T&E rəhbərliyinin işgüzar səfərlərlə ayaqlaşa biləcəyi dörd yol

Ən dəqiq proqnozlar adətən ən çevik olur. İşgüzar səyahətlərin və ya korporativ səyahətlərin tam bərpa olunacağı və ya olunmayacağı ilə bağlı Covid dövrünə aid ziddiyyətli proqnozları götürək.

Nədənsə hər iki proqnoz doğru çıxdı. Səyahət və xərclər (T&E), həmçinin səyahət və əyləncə kimi də tanınır, menecerlər bunun səbəbini başa düşməlidirlər.

Son rəqəmlər T&E xərclərinin 2024-cü ildə 1,4 trilyon dollarlıq 2019-cu il zirvəsinə çatacağını və 2027-ci ildə 1,8 trilyon dollara çatacağını proqnozlaşdırır.1 Bu mənada, işgüzar səyahətlər tam bərpa yolundadır.

Lakin səyahət xərcləri səyahət tezliyi və ya səyahət həcmi ilə eyni deyil. İşgüzar səfərlərin sayı artsa da, işgüzar səyahət xərcləri daha sürətlə artır.2

İnsanlar əvvəlkindən daha uzun müddət səyahət edirlər. Uzaq məsafələrə bir günlük səfərlər və ya gecələmə görüşləri yoxdur. Bir bölgə daxilində, bəlkə də uzun müddət evdən kənarda işləməklə kəsişən çoxsaylı görüşlər artıq başlayıb.

2019-cu illə müqayisədə səfərlər və xərclər uyğunsuz olduqda, işgüzar səyahətlərdə canlanmadan danışmaq mümkün deyil. Rəqəmsal transformasiya yeni hibrid işçi qüvvələri və artan ətraf mühit problemləri ilə mübarizə apardıqca, daha uyğun bir söz reinkarnasiyadır.

Beləliklə, Mastercard tərəfindən maliyyələşdirilən sorğuda səyahət qərarı verənlərin 87%-i işgüzar səyahətin köhnə sistemləri yenidən qurmaq üçün bir fürsət olduğuna razı olduqda, T&E proqramlarının menecerləri artıq yenidən 2019-cu il kimi fəaliyyət göstərə bilməzlər.3

Onların ayaqlaşa biləcəyi dörd yol.

Səyahət qərarı verənlərin on nəfərindən doqquzu T&E-nin gələcəyinin ödəniş və xərclərin idarə edilməsinin bir araya gəlməsi olduğu ilə razılaşır. Lakin fərqli alış ehtiyacları və yeni xərc növləri o deməkdir ki, qərar qəbul edənlərin 61%-i hazırda hibrid və ya uzaqdan işləyən işçi qüvvəsinin səyahət xərclərini proqnozlaşdırmağı və büdcələşdirməyi daha da çətinləşdirdiyini deyir.

Müəssisə resurslarının planlaşdırılmasına (ERP) vahid yanaşma, tək bir həqiqət mənbəyi və B2B və T&E ödəniş axınlarının tam görünməsini təmin etməklə kömək edə bilər. Əsas T&E nüansı odur ki, səyahət qərarları verənlər bu görünürlüyü özləri əldə etmək qədər işçilərinə də təmin etməkdə maraqlıdırlar.

Bəlkə də təəccüblü deyil ki, səyahət qərar qəbul edənlər növbəti beş ildə xərc limitlərinin ödəniş metodları ilə əlaqələndirilməsini əsas qlobal fərqləndirici amil kimi görürlər. Lakin, səyahət menecerləri işçilərin səyahət üçün şəxsi kartlarından istifadə etməsinə icazə verməklə hesabların uzlaşdırılması, nəzarət, pul vəsaitlərinin hərəkəti və hətta fırıldaqçılığın qarşısının alınmasında səmərəsizlik riski daşıdıqda bu, kömək etmir.

