Cuatro maneras en que la gestión de T&E puede mantenerse al día con los viajes de negocios

Las predicciones más precisas suelen ser las más flexibles. Considera las predicciones contrastantes de la era Covid sobre si los viajes de negocios, o viajes corporativos, se recuperarían por completo o no.

De alguna manera, ambas predicciones fueron correctas. Y los gerentes de viajes y gastos (T&E), también conocidos como viajes y entretenimiento, necesitan entender por qué.

Las últimas cifras anticipan que el gasto de T&E recuperará su máximo de 1,4 billones de dólares en 2019 en algún momento de 2024 y alcanzará los 1,8 billones de dólares en 2027. En ese sentido, los viajes de negocios van por buen camino hacia una recuperación total.

Sin embargo, el gasto en viajes no es lo mismo que la frecuencia de viajes o el volumen de viajes. Aunque el número de viajes de negocios está aumentando, el gasto en viajes de negocios está aumentando más rápidamente.2

La gente está viajando por períodos más largos que antes. Se acabaron las excursiones lejanas de un día o las reuniones de una noche. Varias reuniones dentro de una región, quizás intercaladas con un período prolongado de trabajo fuera de casa, están en tendencia.

Difícilmente se puede hablar de una reactivación de los viajes de negocios cuando los viajes y los gastos no están sincronizados con respecto a 2019. A medida que la transformación digital se enfrenta a las nuevas fuerzas laborales híbridas y a la creciente preocupación medioambiental, una palabra más apropiada es reencarnación.

Por lo tanto, cuando el 87 % de los responsables de la toma de decisiones de viajes en una encuesta patrocinada por Mastercard están de acuerdo en que los viajes de negocios están en un punto de inflexión con la oportunidad de renovar los sistemas heredados, los gestores de programas de T&E ya no pueden operar como si fuera 2019 de nuevo.3

Aquí tienes cuatro maneras de mantenerte al día.

Nueve de cada diez responsables de decisiones de viajes coinciden en que el futuro de T&E es la convergencia de la gestión de pagos y gastos. Sin embargo, las diferentes necesidades de compra y los nuevos tipos de gastos significan que el 61 % de los responsables de la toma de decisiones ahora dicen que su fuerza laboral híbrida o remota ha hecho que sea más difícil prever y presupuestar los gastos de viaje.

Un enfoque unificado para la planificación de recursos empresariales (ERP) puede ayudar al proporcionar una única fuente de verdad y visibilidad completa de los flujos de pago B2B y T&E. Un matiz clave de T&E es que los responsables de la toma de decisiones sobre viajes están tan interesados en proporcionar esa visibilidad a sus empleados como en obtenerla para ellos mismos.

Quizás no sea sorprendente entonces que los responsables de decisiones de viaje consideren la vinculación de los límites de gasto con los métodos de pago como el principal diferenciador global en los próximos cinco años. Sin embargo, no ayuda cuando los gestores de viajes arriesgan la ineficiencia en la conciliación de cuentas, la supervisión, el flujo de caja e incluso en la prevención del fraude al permitir que los empleados usen tarjetas personales para viajar.

Tarjetas virtuales ofrecen una alternativa. Conservan las ventajas de las tarjetas corporativas físicas, como los datos detallados de las transacciones para la conciliación individual de los pagos, mientras que también permiten a los gestores de T&E aplicar controles de gastos sobre el importe, el período, el tipo y la ubicación de las transacciones. Nueve de cada diez responsables de decisiones de viaje dicen que las tarjetas virtuales serán comunes o un diferenciador en cinco años.

Casi dos tercios de los responsables de decisiones de viajes han encontrado desafíos para proporcionar información eficaz y oportuna sobre las políticas y actualizaciones de T&E a las fuerzas laborales híbridas o remotas, y el 89 % coincide en que necesitan políticas de T&E más dinámicas.

Una revisión de políticas y procedimientos puede asegurar la relevancia empresarial al definir objetivos, realizar un análisis comparativo con los competidores y unificar enfoques entre departamentos y regiones. Los temas pueden variar desde códigos de libro mayor y códigos de categoría de Comercio hasta pagos únicos y gastos de bolsillo.

Sin embargo, tan importante como la relevancia empresarial es la adhesión de los empleados: el 59 % de los responsables de decisiones de viaje tienen dificultades para asegurar que los empleados cumplan con las políticas y controles de gastos.

