Biznes səyahət xərclərini optimallaşdırmağın 18 yolu

Müştərilər, təchizatçılar, tərəfdaşlar və işçilərlə üz-üzə görüşmək biznesiniz üçün güclü nəticələr əldə etməyə kömək edə bilər. Əslində, 2023-cü ildə aparılan bir araşdırmaya görə, səyahət qərarı verənlərin 88%-i işgüzar səyahətlərin təşkilatın böyüməsini sürətləndirmək üçün vacib olduğunu bildirib. Bəs aparıcı şirkətlər korporativ səyahət və xərc proqramlarını xərclərin idarə olunması ehtiyacını daha çox üzbəüz qarşılıqlı əlaqələrin faydaları ilə necə tarazlaşdırırlar?

Aparıcı şirkətlərin işgüzar səfər xərclərini optimallaşdırmaq üçün səyahətlərinin hər mərhələsində tətbiq etdikləri 18 strategiyanı bir araya gətirdik. Ən çox maraqlandığınız bölməyə keçin:

Lakin illərlə rəqəmsal təcrübələrini optimallaşdırdıqdan sonra, e-ticarət komandası, cəlbedici olacağı gözlənilənlərə maraqlı əlavə məhsullar tövsiyə etməkdən kənara çıxmağa hazır idi. GlassesUSA.com ana səhifədə ənənəvi maşın öyrənməsinə əsaslanan tövsiyələrə qarşı bir test keçirdikdən sonra, Dynamic Yield-in mürəkkəb dərin öyrənmə alqoritminin tək bir vidjetdən alışlarda 68% artım və gəlirdə 88% artım əldə edə bildiyini aşkar etdi.

Aviabiletlər, otellər və yerüstü nəqliyyat üçün səyahət idarəetmə platforması işçilərinizə səyahət seçimlərinə uyğun siyasətə uyğun seçimlər etməyə kömək edə bilər.

Korporativ səyahət alətləri birdən çox platformadan və provayderdən müvafiq səyahət məlumatlarını vahid bir yerə birləşdirir. Planlar dəyişərsə, platforma sadə, siyasətə uyğun yenidən sifariş və ləğv seçimləri də təklif edə bilər.

Yaşayış, yemək və yerüstü nəqliyyat üçün fərdi səyahət xərclərinə məhdudiyyətlər qoyulması həddindən artıq xərclərin qarşısını ala və xərclərin idarə olunmasına kömək edə bilər. Bir çox şirkət səyahətçilərə şəhər və ya təyinat yeri üçün xüsusi büdcələr təqdim edir və xərcləri qiymətləndirmək üçün səyahət idarəetmə şirkətlərindən, məsləhətçilərdən və ya öz xərc qeydlərindən istifadə edir. Son T&E siyasətləri sorğumuza görə, 10 nəfərdən 6-dan çoxu işçi seçimlərini şirkət siyasətinə daxil və ya xaricində qeyd etmək üçün T&E siyasətlərini və proseslərini onlayn sifariş və ya xərc alətlərinə daxil edib .

Erkən rezervasiyalar çox vaxt aviabilet və yaşayış yerlərində daha aşağı qiymətlər deməkdir. Bunu tətbiq etmək üçün korporativ səyahət siyasətiniz səyahət sifarişi üçün əvvəlcədən vaxt təyin edə və son dəqiqə sifariş edənlərə siyasət müddəti bitdikdə xatırlada bilər.

Səyahət xidməti göstərənlər müəssisələrlə davamlı münasibətlər qurmağın faydalarını başa düşürlər. Aviaşirkətlər, otellər və avtomobil icarəsi şirkətləri tez-tez şirkətinizin unikal səyahət ehtiyaclarına və həcminə uyğun ən yaxşı qiymətləri təmin etmək üçün çalışacaqlar.

Danışıqlar prosesini peşəkarlara həvalə etmək istəyirsinizsə, sizin adınızdan korporativ endirimlər hazırlamaq və işgüzar səyahət xərclərini optimallaşdırmaq üçün səyahət idarəetmə şirkətini cəlb edə bilərsiniz.

Kredit kartları üzrə daha çox T&E xərclərinin tutulması təşkilati baxımdan dəyərli faydalar təmin edə bilər:

• Asan əldə edilə bilən əməliyyatlar işçilərin xərclərini idarə etməyə və görünürlüyü artırmağa kömək edə bilər.
• Güclü əməliyyat səviyyəli hesabatlar, borc proseslərini optimallaşdıra bilər.
• İşçilər səyahət sığortası, konsyerj dəstəyi, teletibb və hava limanının zallarına giriş əldə edə bilərlər.

