管理企業絕非等閒之事，建立及營運自己的企業需要極高的效率。往往，連與客戶進一步商談的時間都不夠用，還必須要每日疲於奔命地處理瑣碎、沉悶的日常事務。雖説每個挑戰的背後都有其價值所在，但將更多精力投放於拓展業務之上時，減少自己處理瑣碎行政工作的時間，絕對是一個聰明的策略。
下列由MasterCard所提供的管理要訣，協助你簡化日常工作、能更有效地處理行政作業。
現金流管理秘訣
- 及時檢視並預期現金流向。
優秀的現金流管理者，能及時掌握每日現金流向，確認現金來源，並預期未來一周、一個月甚至一季度的現金走向，避免因資金臨時短缺、周轉不靈而帶來的危機。
- 首次交易前要求先付訂金。
如對方是一個優質客戶，大多願意在交易前先付現金以顯示合作的誠意。這也是降低交易風險的重要一步。
- 庫存越少，風險越小。
在貨品生産和銷售管理中，貨物積壓越多，佔用的資金也就越多，最好要求客戶先付費用的1/3，於工作進行期間及工作完成時分別繳付1/3，力求做到零庫存零風險。
- 追求長期的穩定現金回報。
必要時可犧牲一些短期利益，與客戶建立長期合作關係，以換取長期的穩定現金回報。
- 及時為已完成的工作開立發票
如工作需要暫停超過一個月或專案的時間較長，應該要列明工作分類、已完成的工作項目及餘下未完成的工作的預計完工日期﹐並針對已完成工作部份, 先開立發票款。
- 分開處理商務及個人支出。
應用不同種類的信用卡, 可以協助你區別公司的支出及個人的支出。使用商務卡支付公司支出，可以讓身為企業主的你清楚快速地掌握公司財務及費用的狀態，給你更多時間及資源，處理其他更重要的業務。銀行所提供的年度報表，也可讓你的年終稅務更易分類處理。另外﹐利用信用卡遞延付款的功能，你無須跟供應商商討信貸協議﹐令你的公司財務預算更為準確。
- 有計劃地建立自己的信貸紀錄，方便日後較高額的貸款。
在你自己的信貸紀錄建立以前，盡可能提早還款，並在申請新的貸款紀錄前，準備好完善的貸款申請書，且不時核對及更新證明資料，以便能在急需資金時能迅速籌到款項。
- 成為信用卡的商戶。
接受信用卡交易可減少現金成本及增加盈利。付款系統容許商戶只需跟進簡單驗證程序，利用電子商務、郵購及電話交易的付款模式與全球客户進行安全、快捷的交易﹐增加生產額。
- 拓展多元化業務，創造更多現金流的來源。
業務多元化有利於提高企業免疫力，創造更多的現金流來源，並能使它們在多變的經濟環境中有利互補。
- 10 建立正面的現金流，提升盈利能力。
使用商務卡遞延付款的特性，盡量將繳付帳單的日期定於現金支付供應商的日期之後，故此可建立正面現金流。你可靈活調配資金，提升購買力並及時把握商機,拓展業務。
時間管理錦囊
- 按事情的輕、重、緩、急訂立處理的先後次序。
時間管理的核心就是管理我們自己。為接踵而來的各種事務訂立優先次序，訂立「待辦事項」，掌控事情發展的節奏、找到利用時間的最好方法，從容的態度冷靜面對問題。
- 目標為本，避免浪費時間在不必要的事情上。
訂立明確目標，以此成爲你和公司努力的方向。清晰的目標可為你的事業和生活帶來積極的動力，並成爲日常事務處理的重要依據。
- 在開始之前先訂下「期限」。
訂立「期限」等於描繪事情處理過程的初步輪廓，讓處理程序正式進入理性意識之中。嚴格遵守每一個「期限」即能有效提高時間的利用率，避免一再濫用時間所可能導致的情緒低落、管理混亂等。
- 留下時間空檔，以備變故發生。
生活永遠在想像之外，不要為你的日程表訂下百分百的計劃，留下適當的時間空檔，應付計劃之外的緊急變故。