Virtual kartlar alternativ təklif edir. Onlar fərdi ödənişlərin uzlaşdırılması üçün ətraflı əməliyyat məlumatları kimi fiziki korporativ kartların üstünlüklərini qoruyub saxlayır, eyni zamanda T&E menecerlərinə əməliyyatların məbləği, müddəti, növü və yeri üzrə xərc nəzarətini tətbiq etməyə imkan verir. Səyahət qərarı verənlərin on nəfərindən doqquzu virtual kartların beş il ərzində ya adi hala gələcəyini, ya da fərqli bir şey olacağını söyləyir.

Səyahət qərarları verənlərin təxminən üçdə ikisi T&E siyasətləri və hibrid və ya uzaqdan işləyən işçi qüvvələrinə yeniləmələr barədə effektiv və vaxtında məlumat verməkdə çətinliklərlə üzləşib və 89%-i daha dinamik T&E siyasətlərinə ehtiyac duyduqları ilə razılaşıb.

Siyasət və prosedurların nəzərdən keçirilməsi məqsədləri müəyyən etməklə, rəqiblərlə müqayisə etməklə və şöbələr və regionlar arasında yanaşmaları birləşdirməklə biznesin aktuallığını təmin edə bilər. Mövzular ümumi kitab kodlarından və tacir kateqoriyası kodlarından tutmuş birdəfəlik ödənişlərə və cib xərclərinə qədər dəyişə bilər.

Bununla belə, işgüzar aktuallıq qədər vacib olan işçilərin sadiqliyidir: səyahət qərarları verənlərin 59%-i işçilərin xərcləmə siyasətinə və nəzarətinə uyğunluğunu təmin etməkdə çətinlik çəkir.

Aydın siyasətlər təbii ki, kömək edir, lakin siyasətdaxili və siyasətdən kənar xərclər barədə real vaxt bildirişləri səyahət edənlərin ehtiyaclarını ödəməklə riayət etməyi artıra bilər. Bank tətbiqlərindəki karbon kalkulyatorları tərəfindən təmin edilənlər kimi ətraf mühitlə bağlı mülahizələr də təbii olaraq nəzərə alınmalıdır.

Səyahət seçimlərinin karbon emissiyalarının təsirini anlamaq, səyahət siyasətlərini müəyyən edən biznes liderləri üçün bir nömrəli prioritetdir. Artan izləmə və hesabat ehtiyacları artıq səyahət qərarı verənlərin 88%-i daha məlumatlı xərclər üçün işgüzar səyahətçilərə karbon izi məlumatları təqdim edir və ya təqdim etməyi planlaşdırır.

Siyasət və prosedurların nəzərdən keçirilməsinin ayrılmaz hissəsi olaraq, davamlılıq icmalı bütün əsas mülahizələri özündə birləşdirir: müəyyən edilmiş məqsədlər, rəqabət meyarları və korporativ miqyaslı strategiyalar. Lakin dayanıqlılığın — və ya daha geniş mənada ətraf mühit, sosial və idarəetmə (ESG) mülahizələrinin — də öz səbəbləri var.

İki əsas ətraf mühit motivi əl-ələ verməyə meyllidir. Fransanın qısa məsafəli daxili uçuşlara qadağa qoyması kimi rəsmi tələblər, tez-tez yeni işçi prioritetləri ilə, məsələn, hazırda hava səyahətlərinin daha ağır vergiyə cəlb edilməsini istəyən Aİ və ABŞ respondentlərinin üçdə ikisi ilə uyğun gəlir.4

Əlavə mülahizələr eyni şəkildə korporativ və işçi səviyyələrini əhatə edir. Bəzi onlayn sifariş vasitələri səyahətçilərin daha məlumatlı alış-veriş etməsinə kömək etmək üçün artıq karbon izi məlumatları təqdim edir. Bu arada, səyahət menecerləri daha məlumatlı siyasət və prosedurlar müəyyən etmək üçün məlumatlardan istifadə edə bilərlər.

