За да разберете колко много се страхуват служителите от подаването на отчети за разходите, помислете за следното: В проучване на SAP Concur от 2019 г. почти 20% от пътуващите по работа са заявили, че предпочитат да си пробият зъбите при зъболекаря, отколкото да попълнят отчет за разходите.

Отчетите за разходите, които са всеобщо порицавани заради своята досада, са особено тежки за работещите на места, където се използват ръчно написани формуляри. Тези служители често се оказват принудени да претърсват пликове, пълни с разписки, да се вглеждат в слабия шрифт, за да открият коя таксиметрова компания са използвали във Финикс, или да си спомнят кой е дошъл на щастливия час в последния ден от пътуването.

Работата не е по-лесна и за тези, които получават докладите. Администраторите, отговарящи за пътуванията и развлеченията, счетоводството или финансите, разчитат на всички несигурни данни, които служителите могат да си спомнят, за да потвърдят, че разходите им са в съответствие с политиката на компанията, както и с разпоредбите и данъчните закони на дестинацията.

Освен това обработката на отчети често отнема време, което може да бъде по-добре използвано за други отговорности. Например според проучване на Глобалната асоциация за бизнес пътувания от 2022 г. един от всеки пет отчета съдържа грешки или се нуждае от пояснения - често поради нещо толкова дребно, като заблуждаваща печатна грешка, липсващо поле или неправилно запомнена дата. Коригирането на един отчет отнема средно 18 минути и струва на предприятието 52 долара. В компаниите, в които пътуването е нещо обичайно или където всяка минута е скъпа, това се натрупва бързо.

А бизнес пътуванията няма да изчезнат. Въпреки все по-хибридното работно място, проучване на Mastercard от 2023 г. показва, че големите корпорации планират да увеличат бюджетите си за пътувания през следващите няколко години, за да стимулират нов растеж. Отчетите за разходите остават тук, но могат да станат по-лесни.  

За да опрости задачата на пътуващите по работа и техните работодатели, Mastercard проучва начини за обединяване на отчитането на разходите с процеса на плащане, за да донесе така необходимото облекчение както на пътуващите по работа, така и на финансовите мениджъри. Като се фокусира върху партньорства с доставчици на софтуер, Mastercard играе важна роля в модернизирането на стария отчет за разходите.

Да вземем за пример работата й със SAP Concur, водеща световна марка за интегриран софтуер за управление на пътувания и разходи. Двете компании наскоро разшириха дългосрочните си взаимоотношения, за да опростят още повече отчитането на разходите. Чрез нова интеграция покупките, направени с корпоративни карти Mastercard, могат да бъдат улавяни и автоматично попълвани в платформата Concur Expense, която може незабавно да предупреждава служителите, ако е необходима допълнителна информация. Благодарение на тези данни за разходите в реално време компаниите могат да постигнат по-добро съответствие с политиката за разходите, а пътуващите могат да се насладят на подобрено преживяване с автоматизираното създаване на разходи. 

"Свързването на софтуера с разплащанията коренно променя начина, по който компаниите мислят за пътуванията и разходите", казва Чад Уолъс, глобален ръководител на търговските решения на Mastercard. "Наблюдаваме конвергенция на платформите - системи, които преди това не са говорили помежду си, се обединяват, за да повишат ефективността. Въздействието е трансформиращо за преживяването на служителите - и за двете страни на отчета за разходите."

Сега пътуващите по работа могат просто да потопят картата си или да докоснат, за да платят, а покупките, направени по корпоративни сметки на Mastercard, се въвеждат автоматично в Concur Expense. Интегрирането към канала за плащане позволява на SAP Concur автоматично да извлича допълнителна информация от търговската мрежа на Mastercard - например пощенския адрес на таксиметровата компания.

Благодарение на вградената технология с изкуствен интелект Concur Expense също така оценява съответствието, като изпраща незабавна обратна връзка, ако даден разход е съмнителен, така че служителите да не продължават да харчат пари, които може да не бъдат възстановени.

Тези възможности дават възможност на компаниите да се свържат с потребителя в момента, който Крис Джуно, ръководител на пазарната стратегия в SAP Concur, нарича "важен момент": точно когато той извършва плащане. Като изискват повече информация в момента на покупката - преди да сте забравили кой друг е бил на вечеря на третата вечер от конференцията - фирмите намаляват грешките и ускоряват одобренията.

"ИИ може да поеме ръчните задачи, които са по-склонни към грешки, а мобилните приложения се свързват с пътника чрез нещо, което той винаги има със себе си", казва Джуно.

Например SAP Concur вгради изкуствен интелект в своето решение Concur Expense, за да оптимизира отчитането на разходите. Когато бизнес пътник зарежда автомобил под наем, той може да качи снимка на касовата бележка в мобилното приложение на SAP Concur- ExpenseIT. Моделите с изкуствен интелект извличат сумата на плащането, датата, данъка, данъка върху добавената стойност, ако е приложимо, и друга подходяща информация и попълват отчета за разходите автоматично.

Софтуерът също така определя категорията на разходите - например може да разграничи хотелска сметка от касова бележка за гориво. Това означава, че служителят може безпроблемно да подаде разход само с една снимка, още преди да е отпътувал от бензиностанцията, което дава на финансовите екипи видимост в реално време за разходите, за да се гарантира спазването на правилата на T&E.

По данни на SAP Concur само 1,2% от отчетите, подадени чрез ExpenseIT, се връщат на служителя. Тази ефективност води до икономии: На всеки 1000 отчета, които организацията обработва с помощта на Concur, тя съкращава 273 часа работа и 47 320 долара разходи за производителност. В някои страни предприятията могат да се възползват от данъчни облекчения за своевременно подадени отчети.

В бъдеще тези подобрения на видимостта и прозрачността биха могли да донесат ползи, надхвърлящи икономиите. Тъй като изискванията за устойчивост се затягат по целия свят, цифровите данни за пътуванията ще помогнат на компаниите да документират въглеродния си отпечатък и евентуално дори да го намалят.

"Представете си свят, в който вашият инструмент за резервации автоматично препоръчва полет с най-икономичния самолет или резервация в местен ресторант, в който се предлага храна от ферма", казва Уолъс. "Разкриването на екологичните последици от всяка опция ще помогне на служителите да направят по-добър избор."

С достъпа до данните за разходите на Mastercard в реално време SAP Concur може да продължи да актуализира моделите си с изкуствен интелект, за да даде възможност за повече нови функции, което позволява на софтуера да управлява всяка стъпка от заявката за пътуване до възстановяването на разходите. "Не става въпрос само за отчитане на разходите", казва Джуно. "Това ще подобри целия процес от край до край, като се започне от резервацията. Искаме да върнем времето на служителите, независимо дали са пътници или хора от финансовия и счетоводния отдел, за да могат те да се съсредоточат върху други стратегически приоритети."