18 maneiras de otimizar as despesas com viagens de negócios

O contacto presencial com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores pode gerar resultados expressivos para o seu negócio. De facto, segundo um estudo de 2023, 88% dos responsáveis pelas decisões de viagens afirmaram que as viagens de negócios são essenciais para impulsionar o crescimento da organização. Como estão, então, as empresas líderes a gerir os seus programas de viagens corporativas e de despesas para equilibrar a necessidade de controlar os custos com os benefícios de mais interações presenciais?

Reunimos 18 estratégias que as empresas líderes estão a implementar em todas as etapas da sua jornada para otimizar as despesas com viagens corporativas. Aceda à secção que mais lhe interessa:

Mas, após anos a otimizar as suas experiências digitais, a equipa de comércio eletrónico estava pronta para ir além da recomendação de produtos adicionais de interesse, concentrando-se naqueles que, de acordo com as previsões, impulsionariam o engagement. Após realizar um teste comparando-o com as suas recomendações tradicionais baseadas na aprendizagem automática na página inicial, o GlassesUSA.com descobriu que o sofisticado algoritmo de aprendizagem profunda do Dynamic Yield foi capaz de gerar um aumento de 68% nas compras e de 88% na receita, tudo a partir de um único widget.

Uma plataforma de gestão de viagens que inclua bilhetes de avião, hotéis e transportes terrestres pode ajudar os seus colaboradores a fazer escolhas que estejam em conformidade com as políticas da empresa e que também se adequem às suas preferências de viagem.

As ferramentas de viagens corporativas consolidam informações de viagens relevantes de diversas plataformas e fornecedores num único local. Caso os planos se alterem, a plataforma poderá também oferecer opções simples de remarcação e cancelamento, em conformidade com as políticas da empresa.

Estabelecer limites para as despesas individuais de viagem com alojamento, alimentação e transporte terrestre pode evitar gastos excessivos e ajudar a controlar os custos. Muitas empresas fornecem aos viajantes orçamentos específicos para cada cidade ou destino e utilizam dados de empresas de gestão de viagens, consultores ou os seus próprios registos de despesas para estimar os custos. De acordo com o nosso recente inquérito sobre políticas de viagens e despesas, mais de 6 em cada 10 empresas incorporam políticas e processos de viagens e despesas em ferramentas online de reservas ou gestão de despesas para sinalizar as escolhas dos colaboradores como estando dentro ou fora da política da empresa.

Reservas antecipadas geralmente significam tarifas mais baixas em bilhetes de avião e alojamento. Para que esta se torne uma prática comum, a política de viagens corporativas pode definir um prazo para a reserva de viagens com antecedência e lembrar os clientes que reservam em cima da hora quando o prazo é ultrapassado.

Os fornecedores de serviços de viagens compreendem os benefícios de construir relações duradouras com as empresas. As companhias aéreas, os hotéis e as empresas de aluguer de automóveis esforçam-se, geralmente, por garantir as melhores tarifas possíveis, de forma a satisfazer as necessidades e o volume de viagens específicos da sua empresa.

Se preferir deixar o processo de negociação para os profissionais, pode contratar uma empresa de gestão de viagens para negociar descontos corporativos em seu nome e ajudá-lo a otimizar as despesas com viagens de negócios.

Captar mais gastos com viagens e despesas em cartões de crédito pode proporcionar benefícios organizacionais valiosos:

• As transações de fácil acesso podem ajudar a controlar os gastos dos colaboradores e a aumentar a visibilidade.
• Relatórios robustos ao nível da transação podem otimizar os processos de contas a pagar.
• Os colaboradores podem receber seguro de viagem, apoio de concierge, telemedicina e acesso a salas VIP nos aeroportos.

Os cartões virtuais e os cartões virtuais móveis são outra opção. Utilizam números de cartão temporários, gerados aleatoriamente, e estão ligados a uma conta de financiamento com uma linha de crédito estabelecida. Oferecem às empresas um maior controlo sobre os gastos, com a possibilidade de definir parâmetros personalizados sobre como, quando e onde o cartão é utilizado.

61% dos responsáveis pelas decisões de viagem afirmaram que as suas organizações incentivam os viajantes a reservar opções sustentáveis. Isto pode assumir muitas formas. Uma abordagem comum é implementar políticas regionais ou nacionais que favoreçam o transporte ferroviário em detrimento do aéreo. Outros estabelecem políticas para minimizar as viagens de um dia de avião.

Outra medida é reduzir as viagens múltiplas. Incentive os seus colaboradores a agendar várias reuniões no mesmo local para ganhar eficiência ou transfira algumas reuniões para videochamadas.

Caso seja necessário o transporte terrestre, incentive os colaboradores a dividir os custos das viagens partilhadas ou do aluguer de automóveis para reduzir os custos e a pegada de carbono.

