Empat cara manajemen T&E dapat mengimbangi perjalanan bisnis

Prediksi yang paling akurat biasanya yang paling mudah berubah. Ambil contoh prediksi era Covid yang kontras bahwa perjalanan bisnis, atau perjalanan korporat, akan atau tidak akan pulih sepenuhnya.

Entah bagaimana, kedua prediksi itu benar. Dan biaya perjalanan & (T&E), yang juga dikenal sebagai biaya perjalanan & hiburan, para manajer perlu memahami alasannya.

Angka-angka terbaru mengantisipasi pengeluaran T&E untuk pulih dari level tertinggi tahun 2019 sebesar $1,4 triliun pada tahun 2024 dan mencapai $1,8 triliun pada tahun 2027.1 Dalam hal ini, perjalanan bisnis sedang dalam perjalanan menuju pemulihan penuh.

Namun, pengeluaran perjalanan tidak sama dengan frekuensi perjalanan atau volume perjalanan. Meskipun jumlah perjalanan bisnis meningkat, pengeluaran perjalanan bisnis meningkat lebih cepat.2

Orang-orang bepergian untuk waktu yang lebih lama dari sebelumnya. Perjalanan wisata sehari yang jauh atau pertemuan semalam sudah tidak ada lagi. Beberapa pertemuan di suatu wilayah, mungkin diselingi dengan waktu kerja yang lama di luar rumah, sedang berlangsung.

Kita hampir tidak dapat berbicara tentang kebangkitan dalam perjalanan bisnis ketika perjalanan dan pengeluaran tidak sinkron dengan tahun 2019. Ketika transformasi digital bergulat dengan tenaga kerja hibrida baru dan meningkatnya kepedulian terhadap lingkungan, kata yang lebih tepat adalah reinkarnasi.

Jadi, ketika 87% pengambil keputusan perjalanan dalam survei yang disponsori Mastercard setuju bahwa perjalanan bisnis berada pada titik kritis dengan peluang untuk merombak sistem warisan, manajer program T & E tidak dapat lagi beroperasi seolah-olah tahun 2019 lagi.3

Berikut ini empat cara yang dapat mereka lakukan untuk mengimbangi.

Sembilan dari sepuluh pengambil keputusan perjalanan setuju bahwa masa depan T&E adalah konvergensi manajemen pembayaran dan pengeluaran. Namun, kebutuhan pembelian yang berbeda dan jenis pengeluaran yang baru berarti 61% para pengambil keputusan sekarang mengatakan bahwa tenaga kerja hibrida atau jarak jauh mereka telah mempersulit mereka dalam meramalkan dan menganggarkan biaya perjalanan.

Pendekatan terpadu untuk perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dapat membantu dengan menyediakan satu sumber kebenaran dan visibilitas lengkap dari arus pembayaran B2B dan T&E. Nuansa utama T&E adalah bahwa para pengambil keputusan perjalanan sama tertariknya untuk memberikan visibilitas tersebut kepada karyawan mereka seperti halnya mereka mendapatkannya untuk diri mereka sendiri.

Mungkin tidak mengherankan jika para pengambil keputusan perjalanan melihat hubungan antara batas pengeluaran dan metode pembayaran sebagai pembeda global teratas dalam lima tahun ke depan. Namun, hal ini tidak membantu ketika manajer perjalanan mengambil risiko inefisiensi dalam rekonsiliasi akun, pengawasan, arus kas, dan bahkan dalam pencegahan penipuan dengan membiarkan karyawan menggunakan kartu pribadi untuk bepergian.

Kartu virtual menawarkan sebuah alternatif. Kartu ini mempertahankan manfaat kartu korporat fisik, seperti data transaksi terperinci untuk rekonsiliasi pembayaran satu-ke-satu, sekaligus memungkinkan manajer T&E menerapkan kontrol pengeluaran atas jumlah, periode waktu, jenis, dan lokasi transaksi. Sembilan dari sepuluh pengambil keputusan perjalanan mengatakan bahwa kartu virtual akan menjadi hal yang biasa atau menjadi pembeda dalam lima tahun mendatang.

Hampir dua pertiga pengambil keputusan perjalanan menghadapi tantangan dalam menyampaikan informasi yang efektif dan tepat waktu tentang kebijakan dan pembaruan T&E kepada tenaga kerja hibrida atau jarak jauh, dan 89% setuju bahwa mereka membutuhkan kebijakan T&E yang lebih dinamis.

Tinjauan kebijakan & prosedur dapat memastikan relevansi bisnis dengan mendefinisikan tujuan, melakukan tolok ukur terhadap pesaing, dan menyatukan pendekatan di seluruh departemen dan wilayah. Topiknya bisa beragam, mulai dari kode buku besar dan kode kategori merchant hingga pembayaran satu kali dan biaya yang dikeluarkan sendiri.

Namun, sama pentingnya dengan relevansi bisnis adalah kepatuhan karyawan: 59% para pengambil keputusan perjalanan kesulitan untuk memastikan kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan kontrol pengeluaran.

