A maioria dos empresários estão tão ocupados em atingir seus sonhos empresariais que se esquecem das minúcias das questões monetárias. Contudo, resolva questões de dinheiro na hora, e você pode na verdade afetar suas metas financeiras de longo prazo, dizem os empresários experientes.

"Muitos de nós somos ligeiros no gatilho e esperamos que dê tudo certo", diz Suzi Berman, proprietária da D Media Graphic Design em Dallas. "Já vi outros empresários meterem os pés pelas mãos, e isso é assustador. Minha empresa foi crescendo devagar e sempre. Eu pude detectar quando começou a andar rápido demais e puxei o freio antes de sofrer qualquer dano financeiro. Se você tiver de assumir riscos para crescer, então vá em frente e pule. Mas avalie com cuidado o terreno onde você aterrissou antes de pular novamente."

Considere estas soluções para quatro problemas comuns de dinheiro que podem ajudá-lo a superar o seu mais recente dilema de caixa.

Problema nº 1: Os clientes não pagam pontualmente para você pagar as contas dos seus fornecedores.
O fluxo de caixa é um dos maiores problemas para as pequenas empresas, segundo Linda Forman, contadora credenciada de Evanston, Illinois, especializada em aconselhamento para empresários. As pessoas que não possuem capital adequado freqüentemente se envolvem em dificuldades, diz ela.

"Elas nunca pensam no dinheiro que precisarão para emergências", diz Forman. "Elas que no momento em que enviarem a fatura, as pessoas pagarão, mas não consideram o tempo entre enviar e receber e não prevêem um período de segurança.

Solução: Solicite uma linha de crédito para mais dinheiro do que acha que irá precisar. Então ofereça incentivos de desconto para encorajar os clientes a pagarem pontualmente.

Christine Nelson, proprietária da Foam Industries Inc, em Champlin, Minnesota, sugere pedir empréstimos para o dobro do que acha que vai precisar. "É difícil de obter mais dinheiro depois. Se você obtiver aprovação para $ 100.000 e então verificar que precisa de mais $ 50.000, eles não lhe darão mais enquanto não devolver os $ 100.000. Planeje que vai custar mais do que você acha", diz ela. Verifique as informações referentes aos empréstimos SBA.

Nelson também oferece um desconto para os clientes que lhe pagam dentro de 10 dias. Como é comum no setor dela um desconto de 1 %, ela aumentou o dela para 2 %. "Isso realmente nos ajudou a manter nosso fluxo de caixa em dia", diz ela. Nelson também inclui o desconto quando fixa o seu preço original. Isso compensa quaisquer perdas potenciais.

Problema nº 2: Você não consegue decidir entre os métodos de regime de competência ou regime de caixa.
Peter Georgatsos, presidente e co-proprietário da Fotis and Son Imports Inc., empresa de importação de alimentos e vinhos gregos de Huntington Beach, Califórnia. Quando assumiu o negócio de seu pai, a empresa usava um método contábil de regime de caixa. Essa abordagem exigia que ele registrasse as receitas quando de fato recebesse o dinheiro e as despesas quando de fato as pagasse, independentemente de quando tivesse feito a fatura. Para manter o estoque atualizado, ele tinha de recorrer a uma linha de crédito do banco.

Solução: Escolha o método que melhor se adapte à operação da sua empresa e use um bom software de contabilidade, juntamente com a orientação de um contador experiente.

Georgatsos recentemente passou para um sistema de regime de competência. Isso exige que ele relate a receita no exercício em que ele a auferiu e deduza as despesas no ano em que as contrair em vez de no ano em que as pagar.

Ele também preparou seus livros com o software contábil MAS90. Ele entra com as informações no sistema, e seu contador acessa remotamente para se certificar de que os lançamentos estão feitos nas contas corretas. "Do modo antigo, levávamos todos os canhotos de cheques para ele e tínhamos de esperar até que eles lançassem", diz ele. "Havia muita chance de erros. Agora temos todas as informações na ponta dos dedos e podemos ver as tendências mês a mês e anuais."

Um bom software para proprietários de pequenas empresas é o QuickBooks, diz Forman. "É fácil de destrinchar e bastante universal", diz ela, acrescentando que você pode pagar um valor menor a um assistente contábil para periodicamente verificar o seu trabalho quanto a erros.

Entretanto, você ainda precisará da ajuda de um contador em tempo integral, diz Julie Gnerre-Bourgeois, proprietária do Giuseppe's Pizzeria & Ristorante em Meredith, New Hampshire, e que utiliza seu contador para fazer o trabalho administrativo para o qual ela não tem tempo.

"A gente pode ficar horas e horas acertando a papelada, e isso não deixa tempo para o que é mais importante", diz ela.

Ao contrário de Georgatsos, ela utiliza o sistema de regime de caixa porque se adapta melhor a seu negócio. "Um restaurante não é o tipo de negócio em que você tem de esperar para ser pago", diz ela. "A sua renda é sob demanda. O que entra, entra, e o que sai, sai. Eu gosto de saber quanto eu tenho."

Problema nº 3: Você não consegue decidir se contrata mais gente.
Georgatsos lembra-se de quando contratou um motorista de entrega. Até então, ele e seu pai e irmã é que faziam as entregas. A contratação parecia complicada na época. "O motorista queria um X de dinheiro, e eu achava que isso iria diminuir minha renda", lembra-se ele.

Solução: Se estiver gastando tempo em tarefas que nada têm a ver com os seus pontos fortes, você pode se dar a esse luxo.

"Agora consigo ver que é melhor contratar alguém para fazer algo que estava ocupando o meu tempo", diz Georgatsos. "Agora, tenho mais de 35 funcionários." Ele observa que, quando contratar, faça-o gradativamente. "Chegue a um ponto em que você precisa da pessoa para justificá-la, e então a contrate. A folha de pagamentos é algo que você tem de pagar imediatamente, e isso pode afetar o fluxo de caixa."

Você pode reduzir custos ao contratar mão-de-obra conforme a necessidade. Berman, designer gráfica, tinha uma equipe de sete pessoas em tempo integral. Dois anos atrás, ela transformou sua agência numa operação virtual, livrou-se do espaço ocupado pelo escritório e convenceu sua equipe a trabalhar de suas casas. "Ainda tenho sete funcionários, mas eles são freelance e pagos por projeto", diz ela.

Quando em dúvida, use a felicidade do cliente como barômetro, diz Gnerre-Bourgeois. "Se o telefone toca, e ninguém atende, você potencialmente perdeu negócio. É preciso dinheiro para ganhar dinheiro. Às vezes fico com um pouco de pessoal acima do necessário para possibilitar um atendimento diferenciado ao cliente", acrescenta ela.

Problema nº 4: Você precisa de um produto que detone.
À medida que o negócio de Georgatsos cresceu, seu overhead também cresceu. Ele teve de arrumar caminhões, imóveis, até um novo sistema telefônico.

Solução: Invista no seu negócio comprando, não alugando.

Georgatsos é defensor de comprar bons equipamentos, cuidar deles e vendê-los quando for a hora certa. "Somos proprietários de nosso prédio e equipamentos. Controlamos nosso destino", diz ele.

Forman diz que muitas pessoas cometem o erro do aluguel. "Alguém está ganhando com o negócio do aluguel, e esse alguém pode não ser você. Certas coisas fazem sentido alugar, por causa de manutenção ou do fato de que você pode atualizá-las, como uma máquina cara de Xerox. Mas você não gostaria de alugar um computador, e ficaria surpreso com quanta gente o faz", diz ela.

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