18 cara untuk mengoptimalkan biaya perjalanan bisnis

Bertemu langsung dengan pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan dapat mendorong hasil yang baik untuk bisnis Anda. Faktanya, 88% pengambil keputusan perjalanan mengatakan bahwa perjalanan bisnis sangat penting untuk mendorong pertumbuhan organisasi, menurut sebuah studi tahun 2023. Jadi, bagaimana perusahaan-perusahaan terkemuka mengelola program perjalanan dan pengeluaran perusahaan mereka untuk menyeimbangkan kebutuhan untuk mengendalikan biaya dengan manfaat dari lebih banyak interaksi tatap muka?

Kami telah mengumpulkan 18 strategi yang diterapkan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka di setiap tahap perjalanan mereka untuk mengoptimalkan biaya perjalanan bisnis. Langsung ke bagian yang paling menarik bagi Anda:

Namun setelah bertahun-tahun mengoptimalkan pengalaman digitalnya, tim eCommerce siap untuk bergerak lebih dari sekadar merekomendasikan produk tambahan yang menarik bagi mereka yang diprediksi dapat mendorong keterlibatan. Dan setelah menjalankan tes terhadap rekomendasi berbasis pembelajaran mesin tradisionalnya di beranda, GlassesUSA.com menemukan algoritma pembelajaran mendalam Dynamic Yield yang canggih mampu menghasilkan peningkatan 68% dalam pembelian dan peningkatan 88% dalam pendapatan, semuanya dari satu widget.

Platform manajemen perjalanan untuk tiket pesawat, hotel, dan transportasi darat dapat membantu karyawan Anda membuat pilihan yang sesuai dengan kebijakan yang juga sesuai dengan preferensi perjalanan mereka.

Alat perjalanan perusahaan mengkonsolidasikan informasi perjalanan yang relevan dari berbagai platform dan penyedia layanan ke dalam satu tempat. Jika paket berubah, platform ini juga dapat menawarkan opsi pemesanan ulang dan pembatalan yang sederhana dan sesuai dengan kebijakan.

Batasan biaya perjalanan individu untuk penginapan, makanan, dan transportasi darat dapat mencegah pengeluaran berlebih dan membantu mengendalikan biaya. Banyak perusahaan yang menyediakan anggaran khusus untuk kota atau destinasi tertentu bagi para pelancong dan menggunakan data dari perusahaan manajemen perjalanan, konsultan, atau catatan pengeluaran mereka sendiri untuk memperkirakan biaya. Menurut survei kebijakan T&E kami baru-baru ini, lebih dari 6 dari 10 orang menyematkan kebijakan dan proses T& E ke dalam alat pemesanan atau pengeluaran online untuk menandai pilihan karyawan yang sesuai atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Pemesanan lebih awal sering kali berarti harga yang lebih rendah untuk tiket pesawat dan akomodasi. Untuk menjadikan hal ini sebagai praktik, kebijakan perjalanan perusahaan Anda dapat menetapkan jadwal untuk memesan perjalanan di muka dan mengingatkan pemesan di menit-menit terakhir ketika mereka berada di luar kebijakan.

Penyedia layanan perjalanan memahami manfaat membangun hubungan yang langgeng dengan bisnis. Maskapai penerbangan, hotel, dan perusahaan penyewaan mobil sering kali akan berupaya mendapatkan harga terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan volume perjalanan perusahaan Anda.

Jika Anda ingin menyerahkan proses negosiasi kepada para profesional, Anda dapat meminta perusahaan manajemen perjalanan untuk memberikan diskon korporat atas nama Anda dan membantu Anda mengoptimalkan biaya perjalanan bisnis.

Menangkap lebih banyak T&E pembelanjaan dengan kartu kredit dapat memberikan manfaat organisasi yang berharga:

• Transaksi yang mudah diakses dapat membantu mengontrol pengeluaran karyawan dan meningkatkan visibilitas.
• Pelaporan tingkat transaksi yang kuat dapat mengoptimalkan proses utang usaha.
• Karyawan dapat menerima asuransi perjalanan, dukungan pramutamu, telemedicine, dan Access ke lounge bandara.