- 全力以赴解決重要問題。
保證以最集中的精力處理最重要的事情，工作時如有必要甚至可關掉手機鈴聲或限制自己的娛樂時間。懂得克制自己是成功管理者必不可少的特質之一。
- 充分利用清晨，令整天更有效率。
一日之計在於晨。與其躺在床上睡懶覺，不如利用這一天之中精神最充足的時候，集中精神處理最難最重要的問題。優質的開端能帶來充足的動力，開啟有效率的一天。
- 立即動手，把握最佳時機。
雖説「三思而後行」，但過多的分析有可能令你錯失行動的最佳時機。在行動之前，你並沒有必要從每個角度一一考慮，相反，勇奪先機，並在實踐的過程中逐步完善，可能會令你成爲市場的贏家。
- 避免吸收過量訊息，浪費時間。
在訊息爆炸時代，溝通速度超乎想像，但不代表你需要時時刻刻跟上訊息更新的速度。花一些時間認真思考，選擇性吸收必要的訊息，留下消化、處理的時間，可避免讓自己陷入訊息轟炸的陷阱。
- 適時小憩，為自己充電。
“從不放假”絕對不是最有效的管理方法，在適當時候給自己一個小憩甚至一個假期，既能為自己贏得休息、充電的寶貴機會，也能為下屬提供獨立表現的機會，在成功經驗或挫敗總結中迅速成長。
- 不要過分執著，避免令事情延誤。
無論做任何事，我們都要盡力而爲，可以追求完美，但無須執著於完美。恰當地加以完善事情，但不要浪費太多時間糾纏於細節上，避免導致延誤﹐損失良機
節省金錢妙法
- 以物易物，節省現金支出。
以貨物或服務換取其他物件能節省現金的支出，且加快存貨銷售。若不想跟個別商戶礎商﹐可參與商業易物或交換會，或付費委託代理人代爲處理事宜。
- 延長金錢留在帳戶上的時間。
金錢留在戶口的時間愈長，賺取的利息也愈多。因此，可嘗試向供應商商討較長的付款時間，或要求提早付款折扣。在不需要繳交額外費用的情況下，延遲至最後才付款。
- 主動爭取各類折扣。
各類專業的商貿協會，通常會在收取合理的會員費，並提供資訊或各式優惠，包括保險、旅遊、租車、長途電話甚至環保費用。不妨根據自己的需要，選擇性參加其中一個或多個協會，主動爭取各種優惠。另外很多商務卡發卡銀行亦為中小型企業，提供不同的優惠﹐你可利用商務卡發卡銀行的回饋，為你的企業省錢。
- 用商務卡繳付定期款項。
委託銀行將公司的水電費或電話費等定期帳單自動扣繳於商務卡上，可幫你節省金錢與時間﹐集中精力處理更重要的事項 – 如管理及發展你的業務。
- 養成議價的好習慣。
哪怕是日常的採購，也可要求至少三張報價單。不少供應商願意提供較低價錢，以吸引你成為顧客及長期光顧。
- 選用可節省手續費及利息的貸款服務。
利用商務卡所提供的還款寬限期及一些發卡銀行所提供的分期付款功能，提高現金周轉的靈活性，更可節省手續費及利息，但不要濫用借貸，超過自己可承擔的額度。
- 利用商務卡的緊急保障，避免金錢損失。
萬一遇上意外，商務卡的報失卡、緊急換卡及應急錢服務能第一時間保障利益，避免金錢損失。此外，無論何時何地，一些商務卡所提供的旅遊平安保險及其全球24小時/365日緊急支援都能讓出差的過程更加安心。
- 親身學習解決問題。
與其長期聘請顧問﹐不如只僱用數小時﹐以教導你解決問題之道。你會發現學習一次後﹐其實很容易處理。
- 精明採購。
節省金錢通常取決於你如何購買，而不是你購買甚麼。
- 接受信用卡付款
現今的信用卡交易已全部電子化﹐這些無需紙張的繳款模式﹐可減少現金處理﹑減低接收偽鈔的風險及節省對現支票的時間﹐方便﹑安全又快捷。
