Receita. Lucros. Vendas. Todas essas palavras podem atrair as pessoas para o papel de pequeno empresário. Entretanto, como muitos empresários tarimbados já aprenderam, a receita não vale nada se for desperdiçada, o lucro significa pouco se não for obtido, e as vendas não o levarão a lugar nenhum se cada centavo for usado para cobrir custos. Se não forem controladas, as despesas gerais - os custos de tocar uma empresa, que não são diretamente associados à produção ou venda de produtos e serviços - podem estragar qualquer plano sólido de negócios. Entretanto, como saber quais custos são essenciais e quais podem ser minimizados ou até eliminados? O primeiro passo é entender como o dinheiro está sendo atualmente gasto.

Siga o dinheiro
"Um dos erros que muitos empresários cometem é se concentrar nos custos que são insignificantes em relação ao total", diz Joseph Knight, proprietário e consultor-chefe do The Business Literacy Institute, sediado em Los Angeles, executivo financeiro chefe das empresas Setpoint, de Ogden, Utah, e co-autor de Financial Intelligence: A Manager's Guide to Knowing What the Numbers Really Mean.

Freqüentemente, os pequenos empresários se preocupam com custos relativamente insignificantes, tais como conta de luz e água, enquanto desprezam despesas substancialmente maiores, diz Knight. O primeiro passo para diminuir as despesas gerais é considerar os custos reais. Estude sua demonstração de resultados e determine quais custos compõem a maior parte das suas despesas gerais.

Aproveite ao máximo os seus funcionários
Uma vez determinadas as principais categorias de despesas gerais, diz Knight, é hora de atribuir responsabilidade a funcionários-chave por alguns desses custos. Peça a funcionários de confiança, quaisquer que sejam as funções que desempenhem em sua empresa, que rastreiem e façam relatórios sobre custos específicos. "Eu pessoalmente acredito firmemente numa política de livro aberto", diz ele. "Quando envolver toda a sua empresa nos resultados e ajudá-los a entender esses resultados - você se surpreenderá [com quem se importa com eles]", diz ele. Ofereça incentivos para controlar as despesas gerais, tais como participação nos lucros com base num aumento preestabelecido dos lucros.

Embora seja importante se concentrar nas partes maiores das despesas gerais, não cometa o erro de cortar algo que vá afetar a sua empresa a longo prazo. "A pior coisa que se pode fazer é simplesmente fazer a coisa mais fácil e despedir pessoas", diz Graham Foster, CEO da Pacific Seminars International Inc., que possui uma filial norte-americana com sede em Phoenix. A mão-de-obra freqüentemente é o item de maior valor das despesas gerais, mas as demissões podem afetar gravemente a confiança e sensação de segurança dos funcionários sem trazer benefícios financeiros substanciais. Em vez de reduzir seu pessoal, Foster sugere enriquecer seu valor ao fornecer aos funcionários treinamento adicional, dar incentivos para assumir funções maiores na empresa e ensiná-los a limitar seu uso dos recursos.

Algumas alternativas interessantes
Para muitos empresários, a conta telefônica é um componente grande mas necessário na gestão de suas empresas. Contudo, graças à nova tecnologia on-line, muitas empresas podem reduzir dramaticamente esse custo, diz Foster. O Voice over Internet Protocol, conhecido como VoIP, é um serviço on-line de baixo custo que funciona como uma linha telefônica. Esse tipo de serviço reduziu a conta telefônica de um cliente de US$ 400.000 para US$ 30.000, e a conta de telefone de outro cliente estrangeiro caiu de US$ 2 milhões para US$ 1 milhão, diz ele. "As empresas de telefonia estão apavoradas com isso", diz ele. Foster recomenda uma empresa chamada Skype, que fornece serviços de comunicações gratuitos ou de baixo custo, diz ele.

Outra tática para diminuir as despesas gerais é encher os pneus dos veículos da empresa com nitrogênio, diz Foster. A cerca de US$ 5 a 10 por pneu, custará mais do que o ar comum, mas o resultado são pneus mais firmes e mais duráveis que aumentarão a eficiência de combustível do seu carro, diz Foster. Telefone para as empresas locais de pneus e pergunte se elas enchem os seus pneus com nitrogênio. Se não o fizerem, é provável que conheçam alguém que o faça, diz ele.

Tudo é negociável
"Uma das palavras-chave nos negócios é negociar", diz Martin Lehman, diretor de marketing da SCORE Nova York. Lehman sugere negociar tudo, desde o aluguel até a possibilidade de devolver produtos que não estejam vendendo. Se já estiver pagando aluguel, você pode usar a prorrogação da locação como seu instrumento de barganha, diz ele.

Tente levar a melhor ao tratar com bancos e seguradoras ao mostrar que está disposto a mudar se surgir uma oferta melhor, diz Foster. Não fique com uma seguradora ou banco só porque eles o atenderam bem no passado. Coloque as ofertas de diferentes bancos e seguradoras umas contra as outras. Por exemplo, se uma nova seguradora lhe oferecer um negócio melhor do que a sua atual, leve a oferta para o seu corretor atual e diga: 'Gostaria de ficar com vocês. Você consegue cobrir esta oferta?' Mostre-lhes que eles precisam trabalhar para merecer a sua conta e mantê-la. Além disso, como os números falam alto, contacte as associações comerciais locais para ver se conseguem fornecer melhores condições nas ofertas de bancos ou seguradoras ou outros serviços.

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