Vége a költségelszámolásnak, ahogyan mi ismerjük.

Hogy megértsük, mennyire rettegnek az alkalmazottak a költségelszámolások benyújtásától, gondoljunk erre:Az SAP Concur 2019-es felmérése szerint az üzleti utazók közel 20% azt mondta, hogy inkább fúrják ki a fogukat a fogorvosnál, minthogy kitöltsenek egy költségjelentést.

Az unalmuk miatt általánosan szidott költségelszámolások különösen megterhelőek azok számára, akik olyan munkahelyeken dolgoznak, ahol a kézzel írott nyomtatványokra támaszkodnak. Ezek az alkalmazottak gyakran találják magukat a számlákkal teletömött borítékok között kotorászva, a halvány betűket hunyorogva keresik, hogy melyik taxitársaságot használták Phoenixben, vagy arra próbálnak emlékezni, hogy ki jött el az utazás utolsó napján a happy hourra.

A munka nem könnyebb azok számára sem, akik a jelentéseket fogadják. Az utazási és szórakozási, számviteli vagy pénzügyi adminisztrátorok a dolgozók által felidézett homályos részletekre hagyatkoznak, hogy megerősítsék, hogy kiadásaik megfelelnek a vállalati szabályzatnak, valamint a célország előírásainak és adótörvényeinek.

Ráadásul a jelentések kezelése gyakran olyan időt emészt fel, amelyet más feladatokkal jobban el lehetne tölteni. A Global Business Travel Association 2022-es tanulmánya szerint például minden ötödik jelentés hibát tartalmaz vagy pontosításra szorul - gyakran olyan apróságok miatt, mint egy elírás, egy hiányzó mező vagy egy rosszul megjegyzett dátum. Egy jelentés javítása átlagosan 18 percet vesz igénybe, és 52 dollárba kerül a vállalkozásnak. Az olyan vállalatoknál, ahol az utazás a norma - vagy ahol minden perc prémiumdíjas -, ez gyorsan összeadódik.

Az üzleti utazások pedig nem fognak eltűnni. Az egyre inkább hibrid munkahelyek ellenére a Mastercard 2023-as tanulmánya kimutatta, hogy a nagyvállalatok a következő néhány évben növelni tervezik utazási költségvetésüket, hogy új növekedést hajtsanak végre. A költségelszámolások itt maradnak - de még könnyebbé válhatnak.  

Az üzleti utazók és munkáltatóik feladatának egyszerűsítése érdekében a Mastercard vizsgálja, hogyan lehetne a költségjelentést és a fizetési folyamatot összekapcsolni, hogy mind az üzleti utazók, mind a pénzügyi vezetők számára nagy szükség van a könnyítésre. A Mastercard a szoftverszolgáltatókkal való partnerségre összpontosítva döntő szerepet játszik az ősrégi költségelszámolás modernizálásában.

Vegyük például az SAP Concurral, az integrált utazási és költséggazdálkodási szoftverek világvezető márkájával való együttműködését. A két vállalat nemrégiben kiterjesztette hosszú távú kapcsolatát, hogy tovább egyszerűsítse a költségelszámolásokat. Egy új integráció révén a Mastercard vállalati kártyákkal végrehajtott vásárlások rögzíthetők és automatikusan feltölthetők a Concur Expense platformon, amely azonnal figyelmeztetni tudja az alkalmazottakat, ha további információkra van szükség. Ezekkel a valós idejű kiadási adatokkal a vállalatok jobban megfelelhetnek a kiadási szabályoknak, míg az utazók az automatizált költségelszámolással jobb élményt élvezhetnek. 

"A szoftver és a fizetés összekapcsolása gyökeresen megváltoztatja a vállalatok utazási és költségtérítési gondolkodását" - mondja Chad Wallace, a Mastercard kereskedelmi megoldásokért felelős globális vezetője. "A platformok konvergenciáját látjuk - ahol olyan rendszerek, amelyek korábban nem beszéltek egymással, a hatékonyság növelése érdekében összefognak. A hatás átalakítja a munkavállalói élményt - a költségelszámolás mindkét oldalán."

