Kartu virtual 101: Menyederhanakan pembayaran komersial

Untuk mengimbangi era pengalaman instan dan validasi langsung ini, semua jenis bisnis beralih ke kartu virtual untuk menghadirkan kemudahan, keamanan, dan efisiensi digitalisasi dalam operasi mereka. Jadi, apa sebenarnya kartu virtual itu, dan bagaimana cara kerjanya?

Kartu virtual adalah opsi pembayaran yang berkembang dalam pembayaran B2B. Nomor kartu ini merupakan nomor kartu sementara yang dibuat secara acak dan ditautkan ke rekening pendanaan yang memiliki batas kredit. Mereka biasanya digunakan untuk transaksi tertentu atau untuk jangka waktu tertentu. Sistem ini sering kali diintegrasikan ke dalam sistem akuntansi, perencanaan sumber daya perusahaan, dan manajemen pengeluaran untuk merampingkan proses back-office, termasuk mengotomatiskan rekonsiliasi.

Kartu virtual berbeda karena tidak ada kartu fisik, tetapi sebaliknya mereka bekerja dengan cara yang sama untuk pembelian, dengan nomor kartu 16 digit, tanggal kedaluwarsa dan kode CVC tiga digit. Beberapa kartu virtual bahkan dapat ditambahkan ke dompet seluler untuk fungsionalitas tap-to-pay, seperti halnya kartu kredit atau kartu debit versi digital. 

Kartu virtual berfungsi seperti kartu pembayaran tradisional, tetapi bisnis yang menggunakannya memiliki kontrol lebih besar atas pengeluaran. Mereka dapat menyesuaikan parameter, dan kartu-kartu tersebut dapat ditautkan ke unit bisnis atau proyek tertentu untuk meningkatkan pemantauan, rekonsiliasi, dan manajemen faktur.

Kartu virtual dapat dibuat secara instan untuk digunakan dalam pembayaran online - tidak perlu menunggu kartu fisik tiba melalui pos.

Kartu virtual menawarkan kesempatan kepada bisnis untuk menyesuaikan kontrol pengeluaran, termasuk batasan anggaran, lama waktu penggunaan - sehari atau seminggu, misalnya - dan di mana kartu dapat digunakan, misalnya dengan menunjuk pedagang tertentu atau hanya kode pedagang tertentu. Sebagai contoh, kartu virtual yang diterbitkan untuk menutupi biaya makan malam klien tidak dapat digunakan untuk membeli pakaian baru di pusat perbelanjaan terdekat.

Manfaat kartu virtual sama dengan manfaat kartu plastik - kenyamanan dan keamanan, di antaranya - tetapi selain itu, kartu virtual juga menawarkan kontrol pengeluaran dan fleksibilitas yang lebih besar melalui kasus-kasus pembayaran baru.

Keuntungan ini berlaku untuk kedua sisi transaksi komersial. Bagi pedagang atau pemasok, menerima kartu virtual dapat memberikan kepastian pembayaran dan membantu mengurangi days sales outstanding, yang mengacu pada jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan perusahaan untuk mengumpulkan pembayaran atas penjualan dan merupakan indikator modal kerja.

Tidak seperti cek tradisional, yang masih umum digunakan dalam pembayaran bisnis-ke-bisnis di AS dan umumnya membutuhkan waktu setidaknya satu hari kerja untuk menyelesaikannya, pembayaran dengan kartu virtual dapat diselesaikan dengan segera, sehingga mempercepat arus kas. Pedagang juga mendapat manfaat dari data pembayaran yang lebih rinci, yang dapat membantu mereka dalam perjalanan menuju rekonsiliasi otomatis.

Bagi pembeli, kontrol kartu virtual sangat penting, mengurangi pembengkakan anggaran dan memastikan dana dibelanjakan dengan tepat. Selain itu, kartu virtual mengurangi risiko penipuan atau penyalahgunaan karena kartu ini hanya dapat diotorisasi dalam parameter tertentu, setelah itu nomornya dinonaktifkan. Mereka juga dapat menawarkan pemantauan yang lebih rinci, karena nomor kartu unik yang digunakan dalam setiap transaksi berarti dapat dilacak dengan lebih presisi, dan rekonsiliasi yang lebih mudah karena data tambahan memungkinkan pencocokan pembayaran satu-ke-satu.