Virtual kartlar və mobil virtual kartlar başqa bir seçimdir. Onlar müvəqqəti, təsadüfi olaraq yaradılan kart nömrələrindən istifadə edirlər və müəyyən edilmiş kredit xətti ilə maliyyələşdirmə hesabına bağlıdırlar. Onlar bizneslərə xərclər üzərində daha çox nəzarət imkanı verir və kartın necə, nə vaxt və harada istifadə edildiyi ilə bağlı fərdiləşdirilmiş parametrləri təyin etmək imkanı verir.

Səyahət qərarları verənlərin 61%-i təşkilatlarının səyahətçiləri dayanıqlı seçimlər sifariş etməyə təşviq etdiyini bildirib. Bu, bir çox formada ola bilər. Ümumi yanaşmalardan biri hava səyahətindən daha çox dəmir yoluna üstünlük verən regional və ya milli siyasətlərin həyata keçirilməsidir. Digərləri isə hava yolu ilə bir günlük səfərləri minimuma endirmək üçün siyasətlər müəyyən edirlər.

Digər bir tədbir isə çoxsaylı səfərlərin sayını azaltmaqdır. Səmərəliliyi artırmaq üçün işçilərinizi eyni yerdə birdən çox görüş təyin etməyə və ya seçilmiş görüşləri video zənglərə keçirməyə təşviq edin.

Əgər yerüstü nəqliyyat zəruridirsə, xərcləri və karbon izlərini azaltmaq üçün işçiləri birgə avtomobil və ya icarə xərclərini bölüşdürməyə təşviq edin.

İstirahət səyahətçiləri COVID-dən əvvəlki tendensiyalarla müqayisədə daha uzun müddət tətil edirlər . İş-həyat sərhədləri yoxa çıxdıqca, bir çox işçi işdən kənar vaxtlarda təyinat yerində vaxt keçirmək üçün ezamiyyətlərini uzadır. İşçilərin "istirahət" səyahətinə çıxmasına icazə vermək, səfərlərinin vaxtında çevikliyi artıra və ümumi səyahət xərclərini azalda bilər.

Komandanızın xərc hesabatları dərhal təqdim olunur, lakin yoxlama və təsdiq mərhələsində rəhbərliyə təqdim olunurmu?

Bir çox müəssisə üçün bu proses mürəkkəb və vaxt aparandır. Müəyyən xərcləri əvvəlcədən təsdiqləmək və təsdiq müddətləri üçün gözləntiləri müəyyən etmək, aydın və qısa xərc idarəetmə siyasəti ilə öz siyasətinizi sadələşdirin.

Virtual kart proqramı xərcləri daha sürətli emal etməyin başqa bir yoludur. Virtual kartlar hər istifadə ilə əlaqəli təkmilləşdirilmiş məlumatlara malikdir və onlar tez-tez xərc idarəetmə sistemləri ilə inteqrasiya olunur. Bu məlumat inteqrasiyası, maliyyə qrupları üçün xərclərin uzlaşdırılmasını avtomatlaşdırmaq da daxil olmaqla, arxa ofis proseslərinizi sadələşdirə bilər.

Səyahət ehtiyacını xərc qənaət tədbirləri ilə balanslaşdırmaq üçün işçilərdən səyahət təcrübələri barədə rəy toplayın. Rəylər, hansı xərclərin komandanız üçün vacib olduğunu və hansılarını işçi məmnuniyyətinə və biznesin böyüməsinə təsir etmədən azalda biləcəyinizi müəyyən etməyə kömək edə bilər. Səyahət sonrası müntəzəm sorğular və işçi müsahibələri lazımsız səyahət xərclərini azaltmaq və siyasətə uyğunluğu yaxşılaşdırmaq üçün imkanları müəyyən etməyə kömək edə bilər.

İşdən kənarda insanlar rahat mobil və bulud əsaslı texnologiyalar gözləyirlər. İndi çoxları işdə də eyni şeyi gözləyir. Xərc hesabat prosesinizi avtomatlaşdıraraq baha başa gələn səhvləri azaldın, vaxta qənaət edin və işçi məmnuniyyətini artırın.

