Bildiyimiz kimi xərc hesabatının sonudur

İşçilərin xərc hesabatlarını doldurmaqdan nə qədər çəkindiyini anlamaq üçün bunu nəzərdən keçirin:SAP Concur tərəfindən 2019-cu ildə aparılan bir sorğuda, işgüzar səyahət edənlərin təxminən 20%-i xərc hesabatı doldurmaqdansa, dişlərini diş həkimində deşdirdirməyi üstün tutduqlarını söylədi.

Darıxdırıcılığına görə hamı tərəfindən tənqid edilən xərc hesabatları, əl ilə yazılmış formalardan istifadə edən yerlərdə işləyənlər üçün xüsusilə ağırdır. Bu işçilər tez-tez qəbzlərlə dolu zərfləri gəzdirir, Feniksdə hansı taksi şirkətindən istifadə etdiklərini tapmaq üçün gözlərini qıyırlar və ya səfərin son günündə kimin "xoşbəxt saat"a gəldiyini xatırlamağa çalışırlar.

Hesabat alanlar üçün iş o qədər də asan deyil. Səyahət və əyləncə, mühasibat və ya maliyyə inzibatçıları, xərclərinin şirkət siyasətinə, eləcə də təyinat yerinin qaydalarına və vergi qanunlarına uyğun olub olmadığını təsdiqləmək üçün işçilərin yadda saxlaya biləcəyi hər hansı qeyri-səlis detallara etibar edirlər.

Bundan əlavə, hesabatların işlənməsi çox vaxt digər məsuliyyətlərə daha yaxşı xərclənə biləcək vaxtı alır. Məsələn, Qlobal Biznes Səyahət Assosiasiyasının 2022-ci il tarixli araşdırmasına görə, hər beş hesabatdan birində səhvlər olur və ya dəqiqləşdirmə tələb olunur — bu, çox vaxt səhv yazı, boş sahənin olmaması və ya səhv yadda qalan tarix kimi kiçik bir şeyə görə baş verir. Orta hesabla, hesabatın düzəldilməsi 18 dəqiqə çəkir və biznesə 52 dollara başa gəlir. Səyahətin norma olduğu və ya hər dəqiqənin baha başa gəldiyi şirkətlərdə bu, sürətlə artır.

Və işgüzar səyahətlər getmir. Getdikcə hibrid iş yerlərinə baxmayaraq, 2023-cü ildə Mastercard tərəfindən aparılan bir araşdırma göstərdi ki, böyük korporasiyalar yeni artımı stimullaşdırmaq üçün növbəti bir neçə il ərzində səyahət büdcələrini artırmağı planlaşdırırlar. Xərc hesabatları qalacaq — lakin daha asan ola bilər.  

İşgüzar səfərdə olanlar və onların işəgötürənləri üçün işi asanlaşdırmaq məqsədilə Mastercard həm işgüzar səfərdə olanlar, həm də maliyyə menecerləri üçün lazımi rahatlığı təmin etmək məqsədilə xərc hesabatlarını ödəniş prosesi ilə birləşdirməyin yollarını araşdırır. Proqram təminatçıları ilə tərəfdaşlığa diqqət yetirərək, Mastercard köhnə xərc hesabatının modernləşdirilməsində mühüm rol oynayır.

İnteqrasiya olunmuş səyahət və xərc idarəetmə proqram təminatı üzrə dünya lideri olan SAP Concur ilə işini nəzərdən keçirin. İki şirkət bu yaxınlarda xərc hesabatlarını daha da sadələşdirmək üçün uzunmüddətli münasibətlərini genişləndiriblər. Yeni inteqrasiya vasitəsilə Mastercard korporativ kartları ilə edilən alış-verişlər qeydə alına və avtomatik olaraq Concur Xərc platformasında doldurula bilər ki, bu da əlavə məlumata ehtiyac olduqda işçiləri dərhal xəbərdar edə bilər. Bu real vaxt rejimində xərc məlumatları ilə şirkətlər daha yaxşı xərc siyasətinə uyğunluq əldə edə, səyahətçilər isə avtomatlaşdırılmış xərc yaradılması ilə daha yaxşı təcrübədən zövq ala bilərlər. 

Mastercard-ın kommersiya həlləri üzrə qlobal rəhbəri Çad Uolles deyir ki, "Proqram təminatının ödənişlə birləşdirilməsi şirkətlərin səyahət və xərclər barədə düşüncələrini kökündən dəyişdirir". “Əvvəllər bir-biri ilə əlaqə qurmayan sistemlərin səmərəliliyi artırmaq üçün bir araya gəldiyi platformaların konvergensiyasını görürük.” Təsir xərc hesabatının hər iki tərəfində olan işçilərin təcrübəsinə transformativ təsir göstərir.

