En unos pocos años, se produjo una explosión en el uso de nuevas tecnologías como mensajería instantánea, servicio telefónico de Voice over Internet Protocol (VoIP), acceso WiFi a Internet, video conferencia y teléfonos celulares inteligentes. A medida que estas nuevas tecnologías se arraigan más en la sociedad, las empresas de menor tamaño verán aumentadas las oportunidades de mejorar los procesos y contactarse con los clientes.

Si adopta demasiadas tecnologías nuevas con mucha rapidez, se arriesga a pasar la mayor parte de sus días integrándolas y no haciendo el trabajo real.

En esta era obsesionada con los aparatos y con la hipermultitarea, ¿Cómo sabe qué tecnologías ayudarán a su pequeña empresa a mejorar la productividad y rentabilidad? A diferencia de grandes corporaciones, no tiene el beneficio de un gran departamento de informática, pero igual puede tomar decisiones sólidas e informadas de tecnología.

Estos son 10 consejos para ayudarle a tomar decisiones sabias sobre las inversiones en tecnología:

1. Piense en el retorno sobre la inversión. Antes de adoptar cualquier nueva tecnología, pregunte si mejora la eficiencia operacional, incrementa la productividad o ayuda a controlar los costos. Si no, no lo compre.

"Su competidor puede haber comprado recién un nuevo paquete de administración de la relación con el cliente o un tablet PC, pero eso no significa necesariamente que deba hacerlo", dice Ramon Ray, autor y editor de Smallbiztechnology.com. "Tiene que determinar si el retorno sobre la inversión vale la pena el costo de la nueva tecnología".

2. Escoja tecnología que evolucione con su negocio. Cualquier nueva tecnología debería integrarse transparentemente en su empresa y soportar sus metas actuales. Debería apoyar sus futuras necesidades con un mínimo de upgrades. ¿El producto de base de datos que va a comprar lo hará rehén de otras tecnologías o crecerá con usted?", dice Ray.

3. Piense en el soporte. Averigüe lo que está disponible en términos de servicio y soporte. Sus proveedores deberían brindar soporte continuo para upgrades de software menores y mayores. Evite paquetes de soluciones que ya no sean soportados o paquetes de propietario que nadie más usa.

4. No deje que el costo sea el único factor de decisión. No tome decisiones de compra basadas sólo en el precio al seleccionar la tecnología de precio más bajo. Escoger sólo la tecnología menos cara puede dejarlo con muy poca capacidad, lo que cuesta tiempo y dinero en el largo plazo.

"Estoy a favor que la gente compre computadores más rápidos porque permanecen actualizados", dice Rafe Needleman, editor plenipotenciario general de CNET.com. "Videos de más alta calidad llegan a la Internet, de manera que los computadores requieren más poder de procesamiento para verlos. Comprar un computador más avanzado cada tres a cinco años en vez de un computador barato cada año o dos le ahorrará tiempo y muchos dolores de cabeza".

Esto no significa que tenga que comprar necesariamente productos que están al tope de la línea. "Nunca compre el computador más rápido que exista", dice Christopher Null, periodista experimentado en tecnología y asesor de "The Working Guy" para el nuevo sitio Web Yahoo! Tech. "Existe un gran aumento de precios para las máquinas más sofisticadas. Si escoge un computador con un 20% menos de poder de procesamiento que el modelo más rápido no notará la diferencia en desempeño".

5. No sea un conejillo de indias. Es tentador ser el primero en probar el último sistema operativo o aplicación Windows. Pero dejemos que la discreción sea la mejor parte del valor. "Todos quieren ser el primero en la cuadra con lo último y lo más fantástico, pero es mejor que espere tres o cuatro meses hasta que los problemas se hayan solucionado", dice Null.

6. Piense en una empresa de segundo línea. No se preocupe de comprar productos de marca conocida. Los computadores se han vuelto un commodity lo que significa que la marca no es necesariamente garantía de la mejor calidad. Puede implicar, eso si, que va a conseguir el mejor soporte técnico. Sólo tenga en mente que los computadores se han vuelto más fáciles de mantener y reparar, por lo tanto, siempre puede contratar a alguien local para que haga las reparaciones a un precio razonable.

Y nunca compre una garantía extendida. "Es muy probable que su computador no se eche a perder en los primeros dos a tres años, lo que significa que gastó 200 a 300 dólares en una extensión de garantía que se podrían haber invertido en una máquina nueva", dice Null.

7. Piense en el minorista. Una consideración más importante que la marca es el minorista que es por lo general la primera línea de soporte técnico en caso que tenga problemas. El minorista tiene un interés creado en mantenerlo contento, usted vale potencialmente decenas de miles de dólares en negocios en el transcurso de los años, así es que asegúrese que el minorista tenga una buena política de devoluciones y que no cobre comisiones por reposición de inventario.

8. Consiga servicio telefónico VoIP. VoIP no es sólo menos caro, diga adiós a los cobros de larga distancia, ofrece muchas características que no están disponibles en las líneas terrestres estándar, como la capacidad de traspasar llamadas desde la oficina a su hogar o teléfono celular, o que su correo de voz sea llevado a su correo electrónico.

9. No descuide las cosas gratuitas. La proliferación de herramientas, aplicaciones y servicios sin costo disponibles en la Internet es prueba una vez más que las mejores cosas de la vida son gratis. Y eso no sólo significa cuentas de correo electrónico o mensajería instantánea gratis.

"Algunas alternativas de aplicaciones son bastante buenas y pueden incluso hacer más cosas que las aplicaciones tradicionales", dice Needleman de CNET. Por ejemplo, ZoHo writer es tan bueno como Word y puede hacer mucho más que otros procesadores de texto, como permitir que dos usuarios trabajen en el documento simultáneamente o compartan un documento sin necesidad de enviar archivos por e-mail.

OpenOffice.org proporciona un procesador de texto, planilla de cálculo, paquete de presentaciones y base de datos compatibles con Microsoft Office. Los nuevos calendarios de Yahoo! y Google entregan alternativas gratuitas a Outlook. Otros productos gratis le permiten enviar y recibir faxes, crear PDF, colaborar en proyectos y realizar teleconferencias.

10. Encuentre un asesor informático. Así como muchas empresas contratan los servicios de un abogado o un contador público certificado, es a menudo conveniente encontrar un proveedor de soluciones o algún tipo de experto en tecnología. Otra opción es reunir un grupo de soporte regional para su tipo de empresa en que pueda encontrar gente que enfrenta los mismos desafíos.

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