Cuando Jennifer Miller decidió dar el salto y comenzar su propia empresa, sabía que necesitaría bastantes recursos para empezar, especialmente en lo que se refiere al manejo del dinero.

"Soy muy buena para lo que hago, que es ventas, pero la contabilidad no es mi fuerte"; dice Miller, fundadora y dueña de Printing & Promotional Partners en Jacksonville, Florida.

Se decidió por QuickBooks como paquete de software para ayudarla a tener los libros y administrar cifras de ventas, inventario, facturación, cuentas por cobrar, datos del cliente y otras cosas.

"QuickBooks es muy informativo", dice. "Nos da mucha información sobre ventas y costos". Con un cargamento de gráficos, diagramas y opciones para producir informes, el software le daría una idea clara de lo que estaba haciendo y lo que tenía que hacer.

O eso era lo que creía.

No pasó mucho tiempo antes de que Jennifer se encontrara trabajando torpemente con el software y dedicando mucho tiempo a tratar de entenderlo.

"Era difícil establecer el plan de cuentas y hacer una lista de los ítems", dice, por lo que decidió pedir la ayuda de un contador para que revisara lo que había hecho hasta el momento.

Resulta que Jennifer había hecho el plan de cuentas de la manera difícil, ítem por ítem, incluyó hasta el último lápiz, gorro, posavasos y llavero por separado. Algo demasiado tedioso, le dijo el contador. Póngale a todo el nombre de "producto promocional" y ahórrese los detalles para la descripción del asiento.

Una solución más integrada
Joe Kennedy, autor de The Small Business Owner's Manual, dirige un servicio de teneduría de libros y contabilidad que le ahorraría dolores de cabeza a los dueños de empresas como Jennifer. Complemente su software de contabilidad con el trabajo experto de un contador de carne y hueso. "Una cosa es entender el software y otra distinta es entender contabilidad", dice Kennedy.

A los dueños de pequeñas empresas, en general, no les gusta ceder el control de esa parte clave del negocio o quieren ahorrar dinero haciéndolo ellos mismos, dice. Sin embargo, sólo llegan a un 70 a 80 por ciento de asientos correctos si lo hacen ellos.

Paul Brazina, decano suplente de la School of Business en La Salle University en Filadelfia, explica que aun cuando los dueños de pequeñas empresas puedan tener los libros en orden gracias a programas como QuickBooks o Peachtree; esos programas no le ayudarán a tomar las grandes decisiones, como alcanzar un objetivo de crecimiento, si aumentar el personal o si satisfacer las necesidades de dotación contratando empleados o subcontratando.

"Si espera que el software tome el lugar de la inteligencia humana, eso no sucederá", Branzina dice. "Si las empresas creen que pueden reemplazar a las personas con software, puede ser a la larga un desastre para ellas".

La imagen más amplia
Un contador le puede ayudar a entender mejor la perspectiva más amplia, dice John Barsella, socio de Blackman Kallick en Chicago. Eso es especialmente importante en el caso de las empresas familiares, donde algunas veces " entran en juego las emociones y otros factores intangibles", dice. "Un contador puede rápidamente identificar los matices en el entorno comercial y los libros para aconsejar a los dueños sobre los mejores caminos a seguir en distintas situaciones".

El cumplimiento de las normas tributarias básicas es un área obvia en que los dueños de empresas le pasan los libros a un experto. Más allá de llenar papeles y presentarlos, un contador puede ayudar a un empresario a tomar decisiones sobre el mejor camino para un plan de jubilación y planificación de propiedad basadas en todo tipo de temas: la naturaleza del negocio, el desempeño de la empresa, las necesidades y objetivos del dueño, su tolerancia al riego, para comenzar.

Barsella dice que los dueños de empresas pueden no estar conscientes de las cosas que pueden hacer para mejorar su situación financiera, cosas que muy probablemente un software no mostraría, como es el caso de ajustar una cuenta de jubilación individual o apurar o hacer más lento ciertos gastos y deducciones para ayudar a conducir la empresa hacia el tramo tributario deseado.

Que necesita saber
El dueño de una empresa que trata de decidir si contratar un contador o sólo utilizar un paquete de software debería hacer dos preguntas básicas, dice Christopher G. Gamble, contador público y planificador financiero certificado de Kroner Gamble & Company, P.C. en Rochester, Nueva York.:

1. ¿Qué software de contabilidad proporcionará la mejor información?
Algunas empresas que mantienen inventario tienen que informar sobre ingresos y gastos con en el método de contabilidad basado en "lo devengado", lo que significa que el ingreso se asienta en libros cuando se hace una venta y los gastos cuando se reciben los servicios o la mercadería, independientemente de cuando el dinero para esas ventas o servicios cambie de manos. Para ese tipo de negocio, el software de contabilidad tiene que rastrear el inventario, crear órdenes de compra y registrar y administrar cuentas por cobrar y por pagar, dice Gamble.

Otras empresas pueden preferir el uso del método de contabilidad en "efectivo" lo que significa que las ventas y gastos se ingresan en los libros según cuando se hace un pago o cuando un cheque se deposita o se extiende. Eso significa que puede que no se necesite la característica de rastreo detallado.

2. ¿Tenemos los antecedentes financieros y el tiempo necesarios para garantizar registros contables precisos?
"Dejando de lado por un momento si el dueño tiene las habilidades financieras para mantener los libros apropiadamente o no, a menudo está tan ocupado manejando el negocio que no tiene tiempo para dedicarse a la función de contabilidad", dice Gamble. "Francamente, la mayoría de los dueños agrega más valor al resultado final si no realiza la función contable".

Para el empresario que quiere seguir trabajando sólo, sin embargo, hay otro nuevo modelo de software que está captando la atención: arrendar software en línea. OpenAir, por ejemplo, es un servicio financiero basado en la Internet que usan los dueños de empresa en línea y arriendan mensualmente. La empresa dice que es "como un súper Excel". Atrae a las pequeñas empresas, consultores, grupos de servicios profesionales y otros que necesitan rastrear proyectos y horas trabajadas para facturación.

Ya sea comprar software o contratar los servicios de un contador humano, Gamble señala que lo más importante es garantizar información exacta. "El dicho de "si entra basura, sale basura" se aplica definitivamente a los sistemas de contabilidad", plantea. "Mientras más detalle se introduzca al sistema, mas detallados son los análisis e informes que el dueño de la empresa puede utilizar".

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