18 Möglichkeiten zur Optimierung der Geschäftsreisekosten

Der persönliche Kontakt mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitern kann zu hervorragenden Geschäftsergebnissen führen. Laut einer Studie aus dem Jahr 2023 gaben 88 % der Reiseentscheider an, dass Geschäftsreisen für das Wachstum von Unternehmen von entscheidender Bedeutung seien. Wie gestalten führende Unternehmen ihre Geschäftsreise- und Spesenprogramme, um die Notwendigkeit der Kostenkontrolle mit den Vorteilen von mehr persönlichen Begegnungen in Einklang zu bringen?

Wir haben 18 Strategien zusammengestellt, die führende Unternehmen in jeder Phase ihrer Entwicklung zur Optimierung der Geschäftsreisekosten anwenden. Springen Sie zu dem Abschnitt, der Sie am meisten interessiert:

Nachdem das E-Commerce-Team jahrelang seine digitalen Angebote optimiert hatte, war es nun bereit, über die Empfehlung zusätzlicher interessanter Produkte hinauszugehen und sich auf solche zu konzentrieren, von denen man sich erhoffte, dass sie das Engagement steigern würden. Nach einem Test, bei dem die herkömmlichen, auf maschinellem Lernen basierenden Empfehlungen auf der Homepage verglichen wurden, stellte GlassesUSA.com fest, dass der ausgeklügelte Deep-Learning-Algorithmus von Dynamic Yield eine Steigerung der Käufe um 68 % und des Umsatzes um 88 % erzielen konnte – und das alles mit nur einem einzigen Widget.

Eine Reisemanagement-Plattform für Flugtickets, Hotels und Bodentransporte kann Ihren Mitarbeitern helfen, richtlinienkonforme Entscheidungen zu treffen, die auch ihren Reisepräferenzen entsprechen.

Tools für Geschäftsreisen bündeln relevante Reiseinformationen von verschiedenen Plattformen und Anbietern an einem zentralen Ort. Sollten sich Pläne ändern, bietet die Plattform gegebenenfalls auch einfache, den Richtlinien entsprechende Umbuchungs- und Stornierungsmöglichkeiten an.

Obergrenzen für individuelle Reisekosten für Unterkunft, Verpflegung und Transport vor Ort können übermäßige Ausgaben verhindern und zur Kostenkontrolle beitragen. Viele Unternehmen stellen Reisenden stadt- oder reisezielspezifische Budgets zur Verfügung und nutzen Daten von Reisemanagementunternehmen, Beratern oder aus ihren eigenen Spesenabrechnungen, um die Kosten zu schätzen. Laut unserer jüngsten Umfrage zu Reisekostenrichtlinien integrieren mehr als 6 von 10 Unternehmen Reisekostenrichtlinien und -prozesse in Online-Buchungs- oder Spesenabrechnungstools, um die Entscheidungen der Mitarbeiter als innerhalb oder außerhalb der Unternehmensrichtlinien liegend zu kennzeichnen.

Frühbucher profitieren oft von günstigeren Preisen für Flüge und Unterkünfte. Um dies zur gängigen Praxis zu machen, kann Ihre Firmenreiserichtlinie einen Zeitrahmen für die Buchung von Reisen im Voraus festlegen und Kurzentschlossene daran erinnern, wenn sie außerhalb der Richtlinie liegen.

Reiseanbieter wissen um die Vorteile, dauerhafte Beziehungen zu Unternehmen aufzubauen. Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen bemühen sich oft darum, die bestmöglichen Preise zu erzielen, die den individuellen Reisebedürfnissen und dem Reisevolumen Ihres Unternehmens entsprechen.

Wenn Sie die Verhandlung lieber den Profis überlassen möchten, können Sie ein Reisemanagementunternehmen beauftragen, in Ihrem Namen Firmenrabatte auszuhandeln und Ihnen bei der Optimierung Ihrer Geschäftsreisekosten zu helfen.

