Aby zrozumieć, jak bardzo pracownicy obawiają się wypełniania raportów wydatków, rozważmy to: W ankiecie przeprowadzonej w 2019 r. przez SAP Concur prawie 20% osób podróżujących służbowo stwierdziło, że wolałoby raczej wywiercić zęby u dentysty niż wypełnić raport wydatków.

Powszechnie potępiane za swoją żmudność, raporty wydatków są szczególnie uciążliwe dla tych, którzy pracują w miejscach, które polegają na ręcznie pisanych formularzach. Pracownicy ci często tasują koperty wypchane paragonami, mrużąc oczy, aby znaleźć firmę taksówkarską, z której korzystali w Phoenix lub starając się przypomnieć sobie, kto przyszedł na happy hour ostatniego dnia podróży.

Praca nie jest łatwiejsza dla osób otrzymujących raporty. Administratorzy ds. podróży i rozrywki, księgowości lub finansów polegają na wszelkich niewyraźnych szczegółach, które pracownicy mogą sobie przypomnieć, aby potwierdzić, że ich wydatki są zgodne z polityką firmy, a także z przepisami i przepisami podatkowymi obowiązującymi w miejscu docelowym.

Co więcej, obsługa raportów często pochłania czas, który można lepiej spożytkować na inne obowiązki. Na przykład jeden na pięć raportów zawiera błędy lub wymaga wyjaśnienia - często z powodu czegoś tak drobnego, jak zabłąkana literówka, brakujące pole lub źle zapamiętana data, zgodnie z badaniem Global Business Travel Association z 2022 roku. Korekta raportu zajmuje średnio 18 minut i kosztuje firmę 52 USD. W firmach, w których podróże są normą - lub w których każda minuta jest na wagę złota - szybko się to sumuje.

A podróże służbowe nie odchodzą do lamusa. Pomimo coraz bardziej hybrydowego miejsca pracy, badanie Mastercard z 2023 r. wykazało, że duże korporacje planują zwiększyć swoje budżety na podróże służbowe w ciągu najbliższych kilku lat, aby napędzić nowy wzrost. Raporty wydatków pozostaną na swoim miejscu - ale mogą stać się łatwiejsze.  

Aby ułatwić zadanie osobom podróżującym służbowo i ich pracodawcom, Mastercard bada możliwości połączenia raportowania wydatków z procesem płatności, aby przynieść tak potrzebną ulgę zarówno osobom podróżującym służbowo, jak i menedżerom finansowym. Koncentrując się na partnerstwie z dostawcami oprogramowania, Mastercard odgrywa kluczową rolę w modernizacji starego raportu wydatków.

Przykładem może być współpraca z SAP Concur, wiodącą na świecie marką zintegrowanego oprogramowania do zarządzania podróżami i wydatkami. Obie firmy niedawno rozszerzyły swoją długoterminową współpracę, aby jeszcze bardziej uprościć raporty wydatków. Dzięki nowej integracji, zakupy dokonywane za pomocą kart korporacyjnych Mastercard mogą być rejestrowane i automatycznie wypełniane na platformie Concur Expense, która może następnie natychmiast ostrzegać pracowników, jeśli potrzebne są dodatkowe informacje. Dzięki tym danym o wydatkach w czasie rzeczywistym firmy mogą osiągnąć lepszą zgodność z polityką wydatków, a podróżni mogą cieszyć się lepszym doświadczeniem dzięki zautomatyzowanemu tworzeniu wydatków. 

"Połączenie oprogramowania z płatnościami radykalnie zmienia sposób, w jaki firmy myślą o podróżach i wydatkach" - mówi Chad Wallace, globalny dyrektor ds. rozwiązań komercyjnych w Mastercard. "Obserwujemy konwergencję platform - gdzie systemy, które wcześniej nie rozmawiały ze sobą, łączą się w celu zwiększenia wydajności. Ma to ogromny wpływ na doświadczenia pracowników - po obu stronach raportu wydatków".