Kebijakan yang jelas tentu saja membantu, tetapi pemberitahuan waktu nyata tentang pengeluaran yang sesuai dengan kebijakan dan yang tidak sesuai dengan kebijakan dapat meningkatkan kepatuhan dengan memenuhi kebutuhan pelancong saat bepergian. Pertimbangan lingkungan, seperti yang disediakan oleh kalkulator karbon di aplikasi perbankan, harus disertakan sebagai hal yang biasa.

Memahami dampak dari emisi karbon dari pilihan perjalanan adalah prioritas nomor satu bagi para pemimpin bisnis yang menetapkan kebijakan perjalanan. Meningkatnya kebutuhan pelacakan dan pelaporan saat ini berarti 88% pengambil keputusan perjalanan telah menyediakan atau berencana untuk menyediakan data jejak karbon bagi para pelancong bisnis untuk pengeluaran yang lebih terinformasi.

Sebagai bagian integral dari tinjauan prosedur kebijakan &, tinjauan keberlanjutan menggabungkan semua pertimbangan inti: tujuan yang ditetapkan, tolok ukur kompetitif, dan strategi di seluruh perusahaan. Namun, keberlanjutan - atau lebih luas lagi, pertimbangan lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG) - juga memiliki dorongan tersendiri.

Dua dorongan lingkungan utama cenderung berjalan seiring. Mandat resmi, seperti larangan penerbangan domestik jarak pendek di Prancis, sering kali sejalan dengan prioritas karyawan yang muncul, seperti dua pertiga responden Uni Eropa dan Amerika Serikat yang menginginkan agar perjalanan udara dikenai pajak yang lebih tinggi.4

Pertimbangan tambahan juga sama di tingkat perusahaan dan karyawan. Beberapa alat pemesanan online sudah menyediakan informasi jejak karbon untuk membantu wisatawan melakukan pembelian yang lebih terinformasi. Sementara itu, manajer perjalanan dapat menggunakan informasi tersebut untuk menentukan kebijakan yang lebih & prosedur.

Manajemen pemasok perjalanan berada di persimpangan antara efektivitas biaya, kepuasan karyawan, dan tujuan perusahaan. Manajemen yang cekatan dalam mengelola kepentingan yang saling bersaing tidak selalu mudah, dan 42% bisnis mencatat adanya kesulitan dalam menegosiasikan kontrak pemasok perjalanan.5

Penggunaan data ERP yang lebih baik menempatkan semua pembeli pada posisi yang lebih baik untuk bernegosiasi dengan pemasok. Atribut T&E tertentu adalah data tambahan yang mungkin berasal dari perusahaan manajemen perjalanan (TMC) dan sistem distribusi global (GDS).

TMC mengelola perjalanan bisnis sebagai bagian dari GDS, yang melayani pembeli dan pemasok dengan inventaris perjalanan waktu nyata di seluruh jaringan perjalanan global. Jaringan pembayaran dapat menerima data dari TMC dan mencocokkan catatan data perjalanan dengan transaksi terkait.

Data transaksi yang diperkaya kemudian memberikan gambaran lengkap tentang T&E dan memungkinkan manajer perjalanan melakukan pembelian yang lebih terinformasi. Contohnya termasuk menghindari pembayaran lebih atau memastikan kesesuaian manfaat tambahan yang dinegosiasikan dalam jumlah besar dengan pemasok pilihan.

Pengeluaran perjalanan bisnis global diperkirakan akan mencapai level tahun 2019 sebesar $1,4 triliun pada tahun 2024 dan mencapai hampir $1,8 triliun pada akhir tahun 2027.6 Peningkatan ini mencerminkan pandangan 88% pengambil keputusan perjalanan yang setuju bahwa perjalanan bisnis sangat penting untuk mendorong pertumbuhan organisasi mereka.

Semua itu menambah banyak tekanan bagi para pengambil keputusan dalam perjalanan - sedemikian rupa sehingga 85% dari mereka percaya bahwa peran Chief Travel Officer (CTO) akan menjadi hal yang lumrah dalam sepuluh tahun ke depan. Manajemen pengeluaran yang disederhanakan, kebijakan & prosedur yang disesuaikan, keberlanjutan yang tertanam, dan kinerja pemasok yang terukur akan meringankan sebagian besar beban mereka.

AI akan semakin berperan. Sistem ini dapat bertindak sebagai asisten virtual dengan membantu pemesanan pra-perjalanan dan memandu pembelian yang sesuai dengan polis atau tidak sesuai dengan polis selama perjalanan, atau dapat mempersonalisasi program hadiah kartu kredit perusahaan agar relevan bagi pemegang kartu.

Program T&E yang berpusat pada karyawan menghasilkan pelancong yang bahagia, dan 91% pembuat keputusan perjalanan berencana untuk berinvestasi dalam AI dan pembelajaran mesin untuk memberikan pengalaman perjalanan yang lebih personal kepada karyawan.

Investasi semacam itu tampaknya bijaksana. Cara terbaik bagi seorang manajer T&E untuk mengikuti perjalanan bisnis adalah dengan mengikuti perjalanan bisnis itu sendiri.

Pelajari lebih lanjut tentang layanan konsultasi T & E Mastercard.