colaborador. Esta eficiência gera poupanças: por cada 1.000 relatórios que uma organização gere utilizando o Concur, poupa 273 horas de trabalho e 47.320 dólares em custos de produtividade. Em alguns países, as empresas podem também usufruir de benefícios fiscais para os relatórios entregues dentro do prazo.

No futuro, estas melhorias na visibilidade e transparência poderão trazer benefícios que vão para além da poupança de recursos. Com o aumento das exigências de sustentabilidade em todo o mundo, os dados de viagens digitalizados ajudarão as empresas a documentar as suas pegadas de carbono — e possivelmente até a reduzi-las.

“Imagine um mundo em que a sua ferramenta de reservas recomenda automaticamente um voo na aeronave mais eficiente em termos de consumo de combustível ou uma reserva num restaurante local que serve comida diretamente da quinta para a mesa”, diz Wallace. “Expor as consequências ambientais de cada opção ajudará os colaboradores a fazerem melhores escolhas.”

Com acesso aos dados de despesas em tempo real da Mastercard, o SAP Concur pode continuar a atualizar os seus modelos de IA para permitir novas funções, permitindo que o software gerencie cada passo, desde o pedido de viagem até ao reembolso. “Não se trata apenas de relatórios de despesas”, diz Juneau. “Isto vai melhorar todo o processo de ponta a ponta, começando pela reserva. Queremos devolver o tempo aos colaboradores, sejam eles viajantes ou profissionais de finanças e contabilidade, para que se possam concentrar noutras prioridades estratégicas.”