Vier Möglichkeiten, wie das Reisekostenmanagement mit den Geschäftsreisen Schritt halten kann

Die präzisesten Vorhersagen sind in der Regel die flexibelsten. Betrachten wir die gegensätzlichen Prognosen aus der Covid-Ära, ob sich Geschäftsreisen vollständig erholen würden oder nicht.

Irgendwie waren beide Vorhersagen richtig. Und auch Reise- und Spesenmanagement (auch bekannt als Reisekosten und Bewirtung) muss verstehen, warum.

Die neuesten Zahlen gehen davon aus, dass die Ausgaben für Reisen und Unterhaltung ihren Höchststand von 1,4 Billionen US-Dollar aus dem Jahr 2019 im Laufe des Jahres 2024 wieder erreichen und im Jahr 2027 1,8 Billionen US-Dollar erreichen werden.1 In diesem Sinne ist der Geschäftsreiseverkehr auf einem guten Weg zu einer vollständigen Erholung.

Die Reisekosten sind jedoch nicht gleichzusetzen mit der Reisehäufigkeit oder dem Reisevolumen. Während die Anzahl der Geschäftsreisen zunimmt, steigen die Ausgaben für Geschäftsreisen noch schneller.²

Die Menschen reisen länger als früher. Weit entfernte Tagesausflüge oder Übernachtungstreffen sind ausgeschlossen. Mehrere Meetings innerhalb einer Region, die gegebenenfalls mit längeren Arbeitsaufenthalten außerhalb des Wohnorts einhergehen, sind im Trend.

Von einer Wiederbelebung des Geschäftsreiseverkehrs kann man kaum sprechen, wenn Reisen und Ausgaben im Vergleich zu 2019 nicht im Einklang stehen. Angesichts der Herausforderungen durch die digitale Transformation, neue hybride Arbeitsformen und wachsende Umweltbedenken ist der Begriff Reinkarnation treffender.

Wenn also 87 % der Reiseentscheider in einer von Mastercard gesponserten Umfrage der Meinung sind, dass Geschäftsreisen an einem Wendepunkt stehen und die Chance bieten, veraltete Systeme zu überarbeiten, können die Verantwortlichen für Reisekostenprogramme nicht länger so weitermachen, als wäre es wieder 2019.3

Hier sind vier Möglichkeiten, wie sie mithalten können.

Neun von zehn Entscheidungsträgern im Reisebereich sind sich einig, dass die Zukunft des Reise- und Spesenwesens in der Verschmelzung von Zahlungsabwicklung und Kostenmanagement liegt. Unterschiedliche Einkaufsbedürfnisse und neuartige Ausgabenarten führen jedoch dazu, dass 61 % der Entscheidungsträger angeben, dass ihre hybride oder dezentrale Belegschaft die Prognose und Budgetierung von Reisekosten erschwert hat.

Ein einheitlicher Ansatz für Enterprise Resource Planning (ERP) kann hilfreich sein, indem er eine zentrale Datenquelle und vollständige Transparenz der Zahlungsströme im B2B- und T&E-Bereich bietet. Eine wichtige Nuance im Bereich Reisekostenabrechnung ist, dass Entscheidungsträger im Reisebereich ebenso daran interessiert sind, ihren Mitarbeitern diese Transparenz zu bieten, wie sie diese selbst zu erhalten.

Es überrascht daher wohl kaum, dass Entscheidungsträger im Reisesektor die Verknüpfung von Ausgabenlimits mit Zahlungsmethoden als das wichtigste globale Unterscheidungsmerkmal in den nächsten fünf Jahren ansehen. Es hilft jedoch nicht, wenn Reisemanager Ineffizienz bei der Kontenabstimmung, der Aufsicht, dem Cashflow und sogar der Betrugsprävention riskieren, indem sie Mitarbeitern erlauben, private Kreditkarten für Reisen zu verwenden.

Virtuelle Karten bieten eine Alternative. Sie bieten weiterhin die Vorteile physischer Firmenkarten, wie z. B. detaillierte Transaktionsdaten für den direkten Zahlungsabgleich, und ermöglichen es den Reisekostenmanagern gleichzeitig, Ausgabenkontrollen hinsichtlich Betrag, Zeitraum, Art und Ort der Transaktionen anzuwenden. Neun von zehn Entscheidungsträgern im Reisebereich gehen davon aus, dass virtuelle Karten in fünf Jahren entweder alltäglich sein oder ein Alleinstellungsmerkmal darstellen werden.

Fast zwei Drittel der Reiseentscheider gaben an, Schwierigkeiten zu haben, hybride oder Remote-Arbeitskräfte effektiv und zeitnah über Reisekostenrichtlinien und deren Aktualisierungen zu informieren, und 89 % stimmten zu, dass sie dynamischere Reisekostenrichtlinien benötigen.

Eine Überprüfung der Richtlinien und Verfahren kann die Geschäftsrelevanz sicherstellen, indem Ziele definiert, ein Vergleich mit Wettbewerbern angestellt und Vorgehensweisen über Abteilungen und Regionen hinweg vereinheitlicht werden. Die Themen können von Hauptbuchcodes und Händlerkategorien bis hin zu Einmalzahlungen und Auslagen reichen.

Genauso wichtig wie die geschäftliche Relevanz ist jedoch die Einhaltung durch die Mitarbeiter: 59 % der Reiseentscheider haben Schwierigkeiten, die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien und -kontrollen durch die Mitarbeiter sicherzustellen.