Die Erfassung eines größeren Anteils der Reisekosten über Kreditkarten kann wertvolle organisatorische Vorteile bieten:

• Leicht zugängliche Transaktionen können helfen, die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren und die Transparenz zu erhöhen.
• Eine aussagekräftige Berichterstattung auf Transaktionsebene kann die Kreditorenbuchhaltungsprozesse optimieren.
• Mitarbeiter erhalten eine Reiseversicherung, Concierge-Service, Telemedizin und Zugang zu Flughafenlounges.

Virtuelle Karten und mobile virtuelle Karten sind eine weitere Option. Sie verwenden temporäre, zufällig generierte Kartennummern und sind mit einem Finanzierungskonto mit einem festgelegten Kreditrahmen verknüpft. Sie geben Unternehmen mehr Kontrolle über die Ausgaben, da sie individuelle Parameter festlegen können, wie, wann und wo die Karte eingesetzt wird.

61 % der Entscheidungsträger im Reisebereich gaben an, dass ihre Organisation Reisende dazu ermutigt, nachhaltige Optionen zu buchen. Dies kann viele Formen annehmen. Ein gängiger Ansatz besteht darin, regionale oder nationale Richtlinien umzusetzen, die den Schienenverkehr gegenüber dem Flugverkehr bevorzugen. Andere verfolgen Richtlinien, um Tagesausflüge mit dem Flugzeug zu minimieren.

Eine weitere Maßnahme ist die Reduzierung von Mehrfachfahrten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, mehrere Besprechungen am selben Ort zu planen, um die Effizienz zu steigern, oder ausgewählte Besprechungen auf Videokonferenzen umzustellen.

Falls ein Transport auf dem Boden erforderlich ist, sollten die Mitarbeiter dazu angehalten werden, die Kosten für Mitfahrgelegenheiten oder Mietwagen zu teilen, um die Gesamtkosten und den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.

Freizeitreisende machen im Vergleich zu den Trends vor der Covid-Pandemie längere Urlaube . Da die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben immer mehr verschwimmen, verlängern viele Angestellte ihre Geschäftsreisen, um die Zeit am Zielort auch außerhalb der Arbeitszeit zu genießen. Wenn Mitarbeitern die Möglichkeit geboten wird, Reisen zu verbinden („Bleisure“), kann dies die Flexibilität bei der Planung ihrer Reise erhöhen und die gesamten Reisekosten reduzieren.

Werden die Spesenabrechnungen Ihres Teams zwar zeitnah eingereicht, verweilen dann aber aufgrund der Prüfung und Genehmigung bei der Geschäftsleitung?

Für viele Unternehmen ist dieser Prozess komplex und zeitaufwändig. Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit einer klaren und prägnanten Richtlinie, die bestimmte Ausgaben vorab genehmigt und Erwartungen hinsichtlich der Genehmigungsfristen festlegt.

Ein virtuelles Kartenprogramm ist eine weitere Möglichkeit, Ausgaben schneller abzuwickeln. Virtuelle Karten verfügen über erweiterte Daten, die mit jeder Nutzung verknüpft sind, und sind häufig in Spesenabrechnungssysteme integriert. Durch diese Datenintegration können Ihre Backoffice-Prozesse optimiert werden, beispielsweise durch die Automatisierung des Ausgabenabgleichs für Finanzteams.

Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitern zu ihren Reiseerfahrungen, um den Reisebedarf mit Kosteneinsparungsmaßnahmen in Einklang zu bringen. Feedback kann dabei helfen, festzustellen, welche Ausgaben für Ihr Team wichtig sind und welche Sie reduzieren können, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit und das Unternehmenswachstum zu beeinträchtigen. Regelmäßige Umfragen nach Reisen und Mitarbeiterbefragungen können Ihnen helfen, Möglichkeiten zur Reduzierung unnötiger Reisekosten und zur Verbesserung der Einhaltung von Richtlinien zu identifizieren.