Kartu virtual dan kartu virtual seluler adalah pilihan lain. Kartu ini menggunakan nomor kartu sementara yang dibuat secara acak dan terhubung ke rekening pendanaan dengan batas kredit yang telah ditetapkan. Kartu ini memberi bisnis kontrol lebih besar atas pengeluaran dengan kemampuan untuk mengatur parameter khusus seputar bagaimana, kapan, dan di mana kartu digunakan.

61% pengambil keputusan perjalanan mengatakan bahwa organisasi mereka mendorong wisatawan untuk memesan opsi yang berkelanjutan. Hal ini dapat terjadi dalam berbagai bentuk. Salah satu pendekatan yang umum dilakukan adalah dengan menerapkan kebijakan regional atau nasional yang lebih mengutamakan kereta api daripada perjalanan udara. Beberapa negara lain menetapkan kebijakan untuk meminimalkan perjalanan sehari melalui udara.

Langkah lainnya adalah mengurangi beberapa perjalanan. Dorong karyawan Anda untuk menjadwalkan beberapa rapat di lokasi yang sama untuk mendapatkan efisiensi, atau alihkan rapat tertentu ke panggilan video.

Jika transportasi darat diperlukan, dorong karyawan untuk berbagi tumpangan atau menyewa mobil untuk mengurangi biaya dan jejak karbon.

Wisatawan liburan mengambil liburan lebih lama dibandingkan dengan tren sebelum Covid-19. Seiring dengan semakin kaburnya batas-batas kehidupan kerja, banyak karyawan yang memperpanjang perjalanan bisnis mereka untuk menikmati waktu di tempat tujuan di luar jam kerja. Mengizinkan karyawan melakukan perjalanan "rekreasi" dapat meningkatkan fleksibilitas waktu perjalanan mereka dan mengurangi total biaya perjalanan.

Apakah laporan pengeluaran tim Anda dikirimkan dengan segera, hanya untuk kemudian ditunda oleh manajemen dalam tahap peninjauan dan persetujuan?

Bagi banyak bisnis, proses ini rumit dan memakan waktu. Sederhanakan kebijakan manajemen pengeluaran Anda dengan kebijakan manajemen pengeluaran yang jelas dan ringkas, dengan mengotorisasi pengeluaran tertentu dan menetapkan ekspektasi waktu persetujuan.

Program kartu virtual adalah cara lain untuk memproses pengeluaran lebih cepat. Kartu virtual memiliki data yang disempurnakan yang terkait dengan setiap penggunaan dan sering kali terintegrasi dengan sistem manajemen pengeluaran. Integrasi data ini dapat merampingkan proses back-office Anda, termasuk mengotomatiskan rekonsiliasi pengeluaran untuk tim keuangan.

Kumpulkan umpan balik dari karyawan mengenai pengalaman perjalanan mereka untuk menyeimbangkan kebutuhan perjalanan dengan langkah-langkah penghematan biaya. Umpan balik dapat membantu menentukan pengeluaran mana yang penting bagi tim Anda-dan mana yang dapat Anda kurangi tanpa memengaruhi kepuasan karyawan dan pertumbuhan bisnis. Survei pasca-perjalanan rutin dan wawancara karyawan dapat membantu Anda mengidentifikasi peluang untuk mengurangi pengeluaran perjalanan yang tidak perlu dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan.