Qəbzlərin rəqəmsal nüsxələri xərc hesabatlarının sadələşdirilməsinə kömək edə bilər. Təsəvvür edin ki, komandanız sadəcə bir şəkil çəkməklə xərclərinizi problemsiz şəkildə təqdim edə bilər. Xərclərin real vaxt rejimində görünməsi maliyyə qruplarına T&E siyasətinə uyğunluğu təmin etməyə və kağız qəbzlərinin yığınlarını aradan qaldırmağa kömək edə bilər. Vergi kodları icazə verirsə, müəyyən bir məbləğdən aşağı əməliyyatlar üçün qəbz tələblərindən imtina etməyi düşünə bilərsiniz.

Səyahət xərclərinin düzgün təsnif edilməsi, qənaət imkanlarını açmaq üçün xərcləmə meyllərini daha asan təhlil etməyə imkan verir. Səyahət idarəetmə proqram təminatı platforması korporativ kart əməliyyatlarını birbaşa onların sisteminə inteqrasiya etməklə bu prosesi sadələşdirə bilər.

Komandanızı səyahət xərclərini necə düzgün şəkildə hesabat verməli olduqları barədə maarifləndirmək, onların ümumi səhvlərdən qaçınmasına və şirkət siyasətlərinə əməl etmələrinə kömək edəcək. İllik səyahət xərcləri 50 milyon dollardan çox olan şirkətlərin 55%-dən çoxu işçilərindən səyahət və xərc siyasəti təliminə baxmalarını və ya iştirak etmələrini tələb edir. Bəzi şirkətlər hətta işçilərdən korporativ kredit kartı almadan əvvəl testdən keçmələrini tələb edirlər.

T&E siyasətinə uyğunluğu təkmilləşdirmək və qənaət imkanlarını artırmaq üçün xərcləmə modellərini müntəzəm olaraq nəzərdən keçirin. Səfər başına orta xərc, siyasətə uyğunluq dərəcələri və ümumi səyahət xərcləri kimi əsas göstəriciləri izləyin. Xərclərinizi sənaye standartları ilə müqayisə etmək, xərcləri optimallaşdırmaq üçün imkanları vurğulaya bilər. Sənaye assosiasiyaları, konsaltinq şirkətləri və səyahət idarəetmə şirkətləri tez-tez işgüzar səyahətlər üçün müxtəlif səviyyəli müqayisə məlumatları təklif edirlər.

Statistik modellər səyahət modellərini, tələb dalğalanmalarını və qiymət trendlərini proqnozlaşdırmaq üçün tarixi məlumatlardan istifadə edə bilər. Bu məlumatlar təchizatçı danışıqlarında irəliləməyinizə, T&E ehtiyaclarındakı dalğalanmaları əvvəlcədən görməyinizə və işgüzar səyahət xərclərinizi optimallaşdırmağınıza kömək edə bilər.

Səyahət xərcləri üçün vergi endirimləri işgüzar səyahət xərclərini optimallaşdırmağa kömək edə bilər. İlin sonunda hansı iş xərclərinin vergi endirimlərini təşkil etdiyini müəyyən etmək üçün ətraflı xərclər siyahısı yaradın (xərclərin idarə edilməsi aləti ilə və ya onsuz). Uyğun xərclərə aviabilet və digər nəqliyyat, yaşayış, yemək, işgüzar ünsiyyət və işgüzar tədbirlərin xərcləri daxil ola bilər.

Daha yaxşı qiymətlər və ödəniş şərtləri barədə danışıqlar aparmaq üçün imkanlar tapmaq üçün aviaşirkətlər, otellər və avtomobil icarəsi şirkətləri kimi işgüzar səyahət təchizatçıları ilə müəyyən etdiyiniz şərtləri nəzərdən keçirin. Məsələn, qənaəti maksimum dərəcədə artırmaq üçün ödəniş üsullarını dəyişdirməyi təklif edə bilərlər. Virtual kartlar həmçinin fiziki korporativ kartlarla eyni rahatlıq və təhlükəsizlik üstünlükləri təklif edir - eyni zamanda xərclərinizi məbləğ, müddət, əməliyyat növü və yeri vasitəsilə idarə etməyə imkan verir.

İşgüzar səyahət xərclərinin optimallaşdırılması planlaşdırma, monitorinq və səyahət siyasəti və təcrübələrinin davamlı olaraq təkmilləşdirilməsini əhatə edən strateji yanaşma tələb edir. Bu 18 strategiya sizə və biznesinizə səyahət xərclərini idarə etməyə kömək edə bilər və eyni zamanda işçilərinizin biznesinizi irəli aparmaq üçün səyahət tərzini təkmilləşdirə bilər.