Quando uma empresa de toalhas continuou cobrando excessivamente do restaurante P. J. Clarke, em Chicago, o ex-diretor de operações, Mark O'Sullivan, não titubeou em levar a questão ao conhecimento do presidente da firma fornecedora. "Eu provavelmente deixei 10 mensagens no correio de voz dele", diz O'Sullivan. Ele deixava uma mensagem quase que de hora em hora até o presidente atender. A tática de O'Sullivan pode parecer agressiva, mas os resultados de sua persistência falam por si próprios: A empresa de toalhas deu ao P.J. Clarke quase 10.000 dólares de crédito.
Para O'Sullivan, a monitoração constante dos preços dos fornecedores é uma necessidade. "A gente sabe que eles têm um preço para as pessoas que não questionam e outro preço para as que reclamam. Se não questionar ou não analisar as coisas, você vai pagar mais caro", diz ele.
Empresas menores tendem a pagar o preço mais alto, a menos ou até que negociem melhores condições. Certifique-se de que sua empresa se enquadra na categoria do preço competitivo com as seguintes estratégias.
Negocie como profissional
Ao buscar um fornecedor, envie uma solicitação de orçamento para o maior número possível de empresas. Uma vez restringida a sua escolha a alguns candidatos, jogue os orçamentos de uns contra os dos outros. "Eu lhes digo logo de cara: 'Qual é o seu melhor preço?' ", diz O'Sullivan. "Depois disso, se você ainda perceber que eles não vão lhe fazer o melhor preço possível... então você diz: 'Esse sujeito aqui está cobrando alguns dólares a menos que vocês neste produto e alguns a menos naquele outro", diz O'Sullivan. "Se você deixar a coisa vaga, eles vão baixar os preços de quase todos os produtos."
Entretanto, cuidado para não negociar duro demais de modo que os seus fornecedores não consigam ter um lucro razoável, diz Marc Freeman, presidente da Marc Freeman & Associates, de Fairfield, Iowa. Lembre-se sempre de que as operações da sua empresa e a motivação dos funcionários serão afetadas se você não obtiver um lucro justo de seus clientes.
Selecione o fornecedor correto
Uma vez determinada qual empresa você gostaria de usar, é importante solicitar referências e de fato contatar essas referências. Falar com as referências lhe dá a oportunidade de medir o tipo de serviço que você espera que os potenciais fornecedores vão prestar. "Você sabe, preço é uma coisa, mas qualidade e confiabilidade também são importantes", diz O'Sullivan.
Entenda como funcionam as operações dos fornecedores
"Muitas vezes os motivos pelos quais as lojas não conseguem o melhor negócio é porque elas realmente não entendem seus fornecedores", diz Freeman. Às vezes as empresas supõem que seus fornecedores estão sendo inflexíveis ou querendo aproveitar de uma situação sem ter uma compreensão mais profunda de como operam os fornecedores. Contudo, uma vez que o dono de uma empresa ficar sabendo como funcionam as operações de seus fornecedores, fica mais fácil chegar a um meio-termo que satisfaça ambas as partes.
Embora seja bom fazer perguntas quando surgirem, Freeman sugere fazer as seguintes perguntas já de início: Qual é o seu prazo de entrega? Qual é sua política de devolução? Como vocês tratam os produtos defeituosos? Se eu pagar adiantado ou pontualmente, há um desconto?
Coloque tudo no papel
Quando decidir fechar com um determinado fornecedor, certifique-se de colocar o acordo por escrito. "Se quiser fazer um bom negócio, não faça um negócio verbalmente, nada de aperto de mão", diz O'Sullivan. Criar um registro em papel é uma das melhores formas de segurança que você pode conseguir para a sua empresa. "Há tantas vezes em que eu mandei uma cópia de algo por fax ou e-mail, dizendo: 'Olha, esse é o preço que combinamos, então faça o combinado.' Mas sem isso (o contrato assinado), você não tem como provar nada", diz ele.
Monitore os preços
Todo o trabalho necessário para negociar boas condições significará pouco se você não monitorar os preços dos seus fornecedores. O P.J. Clarke implantou processos para comparar os preços acordados com os preços cobrados. A pessoa que inicialmente aceita uma encomenda comparará o preço contra o pedido de compra. O P.J. Clarke também tem uma segunda pessoa que verifica todas as faturas para se certificar de que refletem o preço correto.
Como lidar com preços incorretos
Se a pessoa que aceitar uma entrega notar que o preço está errado, há duas maneiras de lidar com a situação. Se o fornecedor tiver se mostrado confiável, o P.J. Clarke aceitará a entrega e tratará posteriormente da questão do preço. Entretanto, se a integridade do fornecedor for questionável, o restaurante recusará o pedido até a questão do preço ter sido corrigida.
Quando for constatado preço incorreto, O'Sullivan diz que prefere dar aos fornecedores o benefício da dúvida. Ele aborda o assunto dizendo: "Eu estou certo de que vocês não perceberam, mas...", em vez de usar um tom de acusação. Contudo, se ocorrer o mesmo erro de preço algumas vezes, O'Sullivan tomará uma atitude e falará com o presidente da empresa.
Preços a longo prazo
O'Sullivan encoraja os donos de empresa a compararem os preços do fornecedor sempre que houver uma oportunidade. No mínimo, deve-se fazer uma análise anual, ou, melhor ainda, realizar uma análise trimestral. "A longo prazo, isso pode de fato ajudar nos lucros", diz O'Sullivan.
