Cartões virtuais: o básico para simplificar os pagamentos empresariais.

Para acompanhar o ritmo desta era de experiências instantâneas e validação imediata, empresas de todos os tipos estão a recorrer aos cartões virtuais para trazer a facilidade, a segurança e a eficiência da digitalização às suas operações. O que são exatamente os cartões virtuais e como funcionam?

Os cartões virtuais são uma opção de pagamento cada vez mais comum nas transações B2B. São números de cartões temporários gerados aleatoriamente e ligados a uma conta de financiamento que tem um limite de crédito estabelecido. São normalmente utilizados para uma transação específica ou por um período de tempo específico. São frequentemente integrados em sistemas de contabilidade, planeamento de recursos empresariais e gestão de despesas para otimizar os processos administrativos, incluindo a automatização da conciliação.

Os cartões virtuais diferem por não possuírem um cartão físico, mas, de resto, funcionam de forma semelhante para compras, com um número de cartão de 16 dígitos, uma data de validade e um código CVC de três dígitos. Alguns cartões virtuais podem ainda ser adicionados às carteiras digitais para oferecer a funcionalidade de pagamento por aproximação, tal como as versões digitais dos cartões de crédito ou débito convencionais. 

Os cartões virtuais funcionam como os cartões de pagamento tradicionais, mas as empresas que os utilizam têm mais controlo sobre os gastos. Podem personalizar parâmetros, e os cartões podem ser ligados a unidades de negócio ou projetos específicos para uma melhor monitorização, conciliação e gestão de faturas.

Os cartões virtuais podem ser gerados instantaneamente para utilização em pagamentos online — sem ter de esperar que o cartão físico chegue pelo correio.

Os cartões virtuais oferecem às empresas a oportunidade de personalizar os controlos de despesas, incluindo limites orçamentais, o período de tempo em que podem ser utilizados — um dia ou uma semana, por exemplo — e onde o cartão pode ser utilizado, por exemplo, designando comerciantes específicos ou apenas determinados códigos de comerciantes. Por exemplo, um cartão virtual emitido para cobrir os custos de um jantar com um cliente não poderia ser utilizado para comprar uma peça de roupa nova no centro comercial próximo.

Os benefícios dos cartões virtuais são os mesmos dos cartões de plástico – conveniência e segurança, para mencionar alguns – mas, além disso, também oferecem controlo de despesas e mais flexibilidade através de novos casos de utilização de pagamento.

Estas vantagens aplicam-se a ambos os lados das transações comerciais. Para os comerciantes ou fornecedores, aceitar cartões virtuais pode trazer segurança de pagamento e ajudar a reduzir o prazo médio de recebimentos, que se refere ao número médio de dias que uma empresa demora a receber o pagamento de uma venda e é um indicador de fundo de maneio.

Ao contrário dos cheques tradicionais, que ainda são comummente utilizados em pagamentos entre empresas nos EUA e geralmente demoram pelo menos um dia útil a serem liquidados, os pagamentos com cartão virtual são liquidados quase imediatamente, acelerando o fluxo de caixa. Os comerciantes também beneficiam de dados de pagamento mais detalhados, o que pode ajudá-los na sua jornada rumo à conciliação automatizada.

Para os compradores, o controlo proporcionado pelos cartões virtuais é fundamental, pois reduz os gastos indevidos e garante que os fundos são utilizados de forma adequada. Além disso, os cartões virtuais reduzem o risco de fraude ou utilização indevida, uma vez que só podem ser autorizados sob parâmetros específicos, após o que o número é desativado. Podem também oferecer uma monitorização mais detalhada, uma vez que o número de cartão único utilizado em cada transação permite rastreá-la com mais precisão e facilitar a conciliação, uma vez que os dados adicionais possibilitam a correspondência exata de cada pagamento.

Alguns cartões virtuais também podem converter moedas em tempo real, o que pode ser benéfico para empresas com cadeias de abastecimento internacionais. Para ampliar os casos de utilização de cartões virtuais para além dos pagamentos online e por telefone, os cartões virtuais móveis — em que o cartão é armazenado numa carteira digital e utilizado para pagamentos contactless — trazem a facilidade dos pagamentos por aproximação do retalho às transações empresariais.

As empresas utilizam cartões virtuais num número crescente de situações — em qualquer lugar onde haja necessidade de maior eficiência, controlo, flexibilidade e segurança. Apresentamos aqui algumas das formas como a Mastercard está a desbloquear os benefícios dos cartões virtuais numa ampla e crescente gama de setores.

Viagens de negócios: As viagens de negócios recuperaram, mas muitas empresas ainda enfrentam dificuldades com processos complexos e desatualizados de despesas e reembolsos. Os cartões virtuais podem ser usados para reservar viagens e cobrir os custos de entretenimento de clientes, com controlos personalizados para gerir gastos e conciliação de despesas simplificada com dados melhorados. E com os cartões virtuais móveis, os viajantes frequentes e as pessoas que viajam muito em trabalho podem simplesmente aproximar o cartão para pagar hotéis, refeições ou despesas extra em locais onde são aceites pagamentos contactless.

Os cartões virtuais móveis possuem uma camada adicional de segurança chamada tokenização: qualquer cartão armazenado numa carteira digital utiliza uma técnica de encriptação que substitui o número da conta do cartão por um número alternativo chamado token, de tal forma que os dados reais da conta nunca são partilhados durante uma transação.