Di luar pekerjaan, orang-orang mengharapkan teknologi berbasis cloud dan mobile-first yang nyaman. Banyak orang sekarang mengharapkan hal yang sama di tempat kerja. Otomatiskan proses pelaporan pengeluaran Anda untuk mengurangi kesalahan yang merugikan, menghemat waktu, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Salinan digital tanda terima dapat membantu merampingkan pelaporan pengeluaran. Bayangkan jika tim Anda dapat dengan mudah mengajukan pengeluaran hanya dengan jepretan foto. Visibilitas real-time ke dalam pengeluaran dapat membantu tim keuangan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan T&E dan menghilangkan tumpukan tanda terima kertas. Jika kode pajak mengizinkan, Anda dapat mempertimbangkan untuk membebaskan persyaratan tanda terima untuk transaksi di bawah jumlah tertentu.

Pengeluaran perjalanan yang dikategorikan dengan benar memungkinkan Anda menganalisis tren pengeluaran dengan lebih mudah untuk membuka penghematan. Platform perangkat lunak manajemen perjalanan dapat menyederhanakan proses ini dengan mengintegrasikan transaksi kartu korporat secara langsung ke dalam sistem mereka.

Mengedukasi tim Anda tentang cara melaporkan biaya perjalanan dengan benar akan membantu mereka menghindari kesalahan umum dan mengikuti kebijakan perusahaan. Lebih dari 55% perusahaan dengan pengeluaran perjalanan tahunan lebih dari $50 juta mengharuskan karyawannya untuk melihat atau menghadiri pelatihan kebijakan perjalanan dan pengeluaran. Beberapa perusahaan bahkan mewajibkan karyawannya untuk lulus tes sebelum menerima kartu kredit perusahaan.

Tinjau pola pengeluaran secara teratur untuk meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan T& E dan membuka peluang penghematan. Memantau indikator kinerja utama, seperti biaya rata-rata per perjalanan, tingkat kepatuhan terhadap kebijakan, dan total pengeluaran perjalanan. Membandingkan pengeluaran Anda dengan tolok ukur industri dapat menyoroti peluang untuk merampingkan pengeluaran. Asosiasi industri, konsultan, dan perusahaan manajemen perjalanan sering kali menawarkan berbagai tingkat data pembandingan untuk perjalanan bisnis.

Model statistik dapat menggunakan data historis untuk meramalkan pola perjalanan, fluktuasi permintaan, dan tren harga. Wawasan ini dapat membantu Anda menavigasi negosiasi pemasok, mengantisipasi fluktuasi kebutuhan T&E, dan mengoptimalkan biaya perjalanan bisnis Anda.

Pengurangan pajak untuk biaya perjalanan dapat membantu mengoptimalkan biaya perjalanan bisnis. Buatlah daftar pengeluaran terperinci (dengan atau tanpa alat manajemen pengeluaran) untuk mengidentifikasi pengeluaran kerja mana yang merupakan pengurang pajak di akhir tahun. Pengeluaran yang memenuhi syarat dapat mencakup biaya tiket pesawat dan transportasi lainnya, akomodasi, makanan, komunikasi terkait bisnis dan acara bisnis.

Untuk menemukan peluang menegosiasikan tarif dan ketentuan pembayaran yang lebih baik, tinjau ketentuan yang telah Anda tetapkan dengan pemasok perjalanan bisnis seperti maskapai penerbangan, hotel, dan perusahaan penyewaan mobil. Sebagai contoh, mereka mungkin menyarankan untuk mengganti metode pembayaran untuk memaksimalkan penghematan. Kartu virtual juga menawarkan kenyamanan dan manfaat keamanan yang sama dengan kartu perusahaan fisik - sekaligus memungkinkan Anda untuk mengontrol pengeluaran melalui jumlah, periode waktu, jenis, dan lokasi transaksi.

Mengoptimalkan biaya perjalanan bisnis membutuhkan pendekatan strategis yang melibatkan perencanaan, pemantauan, dan terus meningkatkan kebijakan dan praktik perjalanan. 18 strategi ini dapat membantu Anda dan bisnis Anda mengelola biaya perjalanan - sekaligus meningkatkan cara karyawan Anda melakukan perjalanan untuk memajukan bisnis Anda.