Quando se trata de pequenas empresas e problemas de fluxo de caixa, Jerry L. Mills, fundador e CEO da B2B CFO/CIO, llp, parceria nacional de diretores financeiros em tempo parcial para pequenas e médias empresas, já viu de tudo.
Contudo, o que ele vê com maior freqüência são pequenas empresas que estão crescendo de vento em popa, mas ainda tendo problemas para pagar suas contas. "Eu converso com empresários o tempo todo que dizem: 'Estou vendendo US$ 20 milhões por ano e tenho menos dinheiro do que quando vendia US$ 5 milhões", diz Mills. "Existe um mito entre muitos pequenos empresários: Se as vendas aumentarem significativamente, o caixa aumentará significativamente. O problema é que isso está errado isso é um mito."
O que os pequenos empresários freqüentemente ignoram é que o gerenciamento efetivo de fluxo de caixa a capacidade de monitorar e controlar a quantia de caixa que entra e sai numa empresa num determinado momento pode ser tão crítica para a empresa quanto aumentar as vendas e manter um forte relacionamento com o cliente. Isso porque desenvolver e implementar um plano bem-sucedido de gerenciamento de caixa -a vida de qualquer empresa- pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso de muitas pequenas empresas.
Olhe para o futuro
Um plano eficaz de gerenciamento de fluxo de caixa vai além de simplesmente enviar faturas pontualmente e se certificar de que todas as suas contas são pagas no prazo certo. Ao contrário, o gerenciamento de fluxo de caixa é um processo que emprega uma variedade de técnicas diferentes que levam em consideração a mudança das condições do negócio para se certificar de que a empresa sempre tem caixa suficiente para operar com sucesso. Um segredo para esse processo é a capacidade de criar uma projeção de fluxo de caixa uma análise de como você espera que o caixa vai entrar na empresa no futuro e casar essa projeção com as demandas para esse caixa, tais como estoque, custos de folha de pagamentos, pagamentos a fornecedores, obrigações com impostos de vendas e de renda, gastos de capital e oportunidades futuras de negócios.
Descubra os fatos
Estabeleça o alicerce para o seu plano de gerenciamento de caixa ao realizar o que se conhece como análise de fluxo de caixa. Richard A. Foster, um contador sediado em Minneapolis especializado em pequenas empresas, sugere uma estratégia simples de três pontos para controlar a sua situação de fluxo de caixa.
- Comece sua análise de fluxo de caixa ao adicionar os saldos bancários atuais aos recebimentos reais e previstos durante o período em questão, tais como para os próximos 12 meses. Esse processo pode identificar quanto caixa será recebido, quando será recebido e quais são as expectativas para o futuro. É também uma boa ferramenta para gerenciar flutuações sazonais do negócio que afetam o seu fluxo de caixa.
- Em seguida, subtraia os pagamentos reais e futuros de caixa, tais como folha de pagamentos, aluguel, pagamentos de estoque, impostos retidos ou pagos, benefícios, compras de ativos, serviços públicos e materiais para escritório, dos saldos de caixa disponíveis ou previstos para o período.
- Finalmente, contrabalance as transações em dinheiro com o caixa disponível. A curto prazo, isso pode significar a tomada de decisões difíceis sobre quais pagamentos serão feitos em relação aos pagamentos que são exigidos. A longo prazo, a análise de fluxo de caixa possibilita à empresa gerenciar o fluxo de caixa em vez de deixá-lo ao acaso ou "atender por ordem de chegada".
Trabalhe com o máximo de eficiência
Uma vez feita a sua análise, é hora de se concentrar em áreas do seu negócio relacionadas a caixa que você controla para assegurar que está trabalhando com o máximo de eficiência. Por exemplo, ao gerenciar ativamente suas contas a receber e melhorar a velocidade com que transforma suas vendas em realizável e o realizável em dinheiro, você com freqüência consegue melhorar seu fluxo de caixa. Algumas técnicas para gerenciar suas contas a receber podem incluir solicitar depósitos do pagamento, exigir verificações de crédito, rastrear taxas e datas de pagamento e apontar faturas atrasadas ou de outra forma incompletas.
Do outro lado, controlar os seus exigíveis o dinheiro que sai pela porta pode ser igualmente importante. Foster sugere aproveitar técnicas tais como opções de pagamento a credores, negociar condições de pagamentos junto a fornecedores, considerar ofertas de fornecedores de descontos por pagamento antecipado e concentrar-se em condições de pagamentos ao escolher fornecedores.
O segredo desse processo é controlar como o seu plano está progredindo de forma rotineira e oportuna. Peça ou produza o seu próprio relatório de fluxo de caixa toda semana e certifique-se de ajustá-lo a intervalos regulares, digamos, a cada 60 dias. Dessa forma, você saberá se as suas projeções estão dentro do planejado ou o que precisa ser mudado.
Obtenha a perspectiva correta
Quando se trata de gerenciamento de fluxo de caixa, muitos pequenos empresários cometem um erro crucial: confundir fluxo de caixa com resultados (lucros e perdas). "O lucro ou prejuízo na última linha de uma demonstração de resultados não é dinheiro", diz Ruth King, CEO do BusinessTVchannel.com e consultor e autor que trabalha com pequenas empresas. "Esse é provavelmente o maior erro que os pequenos empresários cometem. Lucro é apenas dizer se uma função ganhou o suficiente para no final lhe dar dinheiro."
Outro julgamento errôneo ocorre quando os proprietários e empresários desprezam o valor do gerenciamento de fluxo de caixa de sua empresa. Infelizmente, as conseqüências de tal perspectiva podem ser fatais. "As dificuldades [de não ter um plano eficaz de gerenciamento de fluxo de caixa] podem ser significativas" para os pequenos empresários, diz Mills. "Eles podem arriscar não ter com que pagar a folha de pagamentos. Podem não ter dinheiro suficiente para pagar seus impostos sobre vendas ou imposto de renda ou podem não ter dinheiro suficiente para pagar a si próprios."
Fundamentalmente, o gerenciamento eficaz do caixa é parte integrante do gerenciamento eficaz em geral nos seus negócios. Pessoalmente, Mills acredita que a implementação de um plano eficaz de gerenciamento de fluxo de caixa pode até ajudar a diferenciá-lo de sua concorrência.
"O gerenciamento de fluxo de caixa é também uma vantagem competitiva", diz ele. "Ter o caixa disponível quando um concorrente tropeça de forma que você pode entrar em cena, ir até o cliente e fornecer serviço melhor e mais rápido [porque você tem a disponibilidade de recursos] pode fazer uma diferença enorme."
