Das ist das Ende des Spesenberichts, wie wir ihn kennen.

Um zu verstehen, wie sehr sich Angestellte vor dem Ausfüllen von Spesenabrechnungen fürchten, bedenken Sie Folgendes: In einer Umfrage von SAP Concur aus dem Jahr 2019 gaben fast 20 % der Geschäftsreisenden an, dass sie sich lieber die Zähne beim Zahnarzt bohren lassen würden, als eine Spesenabrechnung auszufüllen.

Spesenabrechnungen sind aufgrund ihrer Langatmigkeit allgemein verpönt und stellen insbesondere für diejenigen eine große Belastung dar, die an Orten arbeiten, an denen handschriftliche Formulare verwendet werden. Diese Angestellten müssen oft in Umschlägen voller Quittungen wühlen, die schwache Schrift entziffern, um herauszufinden, welches Taxiunternehmen sie in Phoenix benutzt haben, oder sich anstrengen, sich daran zu erinnern, wer am letzten Tag der Reise zur Happy Hour dabei war.

Die Arbeit ist auch für diejenigen, die Berichte erhalten, nicht einfacher. Administratoren im Bereich Reisen und Unterhaltung, Buchhaltung oder Finanzen sind auf die vagen Details angewiesen, an die sich die Mitarbeiter erinnern können, um zu bestätigen, dass ihre Ausgaben sowohl den Unternehmensrichtlinien als auch den Vorschriften und Steuergesetzen des Ziellandes entsprechen.

Darüber hinaus beansprucht die Bearbeitung von Berichten oft Zeit, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte. Laut einer Studie der Global Business Travel Association aus dem Jahr 2022 enthält beispielsweise jeder fünfte Bericht Fehler oder bedarf der Klärung – oft aufgrund von Kleinigkeiten wie einem Tippfehler, einem fehlenden Feld oder einem falsch erinnerten Datum. Im Durchschnitt dauert die Korrektur eines Berichts 18 Minuten und kostet das Unternehmen 52 Dollar. In Unternehmen, in denen Reisen zur Norm gehören – oder in denen jede Minute kostbar ist – summiert sich das schnell.

Und Geschäftsreisen werden nicht verschwinden. Trotz einer zunehmend hybriden Arbeitswelt zeigte eine Mastercard-Studie aus dem Jahr 2023 , dass große Unternehmen planen, ihre Reisebudgets in den nächsten Jahren zu erhöhen, um neues Wachstum anzukurbeln. Spesenabrechnungen werden auch weiterhin bestehen – aber sie können einfacher werden.  

Um Geschäftsreisenden und ihren Arbeitgebern die Aufgabe zu erleichtern, prüft Mastercard Möglichkeiten, die Spesenabrechnung mit dem Zahlungsprozess zu verknüpfen, um sowohl Geschäftsreisenden als auch Finanzmanagern die dringend benötigte Erleichterung zu verschaffen. Durch die Fokussierung auf Partnerschaften mit Softwareanbietern spielt Mastercard eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung des althergebrachten Spesenabrechnungssystems.

Nehmen wir beispielsweise die Zusammenarbeit mit SAP Concur, einer weltweit führenden Marke für integrierte Reise- und Spesenmanagement-Software. Die beiden Unternehmen haben kürzlich ihre langjährige Partnerschaft ausgebaut, um die Spesenabrechnung weiter zu vereinfachen. Dank einer neuen Integration können Einkäufe, die mit Mastercard-Firmenkarten getätigt werden, erfasst und automatisch in die Concur Expense-Plattform eingetragen werden. Die Plattform kann dann die Mitarbeiter sofort benachrichtigen, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Mit diesen Echtzeit-Ausgabendaten können Unternehmen eine bessere Einhaltung der Spesenrichtlinien erreichen, während Reisende von einer verbesserten Erfahrung durch die automatisierte Spesenabrechnung profitieren. 

„Die Verknüpfung von Software und Zahlungsabwicklung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen über Reisen und Ausgaben denken, grundlegend“, sagt Chad Wallace, globaler Leiter für kommerzielle Lösungen bei Mastercard. „Wir erleben eine Konvergenz der Plattformen – Systeme, die zuvor nicht miteinander kommunizierten, kommen zusammen, um die Effizienz zu steigern.“ Die Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung sind grundlegend – und zwar für beide Seiten des Spesenabrechnungsvorgangs.“

Geschäftsreisende können jetzt einfach ihre Karte einstecken oder kontaktlos bezahlen, und Einkäufe, die über Mastercard-Firmenkonten getätigt werden, werden automatisch in Concur Expense erfasst. Durch die Integration in den Zahlungskanal kann SAP Concur automatisch zusätzliche relevante Informationen – wie beispielsweise die Postanschrift eines Taxiunternehmens – aus dem Händlernetzwerk von Mastercard abrufen.