Os viajantes de lazer estão a tirar férias mais longas em comparação com as tendências pré-Covid. Com a crescente indistinção entre a vida pessoal e profissional, muitos colaboradores estão a prolongar as suas viagens de trabalho para aproveitar o tempo no destino fora do horário de trabalho. Permitir que os colaboradores façam viagens que combinem negócios e lazer pode aumentar a flexibilidade no horário da viagem e reduzir os custos totais de deslocação.

Os relatórios de despesas da sua equipa são enviados prontamente, mas ficam retidos na fase de revisão e aprovação junto da gestão?

Para muitas empresas, este processo é complexo e demorado. Simplifique o processo com uma política de gestão de despesas clara e concisa, pré-autorizando determinadas despesas e definindo prazos de aprovação.

Um programa de cartão virtual é outra forma de processar as despesas mais rapidamente. Os cartões virtuais possuem dados melhorados ligados a cada utilização e estão geralmente integrados em sistemas de gestão de despesas. Esta integração de dados pode agilizar os seus processos administrativos, incluindo a automatização da conciliação de despesas para as equipas financeiras.

Reúna o feedback dos colaboradores sobre as suas experiências de viagem para equilibrar a necessidade de viajar com medidas de redução de custos. O feedback pode ajudar a determinar quais as despesas que são importantes para a sua equipa e quais podem ser reduzidas sem afetar a satisfação dos colaboradores e o crescimento do negócio. Inquéritos regulares após viagens e entrevistas com colaboradores podem ajudar a identificar oportunidades para reduzir os gastos desnecessários em viagens e melhorar a conformidade com as políticas da empresa.

Fora do ambiente de trabalho, as pessoas esperam tecnologias convenientes, com foco em dispositivos móveis e baseadas na cloud. Muitos esperam agora o mesmo no trabalho. Automatize o processo de comunicação de despesas para reduzir erros dispendiosos, poupar tempo e aumentar a satisfação dos colaboradores.

As cópias digitais dos recibos podem ajudar a agilizar a elaboração de relatórios de despesas. Imagine se a sua equipa pudesse enviar uma despesa facilmente com apenas uma fotografia. A visibilidade em tempo real dos gastos pode ajudar as equipas financeiras a garantir a conformidade com as políticas de viagens e despesas e a eliminar pilhas de recibos em papel. Se a legislação fiscal o permitir, pode considerar dispensar a exigência de recibo para transações abaixo de um determinado valor.

A categorização adequada das despesas de viagem permite analisar mais facilmente as tendências de despesa e, assim, gerar poupanças. Uma plataforma de software de gestão de viagens pode simplificar este processo integrando as transações com cartões corporativos diretamente no sistema.

Instruir a sua equipa sobre como reportar corretamente as despesas de viagem irá ajudá-los a evitar erros comuns e a seguir as políticas da empresa. Mais de 55% das empresas com gastos anuais em viagens superiores a 50 milhões de dólares exigem que os colaboradores visualizem ou participem em formação sobre políticas de viagens e despesas. Algumas empresas chegam mesmo a exigir que os colaboradores passem por um teste antes de receberem um cartão de crédito corporativo.

Analise regularmente os padrões de despesas para melhorar a conformidade com a política de despesas de viagem e representação e gerar poupanças. Monitorize os principais indicadores de desempenho, como o custo médio por viagem, as taxas de conformidade com as apólices e as despesas totais com viagens. Comparar as suas despesas com os padrões do setor pode revelar oportunidades para otimizar os gastos. As associações do setor, as empresas de consultoria e as empresas de gestão de viagens oferecem, geralmente, diferentes níveis de dados de referência para viagens corporativas.

Os modelos estatísticos podem utilizar dados históricos para prever padrões de viagens, flutuações na procura e tendências de preços. Esta informação pode ajudá-lo a lidar com negociações com fornecedores, antecipar flutuações nas necessidades de viagens e despesas e otimizar os seus gastos com viagens corporativas.

As deduções fiscais para despesas de viagem podem ajudar a otimizar o custo das viagens de negócios. Crie uma lista detalhada das despesas (com ou sem o auxílio de uma ferramenta de gestão de despesas) para identificar quais as despesas de trabalho que são dedutíveis no imposto sobre o rendimento no final do ano. As despesas elegíveis podem incluir o custo dos bilhetes de avião e outros meios de transporte, alojamento, refeições, comunicação relacionada com negócios e eventos corporativos.

Para encontrar oportunidades de negociar melhores tarifas e condições de pagamento, reveja os termos que estabeleceu com fornecedores de viagens corporativas, como companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguer de automóveis. Por exemplo, podem sugerir a alteração do método de pagamento para maximizar a poupança. Os cartões virtuais oferecem também a mesma comodidade e segurança que os cartões corporativos físicos, permitindo ainda controlar os seus gastos através do valor, período, tipo e local das transações.

A otimização das despesas com viagens corporativas exige uma abordagem estratégica que envolve o planeamento, a monitorização e a melhoria contínua das políticas e práticas de viagens. Estas 18 estratégias podem ajudá-lo a si e à sua empresa a gerir os custos de viagem, ao mesmo tempo que melhoram a forma como os seus colaboradores viajam para impulsionar o seu negócio.