Klare Richtlinien sind natürlich hilfreich, aber Echtzeitbenachrichtigungen über Ausgaben, die den Richtlinien entsprechen bzw. nicht entsprechen, könnten die Einhaltung der Richtlinien verbessern, indem sie den Bedürfnissen von Reisenden unterwegs gerecht werden. Umweltaspekte, wie sie beispielsweise durch CO2-Rechner in Banking-Apps berücksichtigt werden, sollten selbstverständlich einbezogen werden.

Das Verständnis der Auswirkungen von Reiseentscheidungen auf die CO2-Emissionen hat für Unternehmensleiter, die Reiserichtlinien festlegen, oberste Priorität. Der gestiegene Bedarf an Nachverfolgung und Berichterstattung führt dazu, dass bereits 88 % der Reiseentscheider Geschäftsreisenden Daten zum CO2-Fußabdruck zur Verfügung stellen oder dies planen, um ihnen eine fundiertere Ausgabenplanung zu ermöglichen.

Als integraler Bestandteil einer Überprüfung der Richtlinien und Verfahren umfasst eine Nachhaltigkeitsprüfung alle Kernaspekte: definierte Ziele, Wettbewerbsbenchmarks und unternehmensweite Strategien. Doch auch die Nachhaltigkeit – oder allgemeiner die Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte (ESG) – hat ihre eigenen Triebkräfte.

Die beiden wichtigsten Umweltantriebe gehen in der Regel Hand in Hand. Offizielle Vorgaben, wie das Verbot von Kurzstreckenflügen innerhalb Frankreichs, stimmen oft mit den neuen Prioritäten der Arbeitnehmer überein, wie etwa den zwei Dritteln der Befragten in der EU und den USA, die eine stärkere Besteuerung von Flugreisen wünschen.4

Weitere Überlegungen betreffen gleichermaßen die Unternehmens- und die Mitarbeiterebene. Einige Online-Buchungstools bieten bereits Informationen zum CO2-Fußabdruck an, um Reisenden zu helfen, fundiertere Kaufentscheidungen zu treffen. Gleichzeitig können Reisemanager die Informationen nutzen, um fundiertere Richtlinien und Verfahren festzulegen.

Das Management von Reiseanbietern liegt im Schnittpunkt von Kosteneffizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenszielen. Der geschickte Umgang mit widerstreitenden Interessen ist nicht immer einfach, und 42 % der Unternehmen berichten von Schwierigkeiten bei der Aushandlung von Verträgen mit Reiseanbietern.⁵

Durch eine verbesserte Nutzung von ERP-Daten sind alle Käufer in einer besseren Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Ein spezifisches T&E-Attribut sind zusätzliche Daten, die von einem Reisemanagementunternehmen (TMC) und einem globalen Distributionssystem (GDS) stammen können.

TMCs verwalten Geschäftsreisen im Rahmen eines GDS, das Käufern und Anbietern Reiseangebote in Echtzeit über ein globales Reisenetzwerk bereitstellt. Ein Zahlungsnetzwerk kann Daten von einem Reisebüro empfangen und Reisedaten mit zugehörigen Transaktionen abgleichen.

Die angereicherten Transaktionsdaten bieten dann einen vollständigen Überblick über Reisekosten und ermöglichen es Reisemanagern, fundiertere Einkäufe zu tätigen. Beispiele hierfür sind die Vermeidung von Überzahlungen oder die Sicherstellung der Angemessenheit von Zusatzleistungen, die im Rahmen von Pauschalverträgen mit bevorzugten Lieferanten ausgehandelt wurden.

Die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen werden voraussichtlich im Jahr 2024 wieder das Niveau von 1,4 Billionen US-Dollar aus dem Jahr 2019 erreichen und bis Ende 2027 auf fast 1,8 Billionen US-Dollar ansteigen.⁶ Der Anstieg spiegelt die Ansichten der 88 % der Reiseentscheider wider, die der Meinung sind, dass Geschäftsreisen für das Wachstum ihrer Organisationen von entscheidender Bedeutung sind.

Das alles führt zu einem enormen Druck auf die Entscheidungsträger im Reisebereich – so sehr, dass 85 % von ihnen glauben, dass die Rolle des Chief Travel Officer (CTO) in zehn Jahren üblich sein wird. Vereinfachtes Ausgabenmanagement, maßgeschneiderte Richtlinien und Verfahren, integrierte Nachhaltigkeit und quantifizierte Lieferantenleistung werden ihnen einen Großteil ihrer Last abnehmen.

Künstliche Intelligenz wird eine zunehmend wichtige Rolle spielen. Es könnte als virtueller Assistent fungieren, indem es bei Buchungen vor der Reise hilft und während einer Reise zwischen richtlinienkonformen und nicht richtlinienkonformen Käufen unterscheidet, oder es könnte Prämienprogramme für Firmenkreditkarten personalisieren, um sie für den Karteninhaber relevanter zu machen.

Ein mitarbeiterorientiertes Reisekostenprogramm sorgt für zufriedene Reisende, und 91 % der Reiseentscheider planen, in KI und maschinelles Lernen zu investieren, um den Mitarbeitern personalisiertere Reiseerlebnisse zu bieten.

Eine solche Investition erscheint klug. Für einen Reisekostenmanager ist der beste Weg, über Geschäftsreisen auf dem Laufenden zu bleiben, der beste Kontakt zu den Geschäftsreisenden selbst zu pflegen.

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