Außerhalb des Arbeitsumfelds erwarten die Menschen komfortable, mobile und cloudbasierte Technologien. Viele erwarten das heute auch am Arbeitsplatz. Automatisieren Sie Ihren Spesenabrechnungsprozess, um kostspielige Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Digitale Kopien von Belegen können die Spesenabrechnung vereinfachen. Stellen Sie sich vor, Ihr Team könnte eine Spesenabrechnung ganz einfach per Foto einreichen. Die Echtzeit-Transparenz der Ausgaben kann Finanzteams dabei helfen, die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien sicherzustellen und Berge von Papierbelegen zu vermeiden. Sofern die Steuergesetze dies zulassen, können Sie erwägen, bei Transaktionen unter einem bestimmten Betrag auf die Belegpflicht zu verzichten.

Durch eine sachgerechte Kategorisierung der Reisekosten können Sie Ausgabentrends leichter analysieren und so Einsparungen erzielen. Eine Reisemanagement-Softwareplattform kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie Firmenkartentransaktionen direkt in ihr System integriert.

Wenn Sie Ihr Team darüber aufklären, wie Reisekosten korrekt abgerechnet werden, können Sie häufige Fehler vermeiden und die Unternehmensrichtlinien einhalten. Mehr als 55 % der Unternehmen mit jährlichen Reisekosten von über 50 Millionen US-Dollar verpflichten ihre Mitarbeiter, Schulungen zu den Reise- und Spesenrichtlinien einzusehen oder daran teilzunehmen. Manche Unternehmen verlangen sogar, dass Mitarbeiter einen Test bestehen, bevor sie eine Firmenkreditkarte erhalten.

Überprüfen Sie regelmäßig die Ausgabenmuster, um die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien zu verbessern und Einsparungen zu erzielen. Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren wie die durchschnittlichen Kosten pro Reise, die Einhaltungsquoten der Reiserichtlinien und die gesamten Reiseausgaben. Ein Vergleich Ihrer Ausgaben mit branchenüblichen Richtwerten kann Möglichkeiten zur Kostenoptimierung aufzeigen. Branchenverbände, Beratungsunternehmen und Reisemanagementgesellschaften bieten oft unterschiedlich detaillierte Vergleichsdaten für Geschäftsreisen an.

Statistische Modelle können historische Daten nutzen, um Reisemuster, Nachfrageschwankungen und Preistrends vorherzusagen. Diese Erkenntnisse können Ihnen helfen, Lieferantenverhandlungen zu führen, Schwankungen im Reise- und Verpflegungsbedarf vorherzusehen und Ihre Geschäftsreisekosten zu optimieren.

Steuerliche Abzüge für Reisekosten können dazu beitragen, die Kosten von Geschäftsreisen zu optimieren. Erstellen Sie eine detaillierte Ausgabenliste (mit oder ohne Ausgabenmanagement-Tool), um festzustellen, welche Arbeitsausgaben am Ende des Jahres steuerlich absetzbar sind. Zu den erstattungsfähigen Ausgaben können die Kosten für Flugtickets und andere Transportmittel, Unterkunft, Verpflegung, geschäftliche Kommunikation und Geschäftsveranstaltungen gehören.

Um Möglichkeiten zur Aushandlung besserer Preise und Zahlungsbedingungen zu finden, überprüfen Sie die mit Geschäftsreiseanbietern wie Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen vereinbarten Bedingungen. Sie könnten beispielsweise vorschlagen, die Zahlungsmethoden zu wechseln, um die Einsparungen zu maximieren. Virtuelle Karten bieten denselben Komfort und dieselben Sicherheitsvorteile wie physische Firmenkarten – und ermöglichen Ihnen gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Ausgaben durch Betrag, Zeitraum, Art und Ort der Transaktionen.

Die Optimierung von Geschäftsreisekosten erfordert einen strategischen Ansatz, der die Planung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Reiserichtlinien und -praktiken umfasst. Diese 18 Strategien können Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, die Reisekosten zu senken – und gleichzeitig die Art und Weise zu verbessern, wie Ihre Mitarbeiter reisen, um Ihr Unternehmen voranzubringen.