Mostantól az üzleti utazók egyszerűen csak bedobják a kártyájukat vagy megérintik a fizetést, és a Mastercard vállalati számlákon végrehajtott vásárlások automatikusan bekerülnek a Concur Expense rendszerbe. A fizetési csatornába történő integráció lehetővé teszi, hogy az SAP Concur automatikusan további releváns információkat - például a taxitársaság levelezési címét - vonjon be a Mastercard kereskedői hálózatából.

A Concur Expense a beágyazott mesterséges intelligencia technológiának köszönhetően a megfelelőséget is értékeli, azonnali visszajelzést küld, ha egy költség megkérdőjelezhető, így az alkalmazottak nem költenek tovább olyan pénzt, amelyet esetleg nem térítenek vissza.

Ezek a képességek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy a felhasználókkal akkor lépjenek kapcsolatba, amikor Chris Juneau, az SAP Concur piaci stratégiáért felelős vezetője szerint "az a pillanat, ami számít": éppen fizetés közben. Azzal, hogy a vásárlás időpontjában több információt kérnek - mielőtt elfelejtené, hogy ki volt még a konferencia harmadik estéjén vacsorázni -, a vállalkozások csökkentik a hibák számát és felgyorsítják a jóváhagyásokat.

"A mesterséges intelligencia átveheti a hibakockázatosabb manuális feladatokat, a mobilalkalmazások pedig olyasvalamin keresztül kapcsolódnak az utazókhoz, ami mindig náluk van" - mondja Juneau.

Az SAP Concur például mesterséges intelligenciát épített a Concur Expense megoldásába a költségjelentések egyszerűsítése érdekében. Amikor egy üzleti utazó feltölti a bérelt autóját, a nyugta fényképét feltöltheti az SAP Concur mobilalkalmazásába, az ExpenseIT-be. A mesterséges intelligencia modellek kivonják a kifizetés összegét, a dátumot, az adót, adott esetben a hozzáadottérték-adót és egyéb releváns információkat, és automatikusan kitöltik a költségjelentést.

A szoftver a költségkategóriára is következtet - például meg tudja különböztetni a szállodai számlát a gázszámlától. Ez azt jelenti, hogy a dolgozó zökkenőmentesen, egy fénykép bepattintásával nyújthat be egy költséget, még mielőtt elhajtana a kúttól, így a pénzügyi csapatok valós idejű rálátást kapnak a kiadásokra, hogy biztosítsák a T&E irányelvek betartását.

Az SAP Concur adatai szerint az ExpenseIT segítségével benyújtott jelentéseknek mindössze 1,2% kerül vissza a munkavállalóhoz. Ez a hatékonyság megtakarításokat eredményez: A Concur használatával egy szervezet minden 1000 jelentés után 273 munkaórát és 47 320 dollár termelékenységi költséget takarít meg. Egyes országokban a vállalkozások adókedvezményeket is igénybe vehetnek az időben benyújtott jelentések után.

A jövőben a láthatóság és az átláthatóság javulása a megtakarításokon túlmutató előnyökkel is járhat. Ahogy a fenntarthatósági követelmények világszerte szigorodnak, a digitalizált utazási adatok segítenek a vállalatoknak a szén-dioxid-kibocsátásuk dokumentálásában - és esetleg annak csökkentésében is.

"Képzeljünk el egy olyan világot, ahol a foglalási eszköz automatikusan a legüzemanyag-takarékosabb repülőgépet ajánlja, vagy egy helyi farmtól az asztalig étteremben való foglalást" - mondja Wallace. "Az egyes lehetőségek környezeti következményeinek feltárása segít a munkavállalóknak jobb döntéseket hozni."

A Mastercard valós idejű kiadási adataihoz való hozzáféréssel az SAP Concur tovább frissítheti mesterséges intelligencia modelljeit, hogy több új funkciót is lehetővé tegyen, így a szoftver az utazási kérelemtől a visszatérítésig minden lépést kezelni tud. "Ez nem csak a költségjelentésekről szól" - mondja Juneau. "Ez javítani fogja a teljes végponttól végpontig tartó folyamatot, a foglalástól kezdve. Szeretnénk visszaadni az alkalmazottaknak az idejüket, legyen szó akár az utazókról, akár a pénzügyi és számviteli osztályon dolgozókról, hogy más stratégiai prioritásokra összpontosíthassanak."