Mithilfe integrierter KI-Technologie prüft Concur Expense auch die Einhaltung der Vorschriften und sendet sofortiges Feedback, wenn eine Ausgabe fragwürdig ist, damit die Mitarbeiter kein Geld ausgeben, das möglicherweise nicht erstattet wird.

Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, mit dem Nutzer in dem Moment in Kontakt zu treten, den Chris Juneau, Leiter der Marktstrategie bei SAP Concur, als „den entscheidenden Moment“ bezeichnet: genau dann, wenn er eine Zahlung tätigt. Indem Unternehmen bereits zum Zeitpunkt des Kaufs mehr Informationen anfordern – bevor sie vergessen haben, wer am dritten Abend der Konferenz noch beim Abendessen dabei war – reduzieren sie Fehler und beschleunigen die Genehmigungsprozesse.

„KI kann die fehleranfälligeren manuellen Aufgaben übernehmen, und mobile Apps verbinden sich mit dem Reisenden über etwas, das er immer bei sich hat“, sagt Juneau.

SAP Concur hat beispielsweise künstliche Intelligenz in seine Concur Expense-Lösung integriert, um die Spesenabrechnung zu optimieren. Wenn ein Geschäftsreisender seinen Mietwagen betankt, kann er ein Foto des Belegs in die mobile App SAP Concur ExpenseIT hochladen. KI-Modelle extrahieren den Zahlungsbetrag, das Datum, die Steuer, gegebenenfalls die Mehrwertsteuer und weitere relevante Informationen und füllen den Spesenbericht automatisch aus.

Die Software erkennt auch die Ausgabenkategorie – sie kann beispielsweise eine Hotelrechnung von einer Tankquittung unterscheiden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung nahtlos mit nur einem Foto einreichen kann, noch bevor er von der Zapfsäule wegfährt. Dadurch erhalten die Finanzabteilungen einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben und können die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien sicherstellen.

Laut Daten von SAP Concur werden nur 1,2 % der mit ExpenseIT erstellten Berichte an den Mitarbeiter zurückgegeben. Diese Effizienz führt zu Einsparungen: Für je 1.000 Berichte, die ein Unternehmen mit Concur bearbeitet, werden 273 Arbeitsstunden und 47.320 US-Dollar an Produktivitätskosten eingespart. In einigen Ländern können Unternehmen auch Steuervorteile für zeitnah eingereichte Berichte in Anspruch nehmen.

Zukünftig könnten diese Verbesserungen in Bezug auf Sichtbarkeit und Transparenz über die reinen Einsparungen hinausgehende Vorteile bringen. Da die Anforderungen an Nachhaltigkeit weltweit immer strenger werden, helfen digitalisierte Reisedaten Unternehmen dabei, ihren CO2-Fußabdruck zu dokumentieren – und ihn möglicherweise sogar zu verringern.

„Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihr Buchungstool Ihnen automatisch einen Flug mit dem treibstoffsparendsten Flugzeug oder eine Reservierung in einem lokalen Restaurant mit regionalen Produkten empfiehlt“, sagt Wallace. „Die Offenlegung der Umweltauswirkungen jeder Option wird den Mitarbeitern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.“

Durch den Zugriff auf die Echtzeit-Ausgabendaten von Mastercard kann SAP Concur seine KI-Modelle kontinuierlich aktualisieren, um weitere neue Funktionen zu ermöglichen. Dadurch kann die Software jeden Schritt von der Reiseanfrage bis zur Kostenerstattung verwalten. „Es geht hier nicht nur um die Spesenabrechnung“, sagt Juneau. „Dadurch wird der gesamte Prozess, angefangen bei der Buchung, verbessert.“ Wir möchten unseren Mitarbeitern, ob Reisenden oder Mitarbeitern im Finanz- und Rechnungswesen, ihre Zeit zurückgeben, damit sie sich auf andere strategische Prioritäten konzentrieren können.“