Judah Lerer não era contador em exercício, mas possuía uma sólida bagagem de contador para lidar com números. Quando foi contatado pelos fundadores da Office Zone para dar-lhes consultoria quando do lançamento da empresa, ele tentou convencer os sócios a não escolherem prédios caros para instalar seus escritórios. Afinal, como a empresa de Spring Valley, N.Y., comercializava materiais de escritório pela Internet, não havia razão para pagar um exagero por escritórios sofisticados.

"Eles não me deram ouvidos e arranjaram um local maravilhoso, com grande visibilidade, que não fazia sentido nenhum para o que faziam na época", diz Lerer, que acabou sendo CFO da empresa e posteriormente a comprou. "Eles acabaram gastando cinco vezes a quantia de aluguel que deveriam gastar." Lerer desde então comprou a parte dos fundadores e mudou a empresa para um local mais em conta, economizando aproximadamente US$ 50.000 por ano em aluguel.

Tomar decisões financeiras abalizadas pode significar a diferença entre um crescimento constante de longo prazo e um rápido fracasso tipo fogo de palha. O principal erro que os donos de pequenas empresas cometem é não entender suas prioridades financeiras, diz Julie Aydlott, dono da San Diego Business Accounting Solutions e autor de The Quick Guide to Small Business Budgeting..

"Tudo está relacionado a dinheiro, e aquele que souber a qualquer momento o que tem vence", diz Aydlott.

Isso significa em primeiro lugar ter um conhecimento sólido de quanto dinheiro e quantas dívidas se tem. Antes de mudar para um novo escritório, investir na tecnologia mais avançada ou contratar mais funcionários, você precisa fazer um levantamento dos seguintes fatores: índice de endividamento, fluxo de caixa, necessidade e retorno sobre investimento.

Índice de endividamento. Divida o seu ativo circulante pelo seu passivo circulante para determinar o índice de endividamento de sua empresa um bom indicador de quão sólida financeiramente está a sua empresa. Quanto maior o ativo em relação ao passivo, mais bem posicionada estará a empresa para crescimento e novos investimentos. Para as empresas iniciantes que não possuem ativo nem passivo, é importante criar uma projeção de orçamento e de fluxo de caixa para ver o que vai ser necessário para que a sua empresa se sustente. Isso também ajuda a determinar quanto dinheiro é necessário para investimentos que são essenciais para sustentar a sua empresa.

"Se amanhã você soubesse que para sobreviver você teria um custo de US$ 25.000 por ano em despesas pessoais de manutenção e custos de abertura de empresa, você estaria um passo adiante da maioria das pequenas novas empresas que têm apenas uma idéia disso", diz Aydlott. Se você estiver num ponto de equilíbrio e precisar cortar despesas, provavelmente não é a melhor hora de fazer um novo investimento de porte, diz ela.

A Administração de Pequenas Empresas oferece uma aula gratuita sobre índices de endividamento, além de uma planilha que pode ser baixada.

Fluxo de caixa. Além de entender sua dívida e despesas, você precisa dar uma boa analisada no fluxo de caixa. O fluxo de caixa é a quantia geral de dinheiro que entra em sua empresa. É diferente de lucratividade, que é calculada subtraindo-se o custo de produção dos produtos ou serviços vendidos do montante total que a empresa fatura.

Uma empresa pode ser lucrativa e ter problemas de fluxo de caixa, nesse caso os empresários precisam se certificar de que a receita é constante o suficiente para cobrir a nova despesa de um grande investimento, diz Ruth King, autora deThe Ugly Truth about Small Business e fundadora do businesstvchannel.com, um canal de televisão via Internet sobre pequenas empresas sediado em Norcross, Georgia.

"O fluxo de caixa é o sangue que sustenta uma empresa. Sem ele, uma empresa não consegue sobreviver", diz King. "Eu vejo que, muitas vezes, os pequenos empresários confundem lucratividade com fluxo de caixa. Pegar um empréstimo para comprar equipamentos novos, por exemplo, pode realmente afetá-los se não tiverem segurança de que podem cobrir o empréstimo todo mês. Você pode ser lucrativo, mas se sua receita for irregular, você pode passar apertado alguns meses."

Necessidade. Se constatar que está em boa situação financeira, com receita regular e baixo índice de endividamento, você precisa analisar bem se realmente precisa fazer o novo investimento, diz Aydlott. Avalie suas "necessidades" em relação aos seus "desejos" para ter certeza de que não se enredará no entusiasmo de fazer uma grande compra. Primeiro, considere se há opções menos dispendiosas e razoáveis para ajudar a sua empresa a prosperar, ou se seria melhor protelar a compra até sua empresa conseguir administrar melhor a despesa.

Retorno sobre o investimento. Aydlott diz que você também precisa analisar se a despesa poderá fazer com que sua empresa ganhe dinheiro, através de aumento de produtividade e de receita ou de diminuição de despesas. Nesse caso, qual será a economia ou o aumento de receita em relação ao custo dos recursos necessários para atingir isso?

Os donos de empresas deveriam tratar a si próprios como os banqueiros o fazem. Antes de aprovar um gasto grande, pergunte-se: Eu sou um risco grande? Esta compra vai aumentar a receita ou os lucros? Vou conseguir arcar com os pagamentos? Quanto tempo levarei para amortizar esse gasto? Quanto capital necessito investir ou vou precisar financiar? Neste último caso, qual é a taxa de juros e quanto isso acrescentará ao custo? Além do que já faturo, quanto mais receita minha empresa precisaria obter para pagar essa compra?

Se você se sentir à vontade com as respostas a todas a essas perguntas e tiver analisado cuidadosamente o índice de endividamento e o fluxo de caixa de sua empresa, bem como a necessidade e o retorno potencial sobre o investimento, então você terá indicadores sólidos quanto ao investimento ser uma boa idéia ou poder levar a conseqüências catastróficas.

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