Artıq işgüzar səyahətçilər sadəcə kartlarını batırıb və ya klikləyərək ödəniş edə bilərlər və Mastercard korporativ hesabları vasitəsilə edilən alış-verişlər avtomatik olaraq Concur Xərclərinə daxil edilir. Ödəniş kanalına inteqrasiya SAP Concur şirkətinə Mastercard-ın ticarət şəbəkəsindən taksi şirkətinin poçt ünvanı kimi əlavə müvafiq məlumatları avtomatik olaraq əldə etməyə imkan verir.

Daxili süni intellekt texnologiyası ilə Concur Expense uyğunluğu da qiymətləndirir və xərc şübhəli olduqda dərhal rəy göndərir ki, işçilər geri ödənilə bilməyən pulları xərcləməyə davam etməsinlər.

Bu imkanlar şirkətlərə SAP Concur şirkətinin bazar strategiyası rəhbəri Kris Cunonun "vacib olan an" adlandırdığı anda, yəni ödəniş edərkən istifadəçi ilə əlaqə qurmağa imkan verir. Konfransın üçüncü gecəsində şam yeməyində başqa kimin olduğunu unutmadan əvvəl alış-veriş zamanı daha çox məlumat tələb etməklə, müəssisələr səhvləri azaldır və təsdiqləmələri sürətləndirir.

Juneau deyir ki, "Süni intellekt daha çox səhvə meylli əl işlərini öz üzərinə götürə bilər və mobil tətbiqlər səyahətçi ilə həmişə yanlarında olan bir şey vasitəsilə əlaqə qurur".

Məsələn, SAP Concur, xərc hesabatlarını sadələşdirmək üçün Concur Xərc həllinə süni intellekt əlavə etdi. İşgüzar səyahətçi icarə avtomobilinə yanacaq doldurduqda, qəbzin şəklini SAP Concur mobil tətbiqi olan ExpenseIT-ə yükləyə bilər. Süni intellekt modelləri ödəniş məbləğini, tarixini, vergini, tətbiq olunarsa əlavə dəyər vergisini və digər müvafiq məlumatları çıxarır və xərc hesabatını avtomatik olaraq doldurur.

Proqram həmçinin xərc kateqoriyasını da müəyyən edir — məsələn, otel hesabını yanacaq qəbzindən ayırd edə bilər. Bu o deməkdir ki, işçi hətta nasosdan uzaqlaşmadan əvvəl belə, sadəcə bir şəkil çəkməklə xərc barədə məlumat verə bilər və bu da maliyyə qruplarına T&E siyasətinə uyğunluğu təmin etmək üçün xərclər barədə real vaxt rejimində məlumat verə bilər.

SAP Concur-un məlumatlarına görə, ExpenseIT istifadə edərək təqdim edilən hesabatların yalnız 1,2%-i işçiyə qaytarılır. Bu səmərəlilik qənaət təmin edir: Bir təşkilatın Concur istifadə edərək işlədiyi hər 1000 hesabat üçün 273 saat iş və 47.320 dollar məhsuldarlıq xərcləri azalır. Bəzi ölkələrdə müəssisələr vaxtında təqdim edilən hesabatlar üçün vergi güzəştlərindən də yararlana bilərlər.

Gələcəkdə görünürlük və şəffaflıqdakı bu irəliləyişlər qənaətdən əlavə faydalar da gətirə bilər. Dünyada dayanıqlılıq tələbləri sərtləşdikcə, rəqəmsallaşdırılmış səyahət məlumatları şirkətlərə karbon izlərini sənədləşdirməyə və hətta onları azaltmağa kömək edəcək.

Uolles deyir: “Sifariş alətinizin avtomatik olaraq ən qənaətcil təyyarədə uçuş və ya yerli fermadan süfrəyə restoranda rezervasiya tövsiyə etdiyi bir dünya təsəvvür edin”. "Hər bir variantın ətraf mühitə təsirini açıqlamaq işçilərə daha yaxşı seçim etməyə kömək edəcək."

Mastercard-ın real vaxt rejimində xərc məlumatlarına çıxışı ilə SAP Concur, daha çox yeni funksiyanı təmin etmək üçün süni intellekt modellərini yeniləməyə davam edə bilər və bu da proqram təminatına səyahət tələbindən tutmuş geri ödəməyə qədər hər addımı idarə etməyə imkan verir. Juneau deyir ki, "Bu, yalnız xərc hesabatı ilə bağlı deyil". “Bu, sifarişdən başlayaraq bütün prosesi tam şəkildə təkmilləşdirəcək. Biz işçilərimizə, istər səyahətçi olsunlar, istərsə də maliyyə və mühasibatlıq sahəsində çalışan insanlar olsunlar, vaxtlarını geri qaytarmaq istəyirik ki, onlar digər strateji prioritetlərə diqqət yetirə bilsinlər.