Die Generation Z betritt die Arbeitswelt – und sie verändert die Arbeitsweise von Unternehmen.

Als eine meiner Töchter das letzte Mal einen Scheck ausstellen musste, hatte sie keine Ahnung, wo sie einen bekommen sollte.

Sie ist in ihren Zwanzigern. Intelligent, kompetent, digital versiert – und weitgehend unvertraut mit einer Zahlungsmethode, über die jedes Jahr Billionen von Dollar zwischen Unternehmen transferiert werden. Als sie eine Anzahlung leisten musste, fragte sie nicht, wie man den Scheck ausfüllt. Sie fragte, warum sie das tun müsse.

Das Zahlungsverhalten der Verbraucher hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten dramatisch verändert. Millennials nutzen Online-Banking schon fast ihr ganzes Erwachsenenleben lang. Die Generation Z wuchs mit kontaktlosen Zahlungen auf; die Generation Alpha wurde in eine Welt mit digitalen Geldbörsen hineingeboren. Doch ein Großteil der Welt der kommerziellen Zahlungen arbeitet immer noch mit Prozessen, die meine Kinder nie benutzt haben und auch nicht benutzen werden: Bestellungen, Rechnungen und Schecks, alles auf Papier, in Tabellenkalkulationen und von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht.

Als jemand, der seit 25 Jahren in der Zahlungsbranche tätig ist, habe ich miterlebt, wie weit sich der Geldtransfer entwickelt hat. Ich habe aber auch Fälle gesehen, in denen das nicht der Fall war. Ich habe gelernt, dass echter Wandel nicht einfach dadurch entsteht, dass Technologie existiert. Das passiert, wenn sich die Erwartungen ändern. Dieser Wandel ist bereits im Gange und wird von der nächsten Generation von Arbeitnehmern vorangetrieben – einer von ihnen könnte eines Tages Ihr Finanzvorstand sein. 

Die Realität sieht so aus, dass die Zahlungen im Geschäftsverkehr nicht über Nacht oder absichtlich ins Stocken geraten sind. Sie entwickelten sich unter sehr unterschiedlichen Bedingungen. B2B-Transaktionen sind tendenziell größer, komplexer und fragmentierter. Sie umfassen oft mehrere Systeme, Genehmigungsebenen, veraltete ERP-Plattformen und langjährige Lieferantenbeziehungen. In vielen Organisationen haben sich Papierchecks tief verwurzelt, weil sie „funktionierten“ – und wenn ein Prozess einmal funktioniert, hält er sich in der Regel.

Während einige Branchen auf Papier verzichtet haben, haben andere über Jahrzehnte hinweg massiv in Arbeitsabläufe investiert, die auf Papier basieren. Die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe erschien einfacher als deren komplette Überarbeitung. Anstatt also den Zahlungsvorgang selbst zu digitalisieren, haben viele Organisationen einfach den Workflow rund um die Papierdokumente automatisiert.

Trägheit – das ist es, was wir immer wieder hören, wenn wir mit Kleinunternehmern und Finanzabteilungen großer Unternehmen aller Altersgruppen und Branchen über den Umgang ihrer Organisation mit Schecks sprechen. Ein älterer Herr, der in der Gastronomie arbeitet, gab zu, dass „digitale Zahlungen bei mir manchmal durcheinander geraten“ und beschrieb sein System folgendermaßen: „Die Lieferanten kommen herein, geben mir die Rechnung, einen Monat später hole ich sie alle ab, nehme sie mit nach Hause, setze mich mit einem Taschenrechner hin, addiere alles und schreibe den Scheck.“ 

Eine junge Frau aus dem Großhandel sagte unterdessen: „Unser Geschäft wird von der älteren Generation geführt, und deren Vorliebe ist es, immer per Scheck zu bezahlen.“ Anschließend merkte sie an, dass eine Reihe anstehender Pensionierungen Veränderungen auslösen könnte. 

Diese Trägheit hat ein System geschaffen, das zwar funktionsfähig, aber fragil ist und zunehmend nicht mehr mit den heutigen Arbeitsweisen von Unternehmen vereinbar ist. Und das birgt ein reales Risiko. 

Schecks zählen nach wie vor zu den betrugsanfälligsten Zahlungsmethoden im B2B-Bereich. Es mangelt ihnen an Echtzeit-Transparenz, sie sind schwer von Anfang bis Ende nachzuverfolgen und bieten nur begrenzte Kontrollmöglichkeiten, sobald sie die Hände einer Organisation verlassen haben. Und trotz der Verfügbarkeit digitaler Alternativen machen Schecks immer noch Billionen von Dollar an Rechnungszahlungen pro Jahr aus.

