パソコンの低価格化が進み、スモールビジネスにおいても一人１台があたりまえのようになっています。あなたも毎朝、パソコンのスイッチを入れてから一日の仕事がはじまるはずです。
日本中のどこの企業の経理担当者も同じようにパソコンで仕事をしているのですが、仕事の効率に大きな差が出てきています。その差はいったいどこにあるのでしょうか？

１．経理をパソコンでやる３つのメリット

企業がパソコンで経理をするメリットは、３つあります。
１つ目は、処理効率を上げて作業時間を短縮することにより人件費コストを削減できることです。
２つ目が、会計処理が早くなれば、迅速な業績管理が可能となり、財務体質の改善につながると言われています。
そして３つ目が、経理社員にとっても、事務作業をパソコンにやらせることにより、業務時間を重要度の高い仕事にあてることができるようになるのです。
つまり、経理をパソコンで処理することにより、企業は生産性と品質を向上させ、経理社員は自らを成長させられるということです。

２．パソコンの使い方で生産性に３倍以上の格差

企業はパソコンで経理処理をするようになり、仕事の生産性や品質が本当に向上しているのでしょうか？
私はいままでに、7,000社以上の企業の経理社員から会計システムの利用状況を聞きました。その結果、経理業務全体にITを活用している企業と、パソコン会計を導入しただけの企業では、業務の生産性に３倍以上の差が生じていることがわかりました。
ではなぜ、同じパソコンを使っているのに、経理の業務効率にそれほど差が出てしまうのでしょうか？
その原因は、コンピュータを導入したら、情報の処理形態を変えるということが、わかっているかいないかの差だったのです。

３．パソコンが働きやすい環境をつくる

「情報の処理形態を変える」というのは、情報の受け渡しをコンピュータが処理しやすい形態に変えるということです。
コンピュータが扱えるのはデジタルデータだけですから、情報をすべてデジタル化すると処理効率が飛躍的に向上するのです。
人間が作業する場合、現金と紙は扱いやすいのですが、コンピュータは現金と紙の処理が苦手です。パソコンで経理処理をする場合、人間が働きやすい環境ではなく、パソコンが働きやすい環境をつくらなければならないのです。

４．クレジットカードでデジタル化する

そこで、経費精算にクレジットカードを活用すると便利です。
現金による決済がなくなり、紙の情報がデジタル化するからです。
クレジットカードを使えば、立て替えた経費を企業の小口現金で精算するという作業がなくなり、かつ、領収書を見ながら自分で経費精算の書類を書く手間がなくなるのです。つまり、カード会社が支払いをしてくれて、かつ、取引内容をデジタル的に記録しておいてくれるというわけです。
経費精算業務をカード会社にアウトソーシングしていると考えるとわかりやすいでしょう。面倒な経費精算を代行してもらうためのコストを計算すれば、わずかな年会費はすぐに元が取れます。

５．情報のデジタル化が今後のカギ

経理側でも、クレジットカードの取引明細をインターネットでダウンロード出来るようになれば、表計算ソフトを使って簡単に取引データを加工することができます。すでに大企業のなかには加工した取引データを会計システムへ取り込んでいる企業もあります。
取引結果がデジタル化されていれば、領収書を見ながら紙の伝票に書いて、その伝票を見ながら会計システムに入力する作業がなくなります。
中小企業でも現金と紙の伝票を使わずに、クレジットカードでデジタル化すると、わずらわしい仕事をパソコンにやらせることができるのです。
情報化社会においては、情報をいかにデジタル化できるかが、今後の生産性を向上させるカギになるのです。