Teraz osoby podróżujące służbowo mogą po prostu dotknąć karty lub dotknąć, aby zapłacić, a zakupy dokonane na kontach firmowych Mastercard są automatycznie wprowadzane do Concur Expense. Integracja z kanałem płatności umożliwia SAP Concur automatyczne pobieranie dodatkowych istotnych informacji - takich jak adres pocztowy firmy taksówkarskiej - z sieci handlowej Mastercard.

Dzięki wbudowanej technologii AI, Concur Expense ocenia również zgodność, wysyłając natychmiastową informację zwrotną, jeśli wydatek jest wątpliwy, więc pracownicy nie będą nadal wydawać pieniędzy, które mogą nie zostać zwrócone.

Możliwości te pozwalają firmom łączyć się z użytkownikiem w momencie, który Chris Juneau, szef strategii rynkowej w SAP Concur, nazywa "momentem, który ma znaczenie": w momencie dokonywania płatności. Prosząc o więcej informacji w momencie zakupu - zanim zapomnisz, kto jeszcze był na kolacji trzeciego wieczoru konferencji - firmy zmniejszają liczbę błędów i przyspieszają zatwierdzanie.

"Sztuczna inteligencja może przejąć bardziej podatne na błędy zadania ręczne, a aplikacje mobilne łączą się z podróżnymi za pośrednictwem czegoś, co zawsze mają przy sobie" - mówi Juneau.

Na przykład SAP Concur wbudował sztuczną inteligencję w swoje rozwiązanie Concur Expense, aby usprawnić raportowanie wydatków. Gdy podróżujący służbowo tankuje wynajęty samochód, może przesłać zdjęcie paragonu do aplikacji mobilnej SAP Concur, ExpenseIT. Modele AI wyodrębniają kwotę płatności, datę, podatek, podatek VAT, jeśli ma zastosowanie, oraz inne istotne informacje i automatycznie wypełniają raport wydatków.

Oprogramowanie rozpoznaje również kategorię wydatków - potrafi na przykład odróżnić rachunek za hotel od paragonu za gaz. Oznacza to, że pracownik może płynnie przesłać wydatek za pomocą zdjęcia, zanim jeszcze odjedzie od dystrybutora, dając zespołom finansowym wgląd w wydatki w czasie rzeczywistym, aby zapewnić zgodność z polityką T&E.

Według danych SAP Concur, tylko 1,2% raportów złożonych za pomocą ExpenseIT jest zwracanych pracownikowi. Ta wydajność zapewnia oszczędności: Na każde 1000 raportów, które organizacja obsługuje za pomocą Concur, przypadają 273 godziny pracy i 47 320 USD kosztów produktywności. W niektórych krajach firmy mogą również skorzystać z ulg podatkowych za raporty, które są składane niezwłocznie.

W przyszłości poprawa widoczności i przejrzystości może przynieść korzyści wykraczające poza oszczędności. W miarę zaostrzania wymogów zrównoważonego rozwoju na całym świecie, zdigitalizowane dane dotyczące podróży pomogą firmom udokumentować ich ślad węglowy - a być może nawet go zmniejszyć.

"Wyobraź sobie świat, w którym narzędzie do rezerwacji automatycznie poleca lot samolotem o najniższym zużyciu paliwa lub rezerwację w lokalnej restauracji" - mówi Wallace. "Przedstawienie konsekwencji środowiskowych każdej opcji pomoże pracownikom dokonywać lepszych wyborów".

Dzięki dostępowi do danych o wydatkach Mastercard w czasie rzeczywistym, SAP Concur może nadal aktualizować swoje modele AI, aby włączyć więcej nowych funkcji, umożliwiając oprogramowaniu zarządzanie każdym etapem od wniosku o podróż do zwrotu kosztów. "Nie chodzi tylko o raportowanie wydatków" - mówi Juneau. "Usprawni to cały kompleksowy proces, począwszy od rezerwacji. Chcemy zwrócić pracownikom ich czas, niezależnie od tego, czy są podróżnikami, czy osobami zajmującymi się finansami i księgowością, aby mogli skupić się na innych strategicznych priorytetach".