Beberapa kartu virtual juga dapat mengonversi mata uang secara real time, yang dapat bermanfaat bagi perusahaan dengan rantai pasokan internasional. Untuk memperluas kasus penggunaan kartu virtual di luar pembayaran online dan melalui telepon, kartu virtual seluler - di mana kartu disimpan di dompet seluler dan digunakan untuk pembayaran nirsentuh - menghadirkan kemudahan pembayaran ritel tap-to-pay untuk transaksi perusahaan.

Bisnis menggunakan kartu virtual untuk berbagai situasi yang terus berkembang - di mana pun ada kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol, fleksibilitas, serta keamanan yang lebih baik. Berikut adalah beberapa cara Mastercard membuka manfaat kartu virtual di berbagai industri yang luas dan berkembang.

Perjalanan perusahaan: Perjalanan bisnis telah pulih kembali, namun banyak perusahaan masih bergelut dengan proses pengeluaran dan penggantian biaya yang rumit dan ketinggalan zaman. Kartu virtual dapat digunakan untuk memesan perjalanan dan menanggung biaya menjamu klien, dengan kontrol yang disesuaikan untuk mengelola pengeluaran dan rekonsiliasi pengeluaran tanpa hambatan dengan data yang disempurnakan. Dan dengan kartu virtual seluler, para frequent flyer dan road warrior dapat dengan mudah mengetuk untuk membayar hotel, makanan, atau pengeluaran insidental lainnya di mana pembayaran nirsentuh diterima.

Kartu virtual seluler memiliki lapisan keamanan tambahan yang disebut tokenisasi: Setiap kartu yang disimpan dalam dompet digital menggunakan teknik enkripsi yang menggantikan nomor rekening kartu dengan nomor kartu alternatif yang disebut token, sehingga detail rekening yang sebenarnya tidak pernah dibagikan selama transaksi.

Tergantung pada kebijakan perusahaan, pelancong bisnis yang dilengkapi dengan kartu virtual mungkin tidak perlu melacak tumpukan tanda terima fisik. Kartu virtual juga menghilangkan kebutuhan untuk membayar dengan kartu pribadi dan menunggu penggantian biaya.

Kartu virtual juga dapat diberikan kepada kandidat pekerja untuk menutupi pengeluaran selama proses rekrutmen, atau untuk membayar biaya pindah atau tempat tinggal sementara bagi karyawan yang pindah.

Pameran dagang, acara, dan konferensi: Bagi perencana acara, mungkin sulit untuk mengelola anggaran untuk banyak proyek dan vendor pada saat yang bersamaan - dan mudah sekali bagi biaya untuk membengkak. Kartu virtual dapat menyederhanakan pembayaran dan pelaporan serta membantu menjaga acara tetap pada anggaran tertentu melalui kontrol, namun tetap menawarkan fleksibilitas untuk menambahkan uang ke dalam anggaran jika diperlukan.

Tergantung pada kebijakan perusahaan, pelancong bisnis yang dilengkapi dengan kartu virtual mungkin tidak perlu melacak tumpukan tanda terima fisik. Kartu virtual juga menghilangkan kebutuhan untuk membayar dengan kartu pribadi dan menunggu penggantian biaya.

Kartu virtual juga dapat diberikan kepada kandidat pekerja untuk menutupi pengeluaran selama proses rekrutmen, atau untuk membayar biaya pindah atau tempat tinggal sementara bagi karyawan yang pindah.

Perawatan kesehatan dan asuransi: Siapa pun yang pernah mengunjungi dokter dalam beberapa dekade terakhir tahu bahwa penagihan medis itu rumit dan lambat. Tidak ada bedanya dengan kantor dokter atau rumah sakit yang berurusan dengan persetujuan dan pembayaran klaim. Penyedia layanan kesehatan sering kali menghadapi hambatan dalam menyelesaikan klaim dengan perusahaan asuransi karena sistem lama yang menggunakan banyak kertas sehingga menunda pembayaran, memicu tantangan arus kas dan meningkatkan biaya pinjaman. Dengan menyematkan kartu virtual ke dalam platform pemrosesan klaim yang menghubungkan perusahaan asuransi dengan penyedia layanan kesehatan, semua orang mendapat manfaat dari pembayaran yang lebih cepat, visibilitas yang lebih besar ke dalam status klaim, dan rekonsiliasi yang lebih mudah.

