Tiene el plan de negocio, espacio de oficina y un superávit de ambición, pero mantener el éxito de su negocio va a requerir más que una sólida ética de trabajo. Necesitará la tecnología adecuada sin gastar inadecuadamente. Pero ¿dónde comienza?¿cómo sabe que software computacional es esencial?

Hay muchos recursos para asistirlo a comenzar. Las revistas como Entrepreneur e Inc. tienen secciones dedicadas a la tecnología de la pequeña empresa con guías que pueden ayudarlo a tomar la decisión correcta. También puede conseguir ayuda a través de los mismos fabricantes y minoristas, como Dell, Gateway, Lenovo, HP, CDW y Best Buy's Geek Squad. Alguno de sus empleados o contratar un consultor en Informática puede ser una buena inversión. También puede negociar para conseguir capacitación que venga incluida en una compra de tecnología.

Conozca lo básico
Aun cuando las empresas pueden usar plataformas específicas y conjuntos de software para sus industrias, muchas de las herramientas básicas cotidianas son las mismas. No importa que tipo de empresa tenga, la mayoría de los expertos están de acuerdo en las aplicaciones esenciales. Éstas son: procesador de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correo electrónico, un buscador, herramientas contables y financieras, y software de seguridad como antivirus y tecnología firewall. Los productos Microsoft Office (Microsoft Office Small Business 2007) se han transformado en una herramienta de negocios casi universal y son ampliamente considerados como el sistema más popular para oficina en el mundo. Joe Kennedy, autor de The Small Business Owner's Manual, sugiere comenzar con Microsoft Office, que incluye Word para procesamiento de texto, Excel para planillas de cálculo, Outlook para correo electrónico y administración de contactos y PowerPoint para presentaciones de diapositivas. Los programas opcionales en la suite de Microsoft Office incluyen un programa para base de datos (Access) y un programa de diseño para materiales de marketing (Publisher) pero dependiendo de su contexto puede que no necesite estos opcionales, dijo.

Debería tener un programa de contabilidad a su disposición, afirma y sugiere Intuit QuickBooks para este tipo de tarea. "Si no usa un programa de contabilidad, puede pagar honorarios de teneduría de libros mucho más altos y terminar con libros menos precisos", dice. "Pero el mero hecho de comprar un buen programa de contabilidad no lo convierte en un buen contador. Estos programas no enseñan teoría contable y suponen que el usuario sabe de débitos y créditos". Muchos negocios contratan expertos para mantener los libros precisos.



En estos días, la seguridad electrónica es un tema de moda. Debe tener un buen programa de antivirus/seguridad, como Symantec o McAfee y Spybot Search y Destroy o Webroot Spy Sweeper, dice Kennedy.

La gestión de las relaciones con el cliente es otra área que cubrir. "Recomiendo muchísimo un programa de gestión de relaciones con el cliente de grado comercial (CRM) como es el caso de ACT! o Goldmine", dice Kennedy. "Si no lo hace, su nueva empresa se quedará en los 70 y los competidores con más conocimiento le darán un paliza".

Sepa lo que es mejor para Ud.
En muchos ámbitos, se necesita además software específico de la industria e incluso ciertas plataformas en una suite de software básico para oficina. Muchas empresas de diseño y editoriales usan computadores Apple y software Mac, por ejemplo, que parece ser la preferencia de la industria. Algunas empresas podrían preferir los Mac por razones estéticas. Aunque no importa cuan hermoso es ese iMac, los PCs parecen ser el estándar general de las empresas. Ramon Ray, predicador de tecnología y editor de Samllbiztechnology.com, dice que los sistemas PC son mejores para las empresas en general ya que tienen más software y más soporte. Por lo tanto, piense en lo que necesita basándose en lo que su proyecto entregará a los clientes.

Gordon Bridge, presidente y CEO de CM IT Solutions, Inc. de Austin, Texas, señala que hay paquetes de aplicaciones diseñados para automatizar procesos para las industrias específicas.

Una oficina de abogados, por ejemplo, usaría paquetes hechos especialmente para ese tipo de ámbito. Muchos paquetes de aplicaciones verticales se integran bien con los programas como QuickBooks, dice. Intuit da una lista de vínculos hacia empresas socias que fabrican aplicaciones compatibles.

Evalúe contratar un consultor
Dependiendo de sus habilidades y experiencia, contratar un consultor puede ser una inversión valiosa. Costará algo de dinero pero es la manera más rápida y eficaz de garantizar que se ha hecho bien, dice Kennedy.

Joshua Feinberg, cofundador de Computing Consulting 101 en West Palm Beach, Florida, está de acuerdo. Dice que el primer lugar donde un dueño de una pequeña empresa debe empezar es con un consultor informático competente. Agrega que un profesional estará allí a cada paso para asegurarse que el negocio esté funcionando desde la perspectiva del hardware y aplicaciones. Los consultores pueden también contratarse temporalmente para ayudarlo a definir sus necesidades de tecnología.

Hay que tener tanto cuidado al elegir el consultor informático como a un abogado. "Las pequeñas empresas deberían considerar a los consultores de informática como un servicio contable, alguien que es como un empleado de jornada parcial", dice. "Lo clave es verlos como un recurso que brinda asesoría confiable en esa área".

"Contrata un contador público porque no quiere demorarse 6 meses en aprender el código tributario", dice. "Si realmente quiere enfocarse en su negocio, es bueno gastar dinero en un consultor, así no queda entrampado en tratar de resolver sus propios problemas informáticos". Los costos varían enormemente dependiendo del tamaño de su empresa y sus necesidades informáticas.

Un consultor puede ayudar a decidir que programas comprar y que alternativas son más costo efectivas, dice Feinberg. "Una de las mayores preocupaciones de la pequeña empresa es sacar la mayor ventaja del dinero", dice. "Algunas personas en los negocios de productos para la oficina tienen conocimiento, pero lo más probable es que no le puedan brindar el tipo de experiencia en profundidad que un consultor contratado puede entregar". Pero si tiene habilidad con los computadores y tiene tiempo, puede hacerlo usted mismo y por menos dinero, dice Kennedy.



Sepa cuanto es suficiente
Si decide hacerlo sólo, asegúrese de hacer su tarea. Hay tantas opciones que decidir puede ser abrumador, dice Bridge. Algunos fabricantes intentarán vender más y configurar máquinas con más de lo necesario, dice Ray. "Tener parlantes sofisticados o el disco duro más grande, por ejemplo, y gastar mucho dinero no tiene mucho sentido".

Pero es también posible descuidar algo y subconfigurar. La seguridad a menudo se ignora o no se piensa mucho en ella, dice Ray. Gastar demasiado poco puede ser un problema. "Todos quieren ahorrar dinero", señala. "Dicen "sólo quiero algo que dure tantos años", pero recibe lo que paga".

Frecuentemente el software se empaqueta con herramientas innecesarias o que la persona no sabe como usar por falta de capacitación, dice. Las pequeñas empresas suelen olvidarse de las variadas características disponibles en su software y se concentran sólo en aquellas esenciales para hacer el trabajo inmediato, dice Kennedy. En consecuencia, pocas personas usan más del 5% de las características disponibles en los programas como Microsoft Word o Excel, dice.

"Si se aprende una pequeña característica cada dos días, se producirán enormes aumentos de productividad con el tiempo y este software muy productivo se transformará en una inversión aun mejor", dice. "Y ya que estos programas permanecerán durante mucho tiempo, las inversiones en aprender nuevas características se compensarán muchas veces tanto para el usuario como para la empresa.

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