La mayoría de los dueños de empresas están tan ocupados alcanzando sus sueños que las nimiedades de los temas monetarios son una reflexión posterior. Pero si resuelve los problemas monetarios sobre la marcha puede dañar sus metas financieras a largo plazo, señalan los dueños de empresas experimentados.

"Muchos de nosotros actuamos apresuradamente y esperamos lo mejor", dice Suzi Berman, dueña de D. Media Graphic Design en Dallas. "He visto otros dueños de empresas meterse en problemas y da miedo. Hice crecer mi negocio a un ritmo lento y constante. Pude darme cuenta cuando era demasiado rápido y bajaba la velocidad antes de sufrir un daño financiero. Si tiene que tomar riesgos para crecer, vaya y tómelos. Pero evalúe cuidadosamente donde aterrice antes de saltar de nuevo".

Considere estas soluciones para cuatro problemas comunes de dinero que podrían ayudarle a superar su dilema monetario más reciente.

Problema 1: Los clientes no le pagan a tiempo para cumplir con las facturas de sus proveedores.
El flujo de caja es uno de los mayores problemas para las pequeñas empresas, según Linda Forman, contadora pública certificada en Evaston, Ill., que se especializa en asesorar empresarios. Las personas a quienes les falta el capital adecuado se encuentran fácilmente en problemas, dice.

"Nunca piensan en el dinero de emergencia que necesitarán", dice Forman. "Creen que en el minuto que envían la factura, les van apagar, pero eso no toma en cuenta el retraso y no ponen un colchón financiero".

Solución: Pida una línea de crédito por más dinero del que cree va a necesitar. Luego ofrezca incentivos en forma de descuentos para alentar a los clientes a pagar a tiempo.

Christine Nelson, dueña de Foam Industries Inc. en Champlin, Minnesota, sugiere duplicar sus solicitudes de crédito en cuanto a lo que piensa necesitará. "Es difícil conseguir más dinero después. Si le aprueban 100.000 dólares y luego encuentra que necesita otros 50.000 no se los darán hasta que pague los 100.000. Cuesta más de lo que piensa"; dice. Verifique información de préstamos SBA.

Ella ofrece un descuento a los clientes que le pagan dentro de 10 días. Porque un descuento de un 1% es un estándar dentro de su industria, ella lo subió a un 2%. "Nos ayudo a mantener nuestro flujo de caja", dice. También incluye el descuento cuando fija el precio original. Esto compensa cualquier pérdida financiera.

Problema 2: No puede decidir entre los métodos de contabilidad en base a efectivo o a lo devengado
Peter Georgatsos, presidente y copropietario de Fotis and Son Imports Inc., empresa de importación de alimentos y vino griegos en Huntington Beach, California. Cuando se hizo cargo del negocio de su padre, se usaba un método de contabilidad basado en efectivo. Éste le exigía registrar los ingresos cuando recibía el efectivo y los gastos cuando los pagaba independientemente de cuando facturaba. Para mantener actualizado el inventario, tenían que depender de la línea de crédito del banco.

Solución: Escoja el método más apropiado para su operación comercial y utilice un buen software contable junto con la asesoría de un contador entendido.

Georgatsos recientemente cambió a un sistema en base a lo devengado. Tiene que informar los ingresos en el período fiscal cuando los obtiene y deducir los gastos en el año en que incurrió en ellos y no en el año en que los paga.

También instaló el software de contabilidad MAS90. Ingresa información al sistema y su contador entra de manera remota para comprobar que los asientos correspondan a las cuentas. "Cuando lo hacíamos a la manera antigua, les llevábamos todos los comprobantes y teníamos que esperar a fuesen ingresados", dice. "Había muchas posibilidades de error. Ahora tenemos toda la información a la mano y podemos ver las tendencias mes a mes y anuales".

QuickBooks es un buen software para los dueños de empresas, dice Forman. "Es fácil de comprender y bastante universal", dice y, más encima, puede pagar una tarifa más baja para que un auxiliar de contabilidad revise periódicamente su trabajo para detectar errores.

Sin embargo, seguirá necesitando un contador de jornada completa afirma Julie Gnerre-Bourgeois, que es dueña de Giuseppe's Pizzería & Ristorante en Meredith, N.H., y confía en su contador para que haga el trabajo de oficina que ella no puede realizar por estar muy ocupada.

"Podría pasar horas y horas en el [papeleo], lo que no me permitiría ocuparme de lo más importante", dice.

A diferencia de Georgatsos, utiliza contabilidad en base a efectivo porque es más apropiada para su negocio. "Un restaurante no es el tipo de negocio en que uno espera a que le paguen", dice. "Su ingreso es a pedido. Lo que entra, entra y lo que sale, sale. Me gusta saber lo que tengo".

Problema 3: No puede decidir si contratar más personal
Georgatsos recuerda cuando contrató un chofer para hacer entregas. Hasta entonces, él, su padre y hermana hacían las entregas. La contratación parecía dolorosa en ese momento. "El conductor quería un cantidad X de dinero y yo me preguntaba si podría sacarlo de mis ingresos", recuerda.

Solución: Si está desperdiciando tiempo en tareas no relacionadas con sus fortalezas, puede permitírselo.

"Ahora puedo ver que es mejor contratar a alguien para que haga algo que estaba ocupando mi tiempo", dice Georgatsos. "Ahora, tengo más de 35 empleados". Recalca que cuando contrate, hágalo en forma gradual. "Llegue al punto en que necesite a la persona como para que se justifique y entonces hágalo. La planilla de pagos es algo que uno debe de inmediato, por ende, podría afectar el flujo de caja".

Puede reducir los costos contratando ayuda según se necesite. Berman, la diseñadora gráfica, tenía 7 personas de jornada completa. Hace dos años, transformó su agencia en una operación virtual, se deshizo de espacio de oficina y convenció a estas personaspara que trabajen desde su casa. "Sigo teniendo 7 empleados pero son free lance (independientes) y se les paga por proyecto", dice.

Si tiene dudas, use la felicidad del cliente como barómetro, dice Gnerre-Bourgeois. "Si suena el teléfono y nadie contesta, ha perdido probablemente un negocio. Se necesita dinero para ganar dinero. A veces, me excedo un poco en la cantidad de personal para poder brindar una fantástica atención al cliente", agrega.

Problema 4: Necesita algo caro
El negocio de Georgatsos ha crecido y lo mismo ocurre con sus gastos fijos. Tuvo que conseguir camiones, propiedades e incluso un nuevo sistema telefónico.

Georgatsos está de acuerdo en comprar buenos equipos, cuidarlos y venderlos cuando llegue el momento. "Somos dueños de nuestro propio edificio y equipos. Controlamos nuestro destino", dice.

Forman afirma que mucha gente comete el error del arriendo. "Alguien está ganando dinero con el arriendo y puede que no sea usted. Tiene sentido arrendar ciertas cosas por el mantenimiento, o el hecho que pueda hacer un upgrade, como una fotocopiadora cara. Pero no es el caso de un computador y uno se sorprende con la cantidad de gente que lo hace", dice.

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