Manajemen armada: Bagi manajer armada yang mencari cara untuk mengelola biaya bahan bakar dan pemeliharaan serta memastikan pengemudi mematuhi kebijakan perusahaan, kartu virtual seluler dapat ditautkan ke kendaraan tertentu untuk melacak penggunaan bahan bakar, misalnya, atau bahkan ke pom bensin tertentu yang bermitra dengan perusahaan. Data transaksi yang terperinci dapat membantu manajer armada mengambil keputusan yang lebih tepat, termasuk cara-cara untuk mengurangi biaya bahan bakar, mengelola pengemudi, dan mengoptimalkan rute.

Bisnis dapat meluncurkan kartu virtual secara langsung melalui bank penerbit, tetapi untuk mendapatkan manfaat maksimal, mereka dapat bekerja sama dengan penyedia perangkat lunak teknologi untuk mengintegrasikan kartu ke dalam platform bisnis digital mereka, seperti perencanaan sumber daya perusahaan atau sistem pengadaan, yang selanjutnya dapat mempercepat dan menyederhanakan cara kerja mereka. Menanamkan pembayaran ke dalam platform ini dapat mengurangi gesekan dan biaya transaksi dan menawarkan data dan wawasan yang lebih besar, layanan bernilai tambah, dan bahkan kemampuan untuk Access kredit dan pembiayaan.

Ketika kartu virtual diakses melalui alat yang digunakan bisnis sehari-hari, pembayaran dapat menjadi perpanjangan alami dari operasinya. Mengelola pembayaran B2B dulunya membutuhkan perpindahan antara beberapa platform bisnis, tetapi menyematkan kartu virtual membuka pintu ke pengalaman baru yang lebih nyaman di mana pembayaran dijalin dengan mulus ke dalam platform yang digunakan perusahaan untuk mengatur bisnis mereka.

Saat memilih penyedia kartu virtual, carilah kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem yang sudah ada, jangkauan yang luas, kontrol kartu yang kuat, dan pengalaman pengguna yang luar biasa.

Salah satu keuntungan terbesar dari kartu virtual adalah kemampuannya untuk disematkan ke dalam alur kerja perusahaan yang sudah ada, seperti sistem yang mereka gunakan untuk akuntansi, perbendaharaan, atau pengadaan. Dengan memilih penyedia yang memiliki banyak integrasi perangkat lunak, bisnis dapat dengan mudah membawa kartu virtual ke dalam alat yang sudah ada untuk membuka efisiensi dan meningkatkan proses back-office.   

Mencari penyedia dengan jaringan penerimaan kartu global yang luas juga penting untuk mengoptimalkan di mana bisnis dan karyawan mereka dapat menggunakan kartu virtual mereka. Dengan semakin banyaknya kartu virtual yang diaktifkan untuk dompet seluler, penting untuk mempertimbangkan penyedia layanan yang memiliki jejak global yang luas di lokasi-lokasi yang mendukung nirsentuh.

Penting juga untuk memilih kontrol yang tersedia berdasarkan kebutuhan bisnis. Misalnya, jika bisnis ingin meningkatkan kepatuhan perjalanan dan hiburan dan memastikan bahwa karyawan tetap berada dalam tunjangan pengeluaran saat melakukan perjalanan bisnis, pertimbangkan untuk memprioritaskan penyedia yang menawarkan kontrol pengeluaran yang kuat.

Memilih penyedia yang memungkinkan transaksi kartu virtual diproses langsung ke bank atau acquirer mereka - tanpa perlu menelusuri email secara manual, yang merupakan proses yang rawan risiko, lambat, dan manual - juga menjadi kuncinya. Kemampuan untuk memberikan pengalaman pembayaran end-to-end yang cepat dan aman adalah arah masa depan pembayaran B2B.