Dependendo da política da empresa, os viajantes de negócios que possuem cartões virtuais podem não ter de guardar pilhas de recibos físicos. Os cartões virtuais também eliminam a necessidade de pagar com um cartão pessoal e esperar pelo reembolso.

Os cartões virtuais também podem ser emitidos para candidatos a emprego para cobrir despesas durante o processo de recrutamento ou para pagar despesas de mudança ou alojamento temporário para os colaboradores que se estão a mudar.

Feiras comerciais, eventos e conferências: Para os organizadores de eventos, pode ser difícil gerir os orçamentos de muitos projetos e fornecedores ao mesmo tempo — e é fácil que os custos disparem. Os cartões virtuais podem simplificar os pagamentos e os relatórios, além de ajudar a manter os eventos dentro de um orçamento específico através de controlos, oferecendo ainda a flexibilidade de adicionar dinheiro ao orçamento, se necessário.

Dependendo da política da empresa, os viajantes de negócios que possuem cartões virtuais podem não ter de guardar pilhas de recibos físicos. Os cartões virtuais também eliminam a necessidade de pagar com um cartão pessoal e esperar pelo reembolso.

Os cartões virtuais também podem ser emitidos para candidatos a emprego para cobrir despesas durante o processo de recrutamento ou para pagar despesas de mudança ou alojamento temporário para os colaboradores que se estão a mudar.

Assistência médica e seguros: Qualquer pessoa que tenha consultado um médico nas últimas décadas sabe que a faturação médica é complexa e demorada. O mesmo acontece com os consultórios médicos ou hospitais que lidam com aprovações de pedidos de reembolso e pagamentos. Os prestadores de cuidados de saúde enfrentam frequentemente dificuldades na liquidação de sinistros junto das seguradoras devido a sistemas legados com um grande volume de papel, que atrasam os pagamentos, geram problemas de tesouraria e aumentam os custos de empréstimo. Ao incorporar cartões virtuais nas plataformas de processamento de sinistros que ligam as seguradoras aos prestadores de cuidados de saúde, todos beneficiam de pagamentos mais rápidos, maior visibilidade do estado dos pedidos e conciliação mais fácil.

Gestão de frotas: Para os gestores de frotas que procuram formas de gerir os custos de combustível e de manutenção e garantir que os condutores cumprem as políticas da empresa, os cartões virtuais móveis podem ser associados a um veículo específico para monitorizar o consumo de combustível, por exemplo, ou mesmo a postos de abastecimento específicos com os quais a empresa tem parcerias preferenciais. Os dados detalhados das transações podem ajudar os gestores de frotas a tomar decisões mais informadas, incluindo formas de reduzir os custos com combustível, gerir os condutores e otimizar as rotas.

As empresas podem lançar cartões virtuais diretamente através do banco emissor, mas para obter o máximo benefício, podem trabalhar com os seus fornecedores de software tecnológico para integrar os cartões nas suas plataformas de negócio digitais, como os sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) ou de compras, o que pode acelerar e simplificar ainda mais a sua forma de trabalhar. A integração de pagamentos nestas plataformas pode reduzir a fricção e os custos de transação, além de oferecer mais dados e insights, serviços de valor acrescentado e até a possibilidade de acesso a crédito e financiamento.

Quando os cartões virtuais são acedidos através das ferramentas que uma empresa utiliza no dia a dia, o pagamento pode tornar-se uma extensão natural das suas operações. Antes, a gestão de pagamentos B2B exigia a alternância entre várias plataformas de negócio, mas a incorporação de cartões virtuais abre as portas a novas experiências mais convenientes, em que os pagamentos estão perfeitamente integrados nas plataformas que as empresas utilizam para organizar os seus negócios.

Ao selecionar um fornecedor de cartões virtuais, procure opções que ofereçam integração com sistemas existentes, um amplo alcance, controlos de cartões robustos e uma excelente experiência de utilizador de ponta a ponta.

Uma das maiores vantagens dos cartões virtuais é a capacidade de serem integrados nos fluxos de trabalho já existentes na empresa, como os sistemas utilizados para a contabilidade, tesouraria ou compras. Ao selecionar um fornecedor com diversas integrações de software, as empresas podem facilmente incorporar cartões virtuais nas suas ferramentas existentes, aumentando a eficiência e melhorando os processos administrativos.   

A procura de fornecedores com extensas redes globais de aceitação de cartões é também importante para otimizar os locais onde as empresas e os seus colaboradores podem utilizar os seus cartões virtuais. Com o aumento do número de cartões virtuais habilitados para carteiras digitais, é importante considerar um fornecedor com uma ampla presença global em locais que aceitem pagamentos por aproximação.

É também importante escolher os controlos disponíveis com base nas necessidades da empresa. Por exemplo, se uma empresa procura melhorar a conformidade com as normas de viagens e entretenimento e garantir que os colaboradores se mantêm dentro do limite de gastos durante as viagens de trabalho, considere dar prioridade a um fornecedor que ofereça controlos de gastos robustos.

Selecionar um fornecedor que permita que as transações com cartão virtual sejam processadas diretamente para o banco ou adquirente — sem a necessidade de analisar manualmente os e-mails, um processo lento, manual e sujeito a riscos — é também fundamental. A capacidade de oferecer uma experiência de pagamento completa, rápida e segura é o futuro dos pagamentos B2B.