Manuelle Prozesse schränken die Kontrolle ebenfalls ein. Wenn Daten verzögert, unzusammenhängend oder unvollständig sind, verlieren Finanzteams die Möglichkeit, den gesamten Zahlungslebenszyklus – von der Rechnungsstellung über die Genehmigung bis zur Auszahlung – nachzuvollziehen. Das erschwert die Steuerung des Cashflows, die Durchsetzung von Richtlinien und die Betrugsprävention.  

Die gleichen Prinzipien, die den Zahlungsverkehr für Verbraucher revolutioniert haben – Geschwindigkeit, Einfachheit, Vertrauen und Intelligenz – gelten in gleicher Weise auch für kommerzielle Zahlungsströme. Das bedeutet, die Ein-Klick-Funktionalität auf Bereiche wie Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung, Lieferantenzahlungen, Geschäftsreisen und Auszahlungen auszuweiten.

Dieser Wandel wird zunehmend durch eingebettete Finanzierungslösungen vorangetrieben. Zahlungen sind kein separater Arbeitsablauf mehr, der erst nach Abschluss der Arbeit erfolgt. Sie sind ein natürlicher Bestandteil der Geschäftsprozesse beim Kauf, Verkauf und Cashflow-Management. Wenn Zahlungen direkt in ERP-Systeme oder Beschaffungs- oder Ausgabenplattformen integriert werden, erfolgen sie kontextbezogen, mit weniger Schnittstellen und weniger Reibungsverlusten. Für eine Generation, die eine Welt voller Pop-up-Fenster und manueller Umgehungslösungen nie kennengelernt hat, fühlt sich das ganz natürlich an. Für Unternehmen bedeutet dies schnellere Umsetzung, bessere Daten und eine strengere Kontrolle.

Der Abschied vom Papier eröffnet völlig neue Möglichkeiten. Virtuelle Karten ermöglichen beispielsweise Echtzeitdaten für die Nachverfolgung und Rückverfolgbarkeit sowie individuell anpassbare Ausgabenlimits für eine bessere Kontrolle durch das Unternehmen. Dadurch werden Reibungsverluste beseitigt und das Betrugsrisiko verringert, während gleichzeitig Transparenz und Compliance verbessert werden.

Und die Revolution im Verbraucherzahlungsverkehr ist noch nicht zu Ende. Die Sicherheitsfunktionen entwickeln sich ständig weiter, darunter die Entstehung tokenisierter Anmeldeinformationen, die für den Handel in großem Umfang eingesetzt werden können. Mit zunehmender Reife dieser Innovationen werden sie sich nicht länger auf Anwendungsfälle für Endverbraucher beschränken. Sie werden zunehmend definieren, was Unternehmen von kommerziellen Zahlungen erwarten – von höherer Sicherheit über intelligentere Daten bis hin zu reibungsloseren Abläufen von Anfang bis Ende. 

Die Mitarbeiter der Generation Z stellen nicht nur veraltete Prozesse in Frage – sie demonstrieren Alternativen. Sie beherrschen den Umgang mit digitalen Werkzeugen. Sie erwarten integrierte Nutzererlebnisse. Und sie sind weit weniger tolerant gegenüber manuellen Umgehungslösungen, die sie verlangsamen. Ja, das Gleiche kann man auch über Millennials sagen. Der Unterschied zu früher besteht jedoch darin, dass moderne Lösungen keine massiven Vorabinvestitionen oder zeitaufwändige Implementierung erfordern. 

Als Angehöriger der Generation X erinnere ich mich noch daran, dass die Bereitstellung von Software vor Ort vier bis zwölf Monate dauerte. Diese Zeiten sind vorbei. Jetzt laden wir einfach eine App herunter und schon kann es losgehen. Digitale kommerzielle Zahlungslösungen lassen sich schnell implementieren, nahtlos integrieren und anhand realer Daten erprobt.

Wenn jüngere Arbeitnehmer zeigen können, dass die Digitalisierung nicht nur den Komfort, sondern auch die Geschwindigkeit, Sicherheit und Kontrolle verbessert, verändert das die Diskussion. Modernisierung ist kein „nice to have“, sondern eine Wettbewerbsnotwendigkeit.

Die Generation Z tritt in einem Moment in den Arbeitsmarkt ein, in dem Technologie und Dringlichkeit endlich übereinstimmen. Da Erwartungen und Möglichkeiten aufeinandertreffen, stehen kommerzielle Zahlungen kurz davor, den Anschluss an die digitale Welt zu finden, in der sie bereits existieren.