Las políticas claras ayudan naturalmente, pero las notificaciones en tiempo real sobre el gasto dentro de la política frente al gasto fuera de la política podrían aumentar la adherencia al satisfacer las necesidades de los viajeros en movimiento. Las consideraciones medioambientales, como las que proporcionan las calculadoras de carbono en las aplicaciones bancarias, deberían incluirse como algo habitual.

Comprender el impacto de las emisiones de carbono de las decisiones de viaje es la prioridad principal para los líderes empresariales que definen políticas de viaje. El aumento de las necesidades de seguimiento e informes significa ahora que el 88 % de los responsables de decisiones de viaje ya suministran o planean suministrar datos sobre la huella de carbono a los viajeros de negocios para que tomen decisiones de gasto más informadas.

Como parte integral de una revisión de políticas y procedimientos, una revisión de sostenibilidad incorpora todas las consideraciones fundamentales: objetivos definidos, puntos de referencia competitivos y estrategias a nivel corporativo. Pero la sostenibilidad —o más ampliamente las consideraciones ambientales, sociales y de gobernanza (ESG)— también tiene sus propios impulsos.

Los dos principales impulsos ambientales tienden a ir de la mano. Los mandatos oficiales, como la prohibición de Francia de los vuelos nacionales de corta distancia, a menudo coinciden con las prioridades emergentes de los empleados, como los dos tercios de los encuestados de la UE y EE. UU. que ahora quieren que los viajes aéreos se graven con impuestos más altos.4

Las consideraciones adicionales también abarcan tanto el nivel corporativo como el de los empleados. Algunas herramientas de reserva en línea ya proporcionan información sobre la huella de carbono para ayudar a los viajeros a tomar decisiones de compra más informadas. Mientras tanto, los gestores de viajes pueden utilizar la información para establecer políticas y procedimientos más informados.

La gestión de proveedores de viajes se sitúa en la intersección de la rentabilidad, la satisfacción de los empleados y los objetivos corporativos. La gestión hábil de intereses contrapuestos no siempre es fácil, y el 42 % de las empresas señalan dificultades al negociar contratos con proveedores de viajes.5

El uso mejorado de los datos de ERP coloca a todos los compradores en una mejor posición para negociar con los proveedores. Un atributo específico de T&E es un dato adicional que puede provenir de una empresa de gestión de viajes (TMC) y un sistema de distribución global (GDS).

Las TMC gestionan los viajes de negocios como parte de un GDS, que proporciona a compradores y proveedores un inventario de viajes en tiempo real a través de una red de viajes global. Una red de pagos puede recibir datos de una TMC y emparejar los registros de datos de viaje con las transacciones asociadas.

Los datos de transacciones enriquecidos proporcionan una visión completa de T&E y permiten a los gestores de viajes tomar decisiones de compra más informadas. Los ejemplos incluyen evitar los sobrepagos o garantizar la idoneidad de los beneficios adicionales negociados al por mayor con los proveedores preferidos.

Se espera que el gasto mundial en viajes de negocios alcance su nivel de 2019 de 1,4 billones de dólares en 2024 y llegue a casi 1,8 billones de dólares a finales de 2027. El aumento refleja las opiniones del 88 % de los responsables de la toma de decisiones sobre viajes que coinciden en que los viajes de negocios son esenciales para impulsar el crecimiento de sus organizaciones.

Todo eso suma una gran cantidad de presión sobre los responsables de decisiones de viajes, tanto que el 85 % de ellos cree que un puesto de Chief Travel Officer (CTO) será común en diez años. La gestión simplificada del gasto, las políticas y procedimientos a medida, la sostenibilidad integrada y el rendimiento cuantificado de los proveedores aliviarán gran parte de su carga.

La IA jugará un papel cada vez más importante. Podría actuar como un asistente virtual ayudando con las reservas previas al viaje y guiando las compras dentro de la política frente a las compras fuera de la política durante un viaje, o podría personalizar los programas de recompensas de tarjetas de crédito corporativas para que sean relevantes para el titular de la tarjeta.

Un programa de T&E centrado en los empleados genera viajeros felices, y el 91 % de los responsables de decisiones de viaje planean invertir en inteligencia artificial y aprendizaje automático para ofrecer a los empleados experiencias de viaje más personalizadas.

Tal inversión parece sensata. La mejor manera para que un gestor de T&E se mantenga al tanto de los viajes de negocios es seguir de cerca a los propios viajeros de negocios.

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