À medida que as pequenas e médias empresas crescem, os cartões virtuais começam frequentemente a desempenhar um papel muito maior.

O que pode começar como uma forma de efetuar um pagamento seguro ou gerir uma única despesa pode evoluir para uma forma mais abrangente de controlar, monitorizar e gerir os gastos em toda a empresa.

Nesse momento, os cartões virtuais deixam de ser apenas uma ferramenta de pagamento. They become parte da forma como a empresa opera.

Nos nossos artigos anteriores, Virtual cards, evolved e Virtual cards: from security to confidence at scale, analisámos como os cartões virtuais evoluíram de uma solução de pagamento emergente para uma forma fiável de gerir e controlar as despesas em toda a empresa.

Agora, olhamos para o que vem a seguir: como as empresas podem integrar cartões virtuais nas suas operações diárias à medida que crescem.

O que é um cartão virtual?

Um cartão virtual é uma credencial de pagamento digital que permite às empresas efetuar pagamentos sem utilizar um cartão físico. Pode ser criado para um colaborador, fornecedor, compra ou período de tempo específico, com controlos integrados desde o início.

Por exemplo, uma empresa pode definir quanto pode ser gasto, onde o cartão pode ser utilizado e quando expira. Isto dá às empresas mais controlo sobre as despesas e reduz a necessidade de partilhar detalhes de cartões físicos entre equipas.

Sinais-chave do mercado

À medida que as empresas crescem, os cartões virtuais Become mais importantes para a forma como operam.

Uma empresa com menos de 50 colaboradores pode conseguir gerir as despesas através de folhas de cálculo, e-mails e um pequeno número de processos partilhados. À medida que mais pessoas e equipas se envolvem, isso pode become rapidamente difícil de gerir.

As empresas precisam de saber quem está a gastar, em que é que estão a gastar, se a compra segue a política da empresa e como será reconciliada.

Não é de estranhar que, entre as PME com maiores receitas a nível global, 88% considerem os cartões virtuais essenciais para as suas operações diárias.  Entre os 5% de topo, esse valor sobe para 96%.

Isto faz sentido. As empresas maiores têm normalmente mais funcionários, mais fornecedores e mais pagamentos para gerir. Também precisam de controlos mais fortes, melhor visibilidade e uma integração mais estreita com os seus sistemas contabilísticos e financeiros.

Mas toda a jornada dos cartões virtuais começa em algum lado.

Para muitas empresas, as despesas dos colaboradores são o primeiro passo. Entre as PME que ainda não utilizaram cartões virtuais, 57% a nível global afirmaram que começariam por utilizá-los para despesas dos colaboradores.  É já um dos casos de utilização de cartões virtuais mais comuns para as PME em todo o mundo.

O desafio é que o que funciona para uma empresa muito pequena pode não funcionar à medida que a empresa cresce.

Nos EUA, quase metade das PME afirma que gerir cartões virtuais em escala pode parecer complicado, particularmente quando os fluxos de trabalho estão fragmentados ou os sistemas não funcionam bem em conjunto.

É aqui que reside o verdadeiro desafio.

A questão não é, normalmente, se os cartões virtuais são seguros ou amplamente aceites. Trata-se de saber se a empresa os consegue gerir de forma consistente entre funcionários, equipas e sistemas.

Para uma empresa em crescimento, isso pode determinar se os cartões virtuais criam confiança ou acrescentam complexidade.

Para empresas em expansão, a gestão de despesas está em primeiro lugar

À medida que as empresas entram no mercado de média dimensão, as suas necessidades mudam.

Já não perguntam apenas se os cartões virtuais funcionam. Estão a perguntar:

• Será que eles conseguem apoiar um negócio mais complexo?
• Continuaremos a ter visibilidade à medida que mais pessoas os utilizarem?
• Podemos definir controlos diferentes para diferentes funcionários e equipas?
• Será que se adaptam aos sistemas e processos que já utilizamos?

Os cartões virtuais podem ajudar a responder a essas questões, dando às empresas mais controlo sobre a forma como o dinheiro é gasto.

Podem permitir que as empresas definam limites de gastos personalizados, melhorem a visibilidade das despesas e deem aos colaboradores a capacidade de fazer as compras necessárias sem abdicar do controlo.

Para muitas empresas, é aí que reside o verdadeiro valor. É a confiança para delegar despesas sem perder o controlo, manter a visibilidade entre equipas e aplicar as políticas da empresa de forma mais consistente à medida que a organização cresce.

Desde pagamentos pontuais até operações diárias

O crescimento empresarial não cria apenas mais transações. Torna a gestão dessas transações mais complexa.

À medida que isso acontece, o papel dos cartões virtuais muda. Passam de ser utilizados para pagamentos individuais a tornarem-se parte de uma abordagem mais ampla à gestão de despesas em toda a empresa.

Quando os cartões virtuais são integrados nos processos diários e ligados aos sistemas que as empresas já utilizam, podem apoiar um maior controlo, visibilidade e eficiência.

É nessa altura que se Become mais do que uma forma de pagamento. They Become parte da forma como uma empresa funciona e cresce.

Saiba como os cartões virtuais podem apoiar o crescimento das PME e a utilização de cartões, e siga a série para obter mais informações.

Continua a acompanhar a nossa série sobre cartões virtuais.