Səyahət təchizatçılarının idarə edilməsi xərc səmərəliliyi, işçi məmnuniyyəti və korporativ məqsədlərin kəsişməsində yerləşir. Rəqabət aparan maraqların məharətlə idarə olunması həmişə asan olmur və müəssisələrin 42%-i səyahət təchizatçıları müqavilələri üzrə danışıqlarda çətinliklər olduğunu qeyd edir.5

ERP məlumatlarının təkmilləşdirilmiş istifadəsi bütün alıcıları təchizatçılarla danışıqlar aparmaq üçün daha yaxşı vəziyyətə gətirir. Xüsusi T&E atributu, səyahət idarəetmə şirkətindən (TMC) və qlobal paylama sistemindən (GDS) əldə edilə bilən əlavə məlumatlardır.

TMC-lər, qlobal səyahət şəbəkəsi boyunca alıcılara və təchizatçılara real vaxt rejimində səyahət inventarını təqdim edən GDS-in bir hissəsi olaraq işgüzar səyahətləri idarə edir. Ödəniş şəbəkəsi TMC-dən məlumat ala və səyahət məlumatları qeydlərini əlaqəli əməliyyatlarla uyğunlaşdıra bilər.

Zənginləşdirilmiş əməliyyat məlumatları daha sonra T&E-nin tam icmalını təqdim edir və səyahət menecerlərinə daha məlumatlı alış-verişlər etməyə imkan verir. Nümunələrə həddindən artıq ödənişlərin qarşısını almaq və ya üstünlük verilən təchizatçılarla toplu şəkildə danışıqlar yolu ilə əlavə güzəştlərin uyğunluğunun təmin edilməsi daxildir.

Qlobal işgüzar səyahət xərclərinin 2024-cü ildə 2019-cu ildəki 1,4 trilyon dollar səviyyəsinə, 2027-ci ilin sonuna qədər isə təxminən 1,8 trilyon dollara çatacağı gözlənilir. Bu artım, işgüzar səyahətlərin təşkilatlarının böyüməsi üçün vacib olduğuna razı olan səyahət qərarı verənlərin 88%-nin fikirlərini əks etdirir.

Bütün bunlar səyahət qərarları qəbul edənlərə böyük təzyiq yaradır - hətta onların 85%-i on il ərzində Baş Səyahət Direktoru (CTO) vəzifəsinin adi hala gələcəyinə inanır. Sadələşdirilmiş xərc idarəetməsi, fərdiləşdirilmiş siyasət və prosedurlar, inteqrasiya olunmuş dayanıqlılıq və kəmiyyətləşdirilmiş təchizatçı performansı onların yükünün böyük bir hissəsini yüngülləşdirəcək.

Süni intellekt getdikcə daha çox rol oynayacaq. Bu, səfər öncəsi sifarişlərdə kömək etməklə və səfər zamanı siyasət daxilində və siyasətdən kənar alış-verişlərdə rəhbərlik etməklə virtual köməkçi kimi çıxış edə bilər və ya korporativ kredit kartı mükafat proqramlarını kart sahibi üçün uyğun hala gətirmək üçün fərdiləşdirə bilər.

İşçi mərkəzli T&E proqramı xoşbəxt səyahətçilər yaradır və səyahət qərarı verənlərin 91%-i işçilərinə daha fərdiləşdirilmiş səyahət təcrübələri təmin etmək üçün süni intellekt və maşın öyrənməsinə investisiya qoymağı planlaşdırır.

Belə bir investisiya ağıllı görünür. T&E menecerinin işgüzar səfərləri ilə ayaqlaşmasının ən yaxşı yolu işgüzar səyahətçilərin özləri ilə ayaqlaşmaqdır.

Mastercard-ın T&E konsaltinq xidmətləri haqqında daha çox məlumat əldə edin .