A maioria das pequenas empresas bem-sucedidas possuem planos financeiros minuciosos e os tratam como recursos dinâmicos em vez de deixá-los criando mofo em uma prateleira qualquer.
"Gerenciar suas metas financeiras significa estar alerta às tendências do seu setor e se certificar de que está se adaptando a essas tendências", diz Linda Pinson, autora de Keeping the Books: Basic Recordkeeping and Accounting for Small Business.
Eis aqui alguns conselhos de Pinson e de outros especialistas sobre como um plano financeiro o ajudará a atingir suas metas empresariais e pessoais, e quando e como revisá-lo.
Os mapas evitam que você se perca
Harvey Reiner, consultor financeiro da AXA ADVISORS, de Rochester, N.Y., diz que há dois tipos de empresários -os que têm uma mapa e os que improvisam. Ele aconselha os que se intimidam diante do processo de planejamento financeiro que o deleguem para alguém capacitado dentre o seu pessoal ou que trabalhe com um consultor financeiro externo. "Muitos empresários conhecem seu ramo mas conhecem muito pouco sobre fluxo de caixa, investimentos com benefícios fiscais, contas de previdência privada, ou como economizar para poder expandir", diz Reiner. "É nessa hora que alguém com uma bagagem de planejamento financeiro pode ajudar bastante."
Você crescerá mais depressa
Alan Weiss, consultor de desenvolvimento organizacional e autor, diz que as empresas freqüentemente fixam um número arbitrário e comemoram quando o alcançam de forma constante sem pensar se essa meta deveria ser mais alta. "As suas metas são baixas demais se forem facilmente atingidas", diz ele. A monitoração regular dos seus números lhe permite estabelecer metas de crescimento mais apropriadas.
Você vai começar a viver
As metas de uma empresa são freqüentemente motivadas pelo que o proprietário quer realizar em sua vida pessoal. Talvez seja aposentar-se com uma certa idade, contribuir para o fundo de investimento de uma universidade, ter tempo para treinar times de futebol ou ajudar instituições filantrópicas. Revisar regularmente o plano financeiro para se certificar de que ele está alcançando essas metas pessoais o ajudará a fazer os ajustes necessários, tais como aumentar preços ou descontinuar produtos não rentáveis, o que manterá a sua vida nos eixos. "A sua empresa é um combustível para a sua vida, não ao contrário", diz Weiss.
A empresa atrairá melhores funcionários
Os melhores funcionários esperam os melhores benefícios e remuneração. Você não consegue oferecer ou ter cacife para eles sem um plano financeiro que o ajude a estruturar a empresa de forma que possa fornecer plano de saúde, plano de aposentadoria ou bônus vinculados ao sucesso da empresa. A saúde financeira da empresa e o custo desses benefícios devem ser monitorados regularmente.
O seu banco ficará feliz
Pinson é membro do conselho de administração da Small Business Financial Development Corp., que fornece garantias de empréstimo estatal para empresas que talvez não se qualificassem para os empréstimos garantidos da SBA. "Às vezes os pedidos são rejeitados porque a empresa não consegue fornecer as informações financeiras necessárias", diz ela. "Nós levamos em consideração a administração financeira de uma empresa. Se ela não estiver monitorando e atualizando seu plano financeiro regularmente, isso aparecerá quando a empresa solicitar um empréstimo."
Mudanças acontecem
E você pode reagir à mudança mais depressa se tiver planejado com antecedência. Kathleen Seitz Watson, diretora gerente do escritório de Cleveland da CBIZ Accounting, Tax & Advisory, usa um restaurante local bem-sucedido como exemplo. Uma cadeia nacional de restaurantes abre um restaurante perto do seu, e todos os seus clientes habituais querem ir lá para ver como é. "Isso tem um impacto financeiro sobre o seu negócio", diz Seitz Watson.
Revise o plano pelo menos trimestralmente
Embora uma empresa madura num setor estático talvez consiga ir tocando ao revisar seu plano financeiro uma vez por ano, é melhor revisá-lo no mínimo trimestralmente. Um pequeno empresário analisa certos números a cada dois meses. "Tudo nos negócios começa com o lucro bruto, então eu projeto e reviso toda área de custos de minha empresa a cada dois meses", diz Judah Lerer, proprietário da CSI Office Solutions em Spring Valley, N.Y., e da Office Zone, em Fall River, Massachusetts. "É assim que eu sei se preciso cortar despesas ou se posso fazer uma compra inesperada."
Pinson sugere analisar a demonstração de resultados no fim de cada mês e revisar as projeções de fluxo de caixa de forma condizente.
Revise o plano quando as coisas mudarem
Essas situações podem incluir: Você contrata ou perde pessoas-chave na empresa; você aumenta uma divisão, depósito ou prédio; você planeja lançar um novo produto; você conseguiu uma nova conta grande; a concorrência está ficando mais feroz; ou quando você sofre mudanças significativas na sua vida pessoal.
Procure tendências
Comece com a receita -ela subiu enquanto as cobranças diminuíram? Em seguida, examine o seu custo de vendas. "Se você gerou bastante receita com empreendimentos menos rentáveis, você está com um problema", diz Lerer. Então olhe as despesas. Se os preços dos fornecedores aumentaram, talvez seja hora de procurar novos fornecedores.
Continue com o seu plano
Quando você estiver ocupado ou em crise, é fácil esquecer as suas metas de vendas. Uma revisão regular o faz lembrar-se da importância dos esforços de marketing e de vendas para manter a receita entrando.
Determine quais produtos e serviços são os mais rentáveis
Lerer notou ao revisar seu plano financeiro que a concorrência está feroz para equipamentos de escritório mas não nos contratos de assistência que vende junto com eles, então ele tem um plano de vendas para conseguir contratos de assistência e de suprimentos também.
Arrume um bom contador
Encontre um consultor financeiro que seja uma pessoa de negócios inteligente e que queira ajudar a sua pequena empresa a crescer e a ter sucesso. Você quer alguém que haja como um parceiro de negócio, não como um contador tributário. Mantenha essa pessoa informada do que acontece em sua empresa -e não se preocupe com o relógio que está rodando cada vez que você liga para ele. Um bom contador mais do que se paga. "Eu digo aos meus cliente: 'Você faz o que sabe fazer melhor, eu farei o que sei fazer melhor, e no fim conversaremos sobre gerenciamento de riqueza", diz Seitz Watson.
