MasterCard Pequeña Empresa

Cuando una empresa de blancos continuó cobrando en exceso al Restaurante P.J. Clarke ubicado en Chicago, el ex Director de Operaciones Mark O'Sullivan no perdió tiempo en llevar esta situación al presidente de los proveedores. "Probablemente dejé 10 mensajes de voz en su casilla", dice O'Sullivan. Dejó un mensaje cada cierta cantidad de horas hasta que se pudo comunicar con el presidente. La Táctica de O'Sullivan podría parecer agresiva pero los resultados de su perseverancia hablan por si solos: La empresa de blancos la dio a P.J. Clarke un crédito por casi 10.000 dólares.

Para O'Sullivan, el monitoreo constante de los precios del proveedor es un deber. "Se sabe que tienen un precio para aquellos que no hacen preguntas y otro para aquellos que si las hacen. Si no consulta o no examina la situación, le van a dar ese precio más alto", dice.

Las empresas más pequeñas tienden a quedarse atrapadas con los precios más elevados a menos que o hasta que negocien un mejor trato. Garantice que su empresa quede dentro de la categoría de precios competitivos con las siguientes estrategias.

Negocie como un profesional
Cuando busque un proveedor envíe una solicitud de cotizaciones de precios a la mayor cantidad de empresas posible. Una vez que haya reducido su selección a unos pocos contendores, compare. "Yo les digo desde un principio: "Déme su mejor precio", dice O'Sullivan. " Después de que se dé cuenta que no van a darle el mejor precio que pueden…[Entonces] Ud. dice "éste está un par de dólares más bajo que tú en este ítem y un poco menos en este otro", señala O'Sullivan . "Si no lo especifica, harán una baja generalizada ".

Sin embargo, tenga cuidado de no negociar en forma tan inflexible que sus proveedores no obtengan una utilidad razonable, comenta Marc Freeman, presidente de Marc Freeman & Associates en Fairfield, Iowa. Tenga siempre en mente el impacto en sus operaciones comerciales y en la motivación de sus empleados si no recibiera utilidades justas por parte de sus clientes.

Seleccione el proveedor correcto
Una vez que ha determinado que empresa le gustaría utilizar, es importante pedir referencias y ponerse en contacto con ellas. Al hacerlo tendrá la oportunidad de calibrar el tipo de servicio que puede esperar que le entreguen los vendedores potenciales. "El precio es una cosa pero la calidad y la confiabilidad son también significativos", señala O'Sullivan.

Comprenda las interconexiones en las operaciones de los proveedores
"Muchas veces la razones por las cuales las tiendas no obtienen el mejor trato es porque no comprenden realmente a sus proveedores", dice Freeman. A veces, las empresas suponen que sus proveedores están siendo obstinados o se están aprovechando de la situación sin tener un conocimiento profundo de como funcionan las operaciones de sus proveedores. Pero, una vez que el dueño de la empresa se familiariza con ellas, se vuelve más fácil llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.

Aunque es bueno formular preguntas a medida que surjan, Freeman sugiere hacer la siguiente desde el principio:¿Cuál es su cronograma de envíos?¿Cuál es su política de devoluciones?¿Cómo maneja los productos defectuosos? Si se paga por adelantado/a tiempo, ¿hay un descuento?.

Cuando decida acudir a un proveedor específico, asegúrese de poner el acuerdo por escrito. "Si quiere hacer un buen trato, no llegue a un acuerdo verbal ni con apretones de mano", dice O'Sullivan. Establecer un seguimiento en papel es una de las mejores formas de seguro que le puede proporcionar a su negocio. "Muchas veces he tenido que enviar un fax o un correo electrónico con la copia de algo diciendo: Oiga, este es el precio que acordamos, así es que arréglelo". Pero sin eso [acuerdo firmado] no tiene nada en que apoyarse", dice.

Monitoreo de precios
Todo el trabajo que requiere negociar un buen acuerdo tendrá poco significado si no monitorea los precios de los proveedores. P.J.Clarke's tiene procesos instalados para comparar los precios acordados con los precios reales. La persona que inicialmente acepta una entrega verificará el precio contra la orden de compra. P.J. Clarke's también cuenta con una segunda persona que revisa todas las facturas para asegurarse que reflejen el precio correcto.

Negociar con el precio incorrecto
Si la persona que acepta la entrega se da cuenta que el precio no corresponde, hay dos formas de manejar la situación. Si el proveedor ha demostrado ser confiable y recto, P.J.Clarke's aceptará la entrega y verá lo del tema del precio después. Pero si la integridad del proveedor es cuestionable, el restaurante rechazará el pedido hasta que se corrija el problema con el precio.

Cuando se descubre que el precio no es el correcto, O'Sullivan dice que prefiere dar a los proveedores el beneficio de la duda. Plantea el tema diciendo "estoy seguro que no lo sabían, pero…" en lugar de emplear un tono acusatorio. Sin embargo, si el mismo error en el precio se repite unas cuantas veces, O'Sullivan reaccionará llamando al presidente de la compañía.

Precio a largo plazo
O'Sullivan insta a los dueños de empresas a que comparen los precios de los proveedores en cada oportunidad que tengan. Como mínimo, hagan un análisis anual, o incluso mejor, realicen un análisis trimestral. "A la larga puede ayudar a su resultado final", dice O'Sullivan.

Volver a Biblioteca de Temas Esenciales para la Empresa