Skip to main content

Perdagangan

5 Juni 2024

 

Ini adalah akhir dari laporan pengeluaran seperti yang kita ketahui

Christine Gibson

Contributor

Untuk memahami seberapa besar ketakutan karyawan dalam mengisi laporan pengeluaran, pertimbangkan hal ini: Dalam survei tahun 2019 oleh SAP Concur, hampir 20% pelancong bisnis mengatakan bahwa mereka lebih suka mengebor gigi di dokter gigi daripada mengisi laporan pengeluaran.

Secara umum dicerca karena membosankan, laporan pengeluaran sangat memberatkan bagi mereka yang bekerja di tempat yang mengandalkan formulir yang ditulis secara manual. Para karyawan ini sering menemukan diri mereka mengacak-acak amplop yang penuh dengan tanda terima, memicingkan mata untuk menemukan perusahaan taksi mana yang mereka gunakan di Phoenix atau berusaha keras mengingat siapa yang datang ke happy hour pada hari terakhir perjalanan.

Pekerjaan ini tidak lebih mudah bagi mereka yang menerima laporan. Administrator perjalanan dan hiburan, akuntansi atau keuangan bergantung pada detail samar apa pun yang dapat diingat karyawan untuk memastikan bahwa pengeluaran mereka sesuai dengan kebijakan perusahaan, serta peraturan dan undang-undang perpajakan di tempat tujuan.

$52

Biaya rata-rata yang harus dikeluarkan bisnis untuk mengoreksi laporan pengeluaran - dan sebanyak satu dari lima laporan mengandung kesalahan atau perlu diklarifikasi.

Selain itu, menangani laporan sering kali menghabiskan waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk tanggung jawab lain. Misalnya, satu dari lima laporan mengandung kesalahan atau perlu diklarifikasi - sering kali karena hal kecil seperti kesalahan ketik, kolom yang hilang, atau tanggal yang tidak diingat, menurut studi Global Business Travel Association tahun 2022. Rata-rata, mengoreksi sebuah laporan membutuhkan waktu 18 menit dan menghabiskan biaya $52. Di perusahaan yang sering melakukan perjalanan - atau di mana setiap menit menjadi sangat berharga - hal ini akan bertambah dengan cepat.

Dan perjalanan bisnis tidak akan berhenti. Meskipun tempat kerja semakin hibrida, studi Mastercard 2023 menunjukkan bahwa perusahaan besar berencana untuk meningkatkan anggaran perjalanan mereka selama beberapa tahun ke depan untuk mendorong pertumbuhan baru. Laporan pengeluaran akan tetap ada - tetapi bisa menjadi lebih mudah.  

Untuk menyederhanakan tugas bagi pelancong bisnis dan majikan mereka, Mastercard sedang mengeksplorasi cara untuk menggabungkan pelaporan pengeluaran dengan proses pembayaran untuk membawa bantuan yang sangat dibutuhkan bagi pelancong bisnis dan manajer keuangan. Dengan berfokus pada kemitraan dengan penyedia perangkat lunak, Mastercard memainkan peran penting dalam memodernisasi laporan pengeluaran kuno.

Contohnya adalah karyanya dengan SAP Concur, merek terkemuka di dunia untuk perangkat lunak manajemen perjalanan dan pengeluaran yang terintegrasi. Kedua perusahaan baru-baru ini memperpanjang hubungan jangka panjang mereka untuk lebih menyederhanakan laporan pengeluaran. Melalui integrasi baru, pembelian yang dilakukan pada Mastercard Corporate Card dapat ditangkap dan secara otomatis diisi di platform Concur Expense, yang kemudian dapat segera mengingatkan karyawan jika informasi tambahan diperlukan. Dengan data pengeluaran real-time ini, perusahaan dapat mencapai kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran yang lebih baik, sementara para pelancong dapat menikmati pengalaman yang lebih baik dengan pembuatan pengeluaran otomatis.  

“Menyatukan perangkat lunak dengan pembayaran secara radikal mengubah cara perusahaan berpikir tentang perjalanan dan pengeluaran,” kata Chad Wallace, kepala solusi komersial global Mastercard. "Kami melihat konvergensi platform - di mana sistem yang sebelumnya tidak berbicara satu sama lain bersatu untuk mendorong efisiensi. Dampaknya sangat transformatif terhadap pengalaman karyawan - bagi mereka yang berada di kedua sisi laporan pengeluaran."

Sekarang pelancong bisnis dapat dengan mudah mencelupkan kartu mereka atau mengetuk untuk membayar, dan pembelian yang dilakukan di akun perusahaan Mastercard secara otomatis dimasukkan ke dalam Concur Expense. Mengintegrasikan ke dalam saluran pembayaran memungkinkan SAP Concur untuk secara otomatis menarik informasi tambahan yang relevan — seperti alamat surat perusahaan taksi — dari jaringan pedagang Mastercard.

Dengan teknologi AI yang tertanam, Concur Expense juga menilai kepatuhan, mengirimkan umpan balik langsung jika ada pengeluaran yang meragukan, sehingga karyawan tidak akan terus mengeluarkan uang yang mungkin tidak dapat diganti.

Kemampuan ini memungkinkan perusahaan untuk terhubung dengan pengguna pada apa yang Chris Juneau, kepala strategi pasar di SAP Concur, sebut sebagai "momen yang penting": saat mereka melakukan pembayaran. Dengan meminta informasi lebih lanjut pada saat pembelian - sebelum Anda lupa siapa saja yang hadir saat makan malam di malam ketiga konferensi - bisnis mengurangi kesalahan dan mempercepat persetujuan.

"AI dapat mengambil alih tugas-tugas manual yang lebih rentan terhadap kesalahan, dan aplikasi seluler terhubung dengan wisatawan melalui sesuatu yang selalu mereka bawa," kata Juneau.

Sebagai contoh, SAP Concur membangun kecerdasan buatan ke dalam solusi Concur Expense untuk merampingkan pelaporan pengeluaran. Ketika pelancong bisnis mengisi bahan bakar mobil sewaan mereka, mereka dapat mengunggah foto tanda terima ke aplikasi seluler SAP Concur, ExpenseIT. Model AI mengekstrak jumlah pembayaran, tanggal, pajak, pajak pertambahan nilai jika ada, dan informasi lain yang relevan dan mengisi laporan pengeluaran secara otomatis.

Perangkat lunak ini juga menyimpulkan kategori pengeluaran - perangkat lunak ini dapat membedakan tagihan hotel dengan tanda terima gas, misalnya. Ini berarti seorang karyawan dapat dengan mudah mengajukan pengeluaran hanya dengan menjepret foto, bahkan sebelum meninggalkan pompa, sehingga tim keuangan dapat melihat pengeluaran secara real-time untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan T&E.

Menurut data SAP Concur, hanya 1,2% laporan yang diajukan menggunakan ExpenseIT yang dikembalikan ke karyawan. Efisiensi tersebut memberikan penghematan: Untuk setiap 1.000 laporan yang ditangani oleh sebuah organisasi dengan menggunakan Concur, Concur memangkas 273 jam kerja dan $47.320 dalam biaya produktivitas. Di beberapa negara, bisnis juga dapat memanfaatkan manfaat pajak untuk laporan yang diajukan dengan segera.

Ke depannya, peningkatan visibilitas dan transparansi ini dapat memberikan manfaat lebih dari sekadar penghematan. Seiring dengan semakin ketatnya persyaratan keberlanjutan di seluruh dunia, data perjalanan yang terdigitalisasi akan membantu perusahaan mendokumentasikan jejak karbon mereka - dan bahkan mungkin mengurangi jejak karbon tersebut.

"Bayangkan sebuah dunia di mana alat pemesanan Anda secara otomatis merekomendasikan penerbangan dengan pesawat yang paling hemat bahan bakar atau reservasi di restoran lokal," kata Wallace. "Mengekspos konsekuensi lingkungan dari setiap pilihan akan membantu karyawan membuat pilihan yang lebih baik."

Dengan Access ke data pembelanjaan real-time Mastercard, SAP Concur dapat terus memperbarui model AI-nya untuk mengaktifkan lebih banyak fungsi baru, memungkinkan perangkat lunak untuk mengelola setiap langkah dari permintaan perjalanan hingga penggantian biaya. "Ini bukan hanya tentang pelaporan pengeluaran," kata Juneau. "Hal ini akan meningkatkan seluruh proses end-to-end, dimulai dengan pemesanan. Kami ingin mengembalikan waktu karyawan, baik mereka yang melakukan perjalanan maupun yang bekerja di bagian keuangan dan akuntansi, sehingga mereka dapat fokus pada